home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / functioneringsgesprekken / opleiding functioneringsgesprek

Scholing en opleiding bespreken tijdens het functioneringsgesprek

Scholing en opleiding zijn belangrijke onderwerpen tijdens het functioneringsgesprek. Niet omdat iedere medewerker ieder jaar verplicht een cursus moet volgen, maar omdat functioneren en ontwikkeling met elkaar samenhangen. Een medewerker kan vandaag uitstekend functioneren terwijl de functie over twee jaar andere kennis of vaardigheden vraagt. Andersom kan een medewerker zich zo ontwikkelen dat zijn huidige functie steeds minder ruimte biedt. Wanneer je praat over goed functioneren en ontwikkeling, moet je daarom niet alleen terugkijken. Je moet ook samen vooruitkijken.

Ontwikkeling is niet hetzelfde als een cursus uitzoeken

Bij ontwikkeling wordt snel gedacht aan een opleiding of cursus. Dat kan nodig zijn, maar ontwikkeling is breder. Soms moet kennis worden aangevuld. Soms moet een medewerker een vaardigheid leren door training en vooral door die vaardigheid in het werk toe te passen. Soms gaat het om houding, gedrag of persoonlijke ontwikkeling en is coaching geschikter. En soms hoeft er helemaal geen opleiding te komen maar moet iemand meer ervaring kunnen opdoen, andere werkzaamheden krijgen of eens een tijd met een ervaren collega meelopen.

Ik onderscheid daarom verschillende mogelijkheden:

• Kennis uitbreiden door opleiding of scholing.
• Vaardigheden ontwikkelen door training en oefening in de praktijk.
• Werkervaring uitbreiden door nieuwe of andere taken.
• Houding en beroepsgedrag ontwikkelen door training of coaching.
• Persoonlijke ontwikkeling ondersteunen met coaching.
• Medewerkers laten rouleren zodat zij andere werkzaamheden leren kennen.
• Een assessment gebruiken wanneer meer inzicht nodig is in mogelijkheden en ontwikkelpotentieel.

De vraag is dus niet: welke cursus zullen we dit jaar eens doen? De vraag is: welke ontwikkeling is nodig of gewenst en welke vorm past daar het beste bij?

Wat als de functie sneller verandert dan de medewerker?

Functies veranderen. Technologie verandert, klanten stellen andere eisen, verantwoordelijkheden worden zwaarder en werkzaamheden kunnen ingewikkelder worden. Een medewerker die jarenlang prima heeft gefunctioneerd kan daardoor op enig moment kennis of vaardigheden missen. Dat hoeft niets te zeggen over zijn inzet of loyaliteit. De functie kan zich eenvoudig sneller hebben ontwikkeld dan de medewerker.

Juist daar heeft scholing een belangrijke functie. Wanneer de medewerker nog goed bij de functie past maar bepaalde kennis of vaardigheden moet aanvullen, kun je het ontstane verschil vaak overbruggen met opleiding, training, coaching of begeleiding op de werkplek. Het is verstandig om zo'n ontwikkeling vroeg te signaleren en niet te wachten tot iemand inmiddels aantoonbaar achterloopt. Lees in dat verband ook over functieontwikkeling.

Wanneer een medewerker inmiddels onvoldoende geschoold is voor wat de functie noodzakelijk vraagt en dit gevolgen heeft voor het functioneren, ontstaat een andere situatie. Dan kan ook de verdieping over een onvoldoende geschoolde medewerker relevant worden. Ook daar geldt: eerst onderzoeken wat er werkelijk ontbreekt voordat je concludeert dat iemand niet wil of niet kan.

Wat als de medewerker sneller ontwikkelt dan de functie?

Het kan ook precies andersom. Een medewerker ontwikkelt nieuwe kennis, groeit in ervaring, krijgt meer inzicht en kan steeds meer, terwijl zijn functie vrijwel hetzelfde blijft. Dan ontstaat eveneens een probleem. Iemand kan zijn kwaliteiten steeds minder kwijt, krijgt te weinig uitdaging of merkt dat hij klaar is voor werkzaamheden die zijn huidige functie niet biedt. Nog een opleiding aanbieden lost dat niet automatisch op. Soms vergroot je daarmee de afstand alleen maar.

