home / leiderschapsontwikkeling / communicatie leidinggevende / disciplinair

Disciplinair gesprek of correctiegesprek

Een disciplinair gesprek of correctiegesprek voer je wanneer een medewerker gedrag vertoont dat niet acceptabel is of afspraken en regels blijft negeren. Deze pagina valt onder het thema personeelsgesprekken. Het gaat niet om iedere kleine irritatie of om iets wat jij persoonlijk vervelend vindt. Er moet sprake zijn van gedrag, een overtreding of het niet nakomen van duidelijke afspraken waarop je als leidinggevende moet ingrijpen. Juist omdat zo'n gesprek gevolgen kan hebben, moet je zorgvuldig zijn met feiten, duidelijk zijn over wat je afkeurt en voorkomen dat je de medewerker als persoon veroordeelt.

Niet ieder ongewenst gedrag vraagt meteen om een disciplinaire maatregel

Dat onderscheid vind ik belangrijk. Een medewerker kan een fout maken, een afspraak verkeerd begrijpen of iets doen waarvan nooit duidelijk is gemaakt dat het niet de bedoeling was. Dan ligt een stevig disciplinair gesprek niet altijd voor de hand. Eerst moet duidelijk zijn wat er feitelijk is gebeurd, welke regel of afspraak geldt en of de medewerker daarvan op de hoogte kon zijn. Een gedragscode kan daarbij helpen omdat die duidelijk maakt welk gedrag de organisatie wel en niet accepteert. Ook vanuit sociale veiligheid is het belangrijk dat organisaties ongewenst gedrag niet laten voortbestaan.

Anders wordt het wanneer een grens duidelijk is, de medewerker weet wat er verwacht wordt of gedrag zich ondanks eerdere gesprekken blijft herhalen. Dan moet je als leidinggevende niet blijven hopen dat het vanzelf overgaat. Niet optreden is tenslotte ook een boodschap, zeker voor collega's die zich wel aan afspraken en regels houden.

Afspraken structureel negeren

Een correctiegesprek kan ook nodig zijn wanneer het gedrag op zichzelf niet spectaculair is, maar een medewerker duidelijke afspraken steeds opnieuw negeert. Juist de herhaling maakt het probleem dan serieus. Denk bijvoorbeeld aan de volgende praktijksituaties:

• Een schoonmaakbedrijf waar de bedrijfsauto wekelijks moet worden gewassen omdat die het visitekaartje van het bedrijf is. De medewerker blijft dit nalaten ondanks eerdere gesprekken.
• Een accountantskantoor waar representatieve kleding bij klanten wordt verwacht en een medewerker ondanks herhaalde opmerkingen in korte broek naar klanten blijft gaan.
• Een medewerker die zich op sociale media herhaaldelijk op een manier uitlaat die strijdig is met duidelijke interne afspraken.
• Een installatiebedrijf waar monteurs hun uren iedere vrijdag voor de facturering moeten aanleveren en een medewerker dat ondanks meerdere gesprekken structureel niet doet.
• Een transportbedrijf waar een verplichte voertuigcontrole telkens wordt overgeslagen, waardoor veiligheidsrisico's ontstaan.
• Een bouwbedrijf waar beschermende middelen verplicht zijn en een medewerker helm of veiligheidsschoenen blijft weigeren.
• Een administratiekantoor waar vertrouwelijke gegevens ondanks duidelijke afspraken steeds opnieuw op onbeveiligde apparatuur worden opgeslagen.
• Een zorginstelling waar patiëntendossiers verplicht correct moeten worden bijgewerkt en een medewerker dit structureel nalaat.
• Een organisatie waar bedrijfseigendommen zorgvuldig moeten worden gebruikt en een medewerker ondanks eerdere gesprekken onzorgvuldig gedrag blijft vertonen.

De overeenkomst tussen deze voorbeelden is niet dat iedere overtreding automatisch dezelfde sanctie verdient. De overeenkomst is dat er een duidelijke norm of afspraak bestaat en dat je als leidinggevende niet eindeloos kunt blijven constateren dat iemand zich er niet aan houdt.

Hoe voer je een disciplinair gesprek?

Begin bij de feiten. Beschrijf concreet welk gedrag je hebt waargenomen, welke afspraak of regel daarbij hoort en waarom je het gedrag niet accepteert. Vermijd etiketten als ‘jij bent onbetrouwbaar’, ‘jij bent ongemotiveerd’ of ‘jij hebt gewoon lak aan de regels’. Daarmee maak je van gedrag al snel een oordeel over de persoon. Benoem liever wat er feitelijk is gebeurd en geef de medewerker vervolgens ruimte om daarop te reageren.

Daarna moet duidelijk worden wat je vanaf nu verwacht. Een correctiegesprek is geen vrijblijvende gedachtenwisseling waarbij je na een uur besluit dat jullie allebei interessante gezichtspunten hebben. Wanneer bepaald gedrag moet stoppen, zeg je dat. Wanneer een afspraak voortaan moet worden nagekomen, maak je duidelijk welke afspraak dat is en wat je concreet van de medewerker verwacht.

Eerst onderzoeken wat er gebeurd is

Zeker wanneer de feiten niet volledig vaststaan, moet je niet beginnen alsof de uitspraak al gedaan is. Vraag wat er volgens de medewerker is gebeurd en controleer relevante informatie. Bij meldingen over ernstig of grensoverschrijdend gedrag kan zorgvuldig feitenonderzoek noodzakelijk zijn. Een beschuldiging is nog geen bewezen feit en een disciplinaire maatregel op basis van een verkeerd beeld kan grote schade veroorzaken.

Duidelijk zijn bij herhaling

Wanneer je een medewerker eerder hebt aangesproken en hetzelfde gedrag opnieuw voorkomt, mag het gesprek steviger worden. Verwijs naar eerdere afspraken, benoem dat de gewenste verandering niet is opgetreden en maak duidelijk wat er nu verwacht wordt. Leg belangrijke afspraken zorgvuldig vast. Hoe ernstiger de situatie en hoe groter mogelijke arbeidsrechtelijke gevolgen, hoe belangrijker het is dat je vooraf HR of juridisch advies betrekt.

Waarschuwingen en verdere maatregelen

Er bestaat geen simpele universele regel dat iedere situatie netjes via een eerste, tweede en derde waarschuwing moet verlopen. Sommige situaties vragen eerst om begeleiding of een duidelijke correctie, terwijl ernstig verwijtbaar gedrag veel zwaardere gevolgen kan hebben. Bij onvoldoende functioneren moet een werkgever bovendien tijdig duidelijk maken wat niet goed gaat en gelegenheid geven tot verbetering. Houd daarom gedrag, functioneren en disciplinaire maatregelen goed uit elkaar en laat de arbeidsrechtelijke route beoordelen door iemand die daarvoor deskundig is.

Gedrag afkeuren zonder de medewerker af te keuren

Voor mij zit daar een belangrijk verschil. Je kunt heel duidelijk zijn dat gedrag onacceptabel is zonder te zeggen dat de medewerker als mens niet deugt. ‘Je hebt drie keer de veiligheidsprocedure niet gevolgd terwijl we die afspraak hebben besproken’ is iets anders dan ‘jij bent onverantwoordelijk’. Het eerste gaat over waarneembaar gedrag. Het tweede is een oordeel over iemands persoonlijkheid.

Daarom vind ik de volwassenrol uit de transactionele analyse juist bij dit soort gesprekken bruikbaar. Blijf feitelijk, duidelijk en respectvol. Ga niet moraliserend boven iemand staan, maar maak ook niet vanuit ongemak het gedrag kleiner dan het is. Meer over luisteren, vragen stellen, feedback en het voeren van lastige gesprekken vind je bij communicatie en gesprekstechnieken.

Tips voor een effectief disciplinair gesprek

• Bereid het gesprek zorgvuldig voor en controleer de feiten.
• Benoem concreet welk gedrag of welke afspraak ter discussie staat.
• Leg uit waarom het gedrag niet acceptabel is.
• Geef de medewerker ruimte om zijn kant van het verhaal te vertellen.
• Blijf respectvol, maar wees duidelijk over jouw boodschap.
• Maak concreet welk gedrag of welke verandering je voortaan verwacht.
• Leg belangrijke afspraken en eventuele waarschuwingen zorgvuldig vast.
• Behandel vergelijkbare situaties zo consistent mogelijk.
• Onderzoek of er relevante omstandigheden of problemen op de achtergrond spelen.
• Houd het gedrag van de medewerker gescheiden van jouw oordeel over de persoon.
• Schakel tijdig HR of juridische deskundigheid in wanneer maatregelen arbeidsrechtelijke gevolgen kunnen hebben.
• Start wanneer onvoldoende functioneren het werkelijke probleem is tijdig een passend verbetertraject.

Correctiegesprek of verbetertraject?

Een disciplinair gesprek en een verbetertraject zijn niet hetzelfde. Bij een correctiegesprek staat gedrag of het niet naleven van afspraken centraal. Bij onvoldoende functioneren gaat het eerder om de vraag of iemand zijn functie, taken of resultaten voldoende aankan en welke verbetering nodig is. Natuurlijk kunnen beide situaties elkaar raken, maar het helpt niet wanneer je alles op één hoop gooit.

Wanneer iemand bijvoorbeeld onvoldoende presteert omdat vaardigheden ontbreken, moet je niet doen alsof er automatisch sprake is van onwil. Andersom hoef je duidelijke werkweigering of bewust grensoverschrijdend gedrag ook niet te verpakken als een ontwikkelvraag. Eerst vaststellen wat er werkelijk speelt, daarna kiezen welk gesprek en welke aanpak daarbij horen.

Leerdoelen voor de leidinggevende

Een disciplinair gesprek vraagt meer dan alleen durven zeggen dat iets niet goed gaat. Als leidinggevende kun je bijvoorbeeld werken aan de volgende leerdoelen:

• Jouw vaardigheid in het voeren van disciplinaire gesprekken vergroten.
• Beter herkennen wanneer een correctiegesprek nodig is.
• Feiten, interpretaties en persoonlijke oordelen van elkaar leren onderscheiden.
• Duidelijk ongewenst gedrag benoemen zonder de medewerker als persoon af te wijzen.
• Beter omgaan met weerstand en emotionele reacties.
• Actiever luisteren en beter doorvragen naar wat er werkelijk speelt.
• Concrete en toetsbare afspraken maken over gewenst gedrag.
• Een gesprek professioneel vastleggen en voor een goede follow-up zorgen.
• Objectiever blijven wanneer jouw eigen irritatie of emotie meespeelt.
• Weten wanneer je deskundigheid van HR of een arbeidsrechtelijk adviseur moet inschakelen.

Veelgestelde vragen over disciplinaire gesprekken

Hieronder vind je vijf veelgestelde vragen over het doel, de voorbereiding en het voeren van een disciplinair gesprek of correctiegesprek.

Wat is een disciplinair gesprek?

Een disciplinair gesprek is een gesprek waarin je een medewerker aanspreekt op gedrag, een overtreding of het niet naleven van duidelijke afspraken. Je benoemt wat er is gebeurd, geeft de medewerker gelegenheid om te reageren en maakt duidelijk welk gedrag voortaan verwacht wordt.

Wat is het verschil tussen een correctiegesprek en een functioneringsgesprek?

Een correctiegesprek richt zich op concreet gedrag of een overtreding die moet stoppen of veranderen. Een functioneringsgesprek kijkt breder naar het functioneren, de samenwerking, ontwikkeling en werksituatie van een medewerker. Het ene gesprek vervangt het andere dus niet.

Moet je een disciplinair gesprek schriftelijk vastleggen?

Bij serieuze of herhaalde kwesties is zorgvuldige vastlegging verstandig. Noteer feitelijk wat is besproken, welke afspraken zijn gemaakt en welke vervolgstappen zijn afgesproken. Wanneer arbeidsrechtelijke gevolgen mogelijk zijn, is het verstandig vooraf na te gaan welke formele eisen in jouw situatie gelden.

Hoe ga je om met een medewerker die alles ontkent?

Ga niet harder praten omdat de medewerker jouw lezing niet accepteert. Blijf bij de feiten en geef ruimte voor diens versie van het verhaal. Wanneer feiten betwist worden en de kwestie ernstig is, kan nader onderzoek nodig zijn voordat je conclusies of maatregelen aan de situatie verbindt.

Wanneer wordt een disciplinair gesprek een juridische kwestie?

Dat hangt af van de ernst van het gedrag, eventuele eerdere gebeurtenissen en de maatregelen die de organisatie overweegt. Zodra waarschuwingen, schorsing, ontslag of andere formele arbeidsrechtelijke gevolgen in beeld komen, moet je niet op alleen gesprekstechniek vertrouwen maar deskundig HR- of juridisch advies betrekken.