home / team organisatie / teamontwikkeling / betrokkenheid medewerkers

Betrokkenheid van medewerkers vergroten: hoe doe je dat?

Betrokken medewerkers voelen zich verbonden met hun werk, het team en de organisatie. Binnen het thema teamontwikkeling is betrokkenheid daarom een belangrijk onderwerp. Medewerkers die zich betrokken voelen, zijn vaak eerder bereid verantwoordelijkheid te nemen, mee te denken, initiatief te tonen en samen de klus te klaren. Dat kan bijdragen aan betere prestaties, minder fouten, meer arbeidsvreugde en een sterkere verbinding met het werk.

Betrokkenheid ontstaat echter niet doordat je tegen medewerkers zegt dat ze betrokken moeten zijn. Je zult ze daadwerkelijk moeten betrekken. Dat betekent onder andere dat je informatie deelt, ruimte geeft voor inbreng, aandacht hebt voor wat medewerkers belangrijk vinden en duidelijk bent over de invloed die zij wel en niet hebben.

Wat betekent betrokkenheid van medewerkers?

Betrokkenheid van medewerkers betekent dat mensen zich verbonden voelen met hun werk, hun team en de doelen van de organisatie. Een betrokken medewerker ervaart dat zijn of haar bijdrage ertoe doet, weet waar het team of de organisatie naartoe wil en voelt voldoende ruimte om daar zelf aan bij te dragen.

Dat betekent niet dat een betrokken medewerker altijd enthousiast is, nooit kritiek heeft of voortdurend bereid moet zijn om buiten werktijd door te gaan. Juist een kritische medewerker kan sterk betrokken zijn. Wie zich werkelijk betrokken voelt, kan ook vragen stellen, een andere mening geven of aangeven dat een bepaalde keuze volgens hem of haar niet werkt.

Medewerkers tijdig informeren vergroot hun betrokkenheid

Informeer je medewerkers tijdig? Dan betrek je ze ook bij de ontwikkelingen van jouw organisatie. Dat geldt zowel in goede als in slechte tijden. Medewerkers hoeven niet over ieder onderwerp mee te beslissen om zich betrokken te voelen. Weten wat er speelt, waarom bepaalde keuzes worden gemaakt en wat die keuzes voor het team betekenen, kan al veel verschil maken.

Gebrek aan informatie werkt juist afstand in de hand. Wanneer medewerkers veranderingen vooral via geruchten horen of pas worden geïnformeerd wanneer alles al besloten is, ontstaat gemakkelijk het gevoel dat zij er pas op het laatste moment bij worden gehaald. Tijdig informeren is daarom een eenvoudige maar belangrijke vorm van betrekken.

Betrokkenheid kent verschillende niveaus van participatie

Betrekken is niet één vast begrip. Soms informeer je medewerkers alleen. In andere situaties vraag je hun mening, laat je hen meedenken, werk je gezamenlijk aan een oplossing of geef je daadwerkelijk ruimte om mee te beslissen. Het is belangrijk om vooraf duidelijk te zijn over hoeveel invloed medewerkers werkelijk hebben.

Open communicatie vergroot de betrokkenheid van medewerkers

Open communicatie is een belangrijke voorwaarde voor betrokkenheid binnen jouw team. Mensen willen niet alleen informatie ontvangen, maar ook ervaren dat er naar hen wordt geluisterd en dat hun inbreng serieus wordt genomen. Dat betekent niet dat iedere wens moet worden ingewilligd of dat de leidinggevende iedere suggestie moet overnemen.

Mensen willen:

• Gehoord worden.
• Serieus genomen worden.
• Inbreng hebben.
• Invloed hebben op hoe ze hun werk uitvoeren.
• Gewaardeerd worden.

Ook wanneer uiteindelijk een andere keuze wordt gemaakt, kan iemand zich betrokken voelen wanneer zijn of haar bijdrage werkelijk is gehoord en duidelijk wordt uitgelegd waarom voor een andere richting is gekozen. Dat is iets anders dan mensen om hun mening vragen en daar vervolgens niets meer mee doen.

Zinvol werk en kwaliteiten benutten versterken betrokkenheid

Wanneer je de kwaliteiten van jouw medewerkers benut en ruimte geeft voor de doorontwikkeling van hun kwaliteiten en vaardigheden, draag je bij aan betrokkenheid. Mensen willen niet alleen werk uitvoeren, maar ook ervaren dat zij hun kennis, ervaring en talent ergens voor kunnen inzetten.

Maar bied je jouw medewerkers ook zinvol werk? Dat is werk dat ertoe doet, werk dat iets toevoegt en betekenis heeft voor jouw organisatie, klanten of andere mensen. Zinvol werk kan de betrokkenheid vergroten omdat medewerkers beter ervaren waarom hun bijdrage van betekenis is.

Betrokkenheid is een belangrijke basis voor commitment

Betrokkenheid is een belangrijke voorloper van commitment. Wil je commitment op de organisatievisie of organisatiedoelen? Dan helpt het wanneer medewerkers eerst betrokken zijn bij wat er speelt, waarom bepaalde keuzes nodig zijn en welke bijdrage van hen wordt verwacht.

Betrokkenheid en commitment zijn niet precies hetzelfde. Betrokkenheid gaat over verbinding, interesse, inbreng en invloed. Commitment gaat een stap verder: iemand verbindt zich daadwerkelijk aan een doel, afspraak of richting en is bereid daar verantwoordelijkheid voor te nemen. Commitment kun je moeilijk afdwingen wanneer medewerkers zich vooraf nauwelijks betrokken hebben gevoeld.

Medewerkers betrekken betekent niet dat iedereen overal over meebeslist

Een veelvoorkomend misverstand is dat medewerkers betrekken automatisch betekent dat iedere beslissing gezamenlijk genomen moet worden. Dat is niet nodig en soms zelfs onwenselijk. Een leidinggevende heeft een eigen verantwoordelijkheid en sommige besluiten liggen simpelweg bij het management, de directie of een andere verantwoordelijke.

Het gaat er vooral om dat je duidelijk bent over de speelruimte. Bij het ene onderwerp informeer je medewerkers. Bij een ander onderwerp wil je hun ervaring benutten en vraag je advies. Soms werk je gezamenlijk aan een oplossing en in andere situaties kan het team daadwerkelijk beslissingsruimte krijgen. Verwarring ontstaat vooral wanneer je participatie belooft die er in werkelijkheid niet is.

Betrokkenheid vraagt dus niet dat je jouw verantwoordelijkheid als leidinggevende uit handen geeft. Het vraagt dat je bewust kiest waar medewerkers invloed kunnen hebben en daar ook werkelijk ruimte voor biedt.

Wat zijn gevolgen van te weinig betrokkenheid van medewerkers?

De keerzijde is er ook. Is er onvoldoende betrokkenheid bij jouw personeel, dan kunnen medewerkers minder gemotiveerd raken, weinig initiatief tonen en vooral doen wat er minimaal van hen gevraagd wordt. De bereidheid om mee te