Dan komt een andere vraag op tafel: is er nog voldoende functiematch tussen medewerker en functie? Past het werk nog bij wat de medewerker kan, wil en te bieden heeft? Misschien kan de functie meegroeien, kan iemand meer verantwoordelijkheid krijgen of zijn werkzaamheden anders vormgeven. Misschien is job craften een mogelijkheid. Maar soms moet je ook gewoon constateren dat iemand zijn huidige functie ontgroeit.

Dat vind ik een belangrijk onderwerp voor een functioneringsgesprek. Ontwikkeling gaat niet alleen over medewerkers bijspijkeren zodat ze aan functie-eisen blijven voldoen. Het gaat ook over voorkomen dat mensen jarenlang op een plek blijven waar ze hun mogelijkheden steeds minder kunnen gebruiken.

Focus niet alleen op zwakke punten

In de praktijk zie ik nog vaak dat opleiding en coaching vooral worden ingezet om zwakke punten van medewerkers te repareren. Iemand kan iets niet goed en dus sturen we hem op cursus. Daar kan een goede reden voor zijn wanneer die vaardigheid noodzakelijk is voor de functie. Maar ontwikkeling hoeft niet voortdurend te beginnen bij wat iemand niet kan.

Juist sterke kwaliteiten kunnen verder ontwikkeld worden. Iemand die al sterk is in klantcontact kan zich misschien ontwikkelen richting complexere adviesgesprekken. Een medewerker met veel analytisch vermogen kan zwaardere vraagstukken oppakken. Iemand die gemakkelijk collega's begeleidt kan wellicht een mentorrol krijgen. Niemand wordt kampioen door alleen maar aan zijn zwakke punten te werken. Soms moet een zwak punt voldoende worden ontwikkeld om het werk te kunnen doen, maar echte groei ontstaat vaak juist doordat je verder bouwt op wat iemand al in huis heeft.

Dat sluit aan op de vraag die ik uitgebreider bespreek bij beter functioneren: wanneer moet je iets verbeteren wat onvoldoende is en wanneer bereik je meer door aanwezige kwaliteiten verder te ontwikkelen?

Scholing moet aansluiten op wat medewerker én organisatie nodig hebben

De organisatie heeft bepaalde kennis, prestaties en ontwikkeling nodig. De medewerker heeft eveneens verwachtingen en behoeften. Misschien wil hij zich verdiepen in zijn vak, doorgroeien, meer verantwoordelijkheid krijgen of juist verbreden. Een goed gesprek zoekt naar de plek waar beide belangen elkaar raken. Een opleiding waar de medewerker dolenthousiast over is maar waar hij in zijn werk niets mee kan, is niet vanzelfsprekend een goede investering. Een verplichte opleiding waar alleen de organisatie belang bij heeft kan andersom behoorlijk weinig betrokkenheid oproepen.

Vraag daarom niet alleen wat iemand wil leren. Vraag ook waarom. Wat kan de medewerker ermee? Welke bijdrage levert het aan zijn functie of mogelijke toekomstige werkzaamheden? Welke behoefte van de organisatie wordt ermee ingevuld? En past die ontwikkeling bij de richting waarin de medewerker zelf wil groeien? Juist daar ontstaat een zinvol gesprek over scholing.

Maak ontwikkeling concreet en zorg voor follow-up

Een gesprek over ontwikkeling levert weinig op wanneer het eindigt met: “we zullen eens kijken naar een cursus”. Maak afspraken concreet. Welke ontwikkeling is gewenst? Welke opleiding of begeleiding past daarbij? Wie zoekt iets uit? Wie beslist over budget en tijd? Wanneer gaat het plaatsvinden? En vooral: wat moet de medewerker daarna met het geleerde in zijn werk kunnen doen?

Kom daar gedurende het jaar op terug. Heeft de medewerker de opleiding gevolgd? Wat heeft hij geleerd? Kan hij het toepassen? Is aanvullende begeleiding nodig? Is de functie ondertussen weer veranderd? Ontwikkeling is geen actiepunt dat je afvinkt zodra het certificaat binnen is. Het gaat uiteindelijk om de vraag of de medewerker beter is toegerust voor zijn huidige of toekomstige werk. Daarom hoort scholing ook thuis in de follow-up van het functioneringsgesprek.

Samengevat: bespreek opleiding vanuit de ontwikkeling van het werk

Scholing en opleiding horen bij het functioneringsgesprek wanneer je ze gebruikt om vooruit te kijken. Welke ontwikkeling maakt de functie door, welke ontwikkeling maakt de medewerker door en blijven die twee voldoende op elkaar aansluiten? Soms vraagt dat om scholing, soms om training of coaching en soms om andere werkzaamheden of een serieus gesprek over de functiematch.

• Kijk vooruit naar de ontwikkeling van de functie.
• Onderzoek welke kennis en vaardigheden straks nodig zijn.
• Bespreek de ontwikkelwensen van de medewerker.
• Maak onderscheid tussen noodzakelijke en gewenste ontwikkeling.
• Kijk niet alleen naar zwakke punten maar ook naar talent en potentieel.
• Onderzoek of medewerker en functie nog voldoende bij elkaar passen.
• Kies pas daarna de passende vorm van opleiding, training of coaching.
• Maak concrete afspraken over uitvoering en toepassing.
• Kom gedurende het jaar terug op de gemaakte ontwikkelafspraken.

Een opleiding is dus geen doel op zich. Het doel is dat medewerker en functie zich zodanig ontwikkelen dat goed functioneren mogelijk blijft en aanwezige kwaliteiten beter worden benut.

Veelgestelde vragen over scholing en opleiding tijdens het functioneringsgesprek

Bij ontwikkeling wordt gemakkelijk meteen naar een cursus gezocht. De betere vraag is eerst welke ontwikkeling nodig of gewenst is en hoe die aansluit op medewerker, functie en organisatie. Daarom vijf praktische vragen.

Hoort scholing thuis in het functioneringsgesprek?

Ja. Het functioneringsgesprek is juist een geschikt moment om vooruit te kijken naar de ontwikkeling van functie en medewerker. Bespreek welke kennis en vaardigheden nodig blijven, welke ontwikkeling gewenst is en welke ondersteuning daarbij past.

Moet iedere medewerker ieder jaar een opleiding volgen?

Nee. Scholing is een middel en geen jaarlijks ritueel. Soms is opleiding noodzakelijk, soms is training, coaching of werkervaring geschikter en soms is er op dat moment helemaal geen aanvullende scholing nodig.

Wat als een medewerker scholing nodig heeft om zijn functie te blijven uitvoeren?

Bespreek concreet welke kennis of vaardigheden ontbreken, waarom die voor de functie nodig zijn en hoe het verschil kan worden overbrugd. Wacht daar niet mee totdat het functioneren inmiddels ernstig achterblijft.

Wat als de medewerker juist verder ontwikkeld is dan zijn functie?

Onderzoek dan of de huidige functie nog voldoende ruimte biedt. Meer scholing is niet automatisch het antwoord. Misschien zijn andere taken, meer verantwoordelijkheid, job craften of een andere functie logischer. Dan wordt ook de functiematch een belangrijk gespreksonderwerp.

Moet je vooral scholing inzetten op zwakke punten?

Nee. Noodzakelijke tekortkomingen moet je aanpakken wanneer ze het functioneren belemmeren, maar ontwikkeling kan juist veel opleveren wanneer je sterke kwaliteiten verder uitbouwt. Kijk daarom zowel naar wat noodzakelijk beter moet als naar waar het ontwikkelpotentieel van de medewerker ligt.