home / persoonlijke ontwikkeling / kernkwaliteiten / verantwoordelijkheidsgevoel / oei gedrag

OEI-gedrag: ongewenste eigen initiatieven

Vaak wordt gezegd: initiatief wordt beloond. En daar ben ik het helemaal mee eens. Passiviteit wordt doorgaans niet beloond. Maar initiatief nemen betekent niet dat ieder eigen initiatief automatisch gewenst is. Daarom heb ik deze pagina onder verantwoordelijkheidsgevoel gezet. Wanneer je vrijheid krijgt om zelf te handelen, hoort daar namelijk ook verantwoordelijkheid bij voor de kaders, afspraken, bevoegdheden en gevolgen van jouw keuzes. OEI-gedrag is geen kernkwaliteit en geen valkuil. Het is een verdieping op situaties waarin eigen initiatief buiten de afgesproken ruimte terechtkomt.

Ik noem dat ongewenste eigen initiatieven, afgekort OEI. Weet je wat de beloning is voor OEI? Meestal is dat 'foei'. Bij OEI-gedrag spelen vooral deze zaken een rol:

• Ongevraagd handelen.
• Afspraken of signalen negeren.
• Ongeautoriseerd handelen.
• Handelen zonder overleg terwijl overleg nodig was.

Waarom hoort OEI-gedrag bij verantwoordelijkheidsgevoel?

Omdat verantwoordelijkheid niet alleen betekent dat je iets doet. Het betekent ook dat je weet binnen welke ruimte je iets mag doen. Je kunt ontzettend actief zijn, veel initiatief tonen en ondertussen verantwoordelijkheden van anderen doorkruisen. Dan is veel beweging nog geen verantwoord gedrag.

Daar komt verantwoordelijkheidsbesef om de hoek kijken. Je moet begrijpen waarvoor jij verantwoordelijk bent, welke beslissingen jij zelfstandig kunt nemen en wanneer een beslissing eerst afgestemd moet worden. Je moet ook weten waar jouw bevoegdheid ophoudt en die van een collega, leidinggevende of organisatie begint.

Dat betekent niet dat je voortaan voor iedere nietmachine toestemming moet vragen. Juist niet. Verantwoordelijkheid vraagt dat je zelfstandig kunt handelen binnen de ruimte die je hebt. Maar vrijheid zonder besef van grenzen wordt al snel vrijheid-blijheid.

Welke voorbeelden van OEI-gedrag zie je in organisaties?

Ik noem wat voorbeelden van OEI-gedrag:

• Je neemt een beslissing of maakt keuzes die buiten het bedrijfsbeleid vallen.
• Je brengt ongevraagd aanpassingen aan in planningen of procedures.
• Je onderneemt acties die indruisen tegen de kernwaarden van de organisatie.
• Je doet toezeggingen aan klanten of collega's waarvan je weet dat ze binnen jouw organisatie niet gedragen worden.
• Je negeert procedures en fietst dwars door afspraken heen.
• Je negeert veiligheidsprotocollen.
• Je doorkruist afspraken, voorschriften of protocollen tegen beter weten in.
• Je overlegt iets niet terwijl je weet dat overleg nodig is.

Opvallend is dat iemand bij veel van deze voorbeelden juist bijzonder initiatiefrijk kan zijn. Dat is ook precies waarom OEI-gedrag niet hetzelfde is als passiviteit of onverantwoordelijkheid in de zin van niets doen. Je doet juist iets. Alleen de vraag is of jij degene was die dit besluit mocht nemen en of jouw initiatief paste binnen de ruimte die je had.

Een praktijkvoorbeeld van OEI-gedrag thuis

Marjolein vertelde dat ze met haar man Jacco op vakantie was. Haar schoonouders zouden veertien dagen op het huis passen en de tuin een beetje onderhouden. Toen ze terugkwamen was er een tafeltje geverfd dat in de kamer stond. Schoonvader was er trots op hoe mooi hij het tafeltje had gemaakt. Maar Marjolein en Jacco vonden het helemaal niet leuk.

Het tafeltje dat voorheen een verouderde charme uitstraalde was nu fris geverfd en oogde te nieuw. Marjolein en Jacco hadden juist de voorkeur gegeven aan het originele, doorleefde uiterlijk. Zie je dat dit een voorbeeld van OEI-gedrag is? Voor hun schoonvader was het een gebaar van zorg en liefde. De intentie was uitstekend. Alleen had niemand gevraagd om het tafeltje te schilderen.

Daarmee kom je bij een belangrijk punt: goede bedoelingen en gewenst gedrag zijn niet hetzelfde. Je kunt iets uit liefde, enthousiasme of betrokkenheid doen en toch over een grens gaan. Het was hun tafeltje. Even overleggen had een wereld van verschil gemaakt.

Praktijkvoorbeeld van ongewenst initiatief op het werk

Susan is ondernemer en keerde terug van een zakenreis. Ze vertelde dat haar team een ingrijpende verandering had doorgevoerd in het kantoorontwerp. Ze had hen voor haar vertrek gevraagd enkele kleine verbeteringen aan te brengen, maar bij haar terugkomst was haar kantoor compleet opnieuw ingericht. Haar team had met goede bedoelingen gedacht dat ze haar een plezier deden door een moderner en gestroomlijnder kantoor te creëren.

Susan was erkentelijk voor hun inzet maar voelde zich ongemakkelijk in de nieuwe omgeving. Ze waardeerde juist de persoonlijke elementen en de rommelige gezelligheid van haar oude kantoor. Het was een plek waar ze zich op haar gemak voelde en waar creativiteit bloeide.

Ook hier waren de intenties niet het probleem. Het team had alleen van 'enkele kleine verbeteringen' een eigen opdracht gemaakt: laten wij het kantoor eens compleet vernieuwen. Ze namen initiatief, maar vergrootten zelf de reikwijdte van de opdracht zonder eerst met Susan te overleggen.

Wanneer is eigen initiatief gewenst en wanneer niet?

Eigen initiatief is gewenst wanneer jij binnen jouw verantwoordelijkheid en bevoegdheid handelt en bijdraagt aan het doel dat is afgesproken. Daarvoor heb je vaak juist initiatief nodig. Organisaties hebben weinig aan medewerkers die bij iedere stap wachten tot iemand vertelt wat ze moeten doen.

Maar initiatief heeft een context. Stel dat jij verantwoordelijk bent voor het organiseren van een bijeenkomst. Dan hoef je vermoedelijk niet voor iedere stoel of ieder kopje koffie toestemming te vragen. Besluit je echter op eigen houtje het doel van de bijeenkomst te veranderen, een groot budget uit te geven of een klant iets toe te zeggen wat buiten jouw bevoegdheid valt, dan wordt het een ander verhaal.

Een handige vraag is daarom niet alleen: kan ik dit zelf doen? Vraag ook: mag ik dit zelf beslissen? Past het binnen de opdracht? Raak ik hiermee verantwoordelijkheden of belangen van anderen? En is dit een situatie waarin overleg juist onderdeel is van verantwoordelijk handelen?

Doordrukken zonder draagvlak en commitment

Weet je wat ook OEI-gedrag is? Je eigen zin doordrukken zonder draagvlak en commitment. Ik denk aan Kristel. Zij is productiemanager. Ze zag bepaalde wettelijke regelgeving veranderen en besloot zonder overleg een aantal maatregelen door te voeren waar zoveel weerstand op kwam dat ze alles moest terugdraaien.

Deed Kristel iets fout? In eerste instantie niet. Ze had gelijk aan haar kant. Haar intenties waren goed. Maar ze had te weinig organisatiesensitiviteit en had de impact van haar beslissing totaal onderschat.

Daar zit nog iets anders in dan formele bevoegdheid. Misschien mág je een besluit nemen en is het besluit inhoudelijk zelfs juist, maar heb je onvoldoende rekening gehouden met de mensen die ermee moeten werken. Dan kun je formeel gelijk hebben en praktisch toch een enorme hoeveelheid weerstand organiseren.

Verantwoordelijkheid betekent dus ook nadenken over impact. Wie raakt mijn beslissing? Wie moet ik vooraf meenemen? Wie beschikt over informatie die ik nodig heb? Waar is draagvlak nodig om een besluit daadwerkelijk uitvoerbaar te maken? Overleg is niet altijd bureaucratie. Soms is overleg gewoon onderdeel van goed werk.

Hoe combineer je vrijheid met verantwoordelijkheid?

Door vrijheid niet te verwarren met grenzeloosheid. Vrijheid in een functie betekent dat je ruimte krijgt om zelf keuzes te maken, initiatief te nemen en jouw vakmanschap te gebruiken. Maar die ruimte heeft altijd een context. Er zijn doelen, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, afspraken en belangen van anderen.

Dat vraagt ook duidelijkheid vanuit de organisatie. Je kunt medewerkers moeilijk verwijten dat ze buiten kaders handelen wanneer niemand ooit heeft verteld waar die kaders liggen. Wie verantwoordelijkheid geeft, moet dus ook duidelijk zijn over de speelruimte. Wat mag iemand zelf beslissen? Wanneer is overleg nodig? Wat staat vast en waar is juist ruimte voor eigen initiatief?

Voor de medewerker geldt vervolgens hetzelfde vanuit de andere kant. Ken je de ruimte niet, vraag er dan naar. Twijfel je of iets binnen jouw bevoegdheid valt, overleg. Vrijheid vraagt volwassenheid. Niet voortdurend toestemming vragen uit angst, maar ook niet achteraf zeggen dat niemand expliciet had verteld dat je dit niet mocht doen.

Wanneer wordt OEI-gedrag uiteindelijk foei-gedrag?

Vaak wordt OEI-gedrag foei en verfoeid. Nogmaals: vrijheid is iets anders dan je eigen zin doordrijven. Vrijheid is niet: doe maar wat raak. Wie met vrijheid kan omgaan begrijpt de kaders van de organisatie, neemt verantwoordelijkheid voor eigen gedrag en keuzes en is daar aanspreekbaar op.

Dat laatste is belangrijk. Misschien heb jij een beslissing genomen waarvan achteraf blijkt dat die verkeerd uitpakt. Dat kan. Verantwoordelijk handelen betekent niet dat je nooit een verkeerde inschatting maakt. Maar kun je daarna uitleggen waarom je die keuze maakte? Kun je horen wat het effect ervan was? En kun je erkennen dat je eerder had moeten overleggen wanneer dat inderdaad zo was?

Daarmee voorkom je ook de reflex om achteraf alleen maar te zeggen: 'Maar ik bedoelde het goed.' Goede intenties zijn mooi, maar ze ontslaan je niet van verantwoordelijkheid voor de manier waarop je handelt.

Ontwikkeldoelen bij eigen initiatief en verantwoordelijkheid

• Leren onderscheiden welke beslissingen binnen jouw eigen verantwoordelijkheid en bevoegdheid vallen en wanneer overleg nodig is.
• Eigen initiatief blijven nemen zonder afspraken, belangen, procedures en verantwoordelijkheden van anderen te doorkruisen.
• Aanspreekbaar blijven op de gevolgen van jouw keuzes en achteraf eerlijk onderzoeken of jouw initiatief binnen de afgesproken ruimte paste.

Veelgestelde vragen over OEI-gedrag

OEI-gedrag gaat niet over het afleren van initiatief. Het gaat juist over leren omgaan met de ruimte die je krijgt: zelfstandig handelen waar dat kan en afstemmen waar jouw keuze ook anderen, afspraken of organisatiebelangen raakt.

Wat betekent OEI-gedrag?

OEI staat voor ongewenste eigen initiatieven. Het gaat om initiatieven waarbij iemand bijvoorbeeld zonder noodzakelijk overleg handelt, bevoegdheden overschrijdt, afspraken negeert of buiten afgesproken kaders treedt.

Is eigen initiatief dan ongewenst?

Nee. Eigen initiatief is juist waardevol. Het wordt ongewenst wanneer je initiatief neemt buiten de ruimte die bij jouw functie, opdracht of verantwoordelijkheid hoort of wanneer je belangen en verantwoordelijkheden van anderen doorkruist.

Waarom heeft OEI-gedrag met verantwoordelijkheid te maken?

Omdat vrijheid om zelfstandig te handelen ook vraagt dat je begrijpt waarvoor je verantwoordelijk bent, welke bevoegdheid je hebt en wanneer overleg noodzakelijk is. Verantwoordelijkheid gaat dus niet alleen over handelen maar ook over de grenzen waarbinnen je handelt.

Kan OEI-gedrag ontstaan met goede bedoelingen?

Ja. De voorbeelden van het geverfde tafeltje en het opnieuw ingerichte kantoor laten juist zien dat goede intenties prima kunnen samengaan met ongewenst initiatief. Goede bedoelingen vervangen geen overleg wanneer dat nodig is.

Hoe voorkom je ongewenste eigen initiatieven?

Door duidelijkheid te hebben over doelen, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en kaders. Vraag bij twijfel of je zelfstandig mag beslissen en denk vooraf na over wie jouw keuze raakt en wie je daarom moet betrekken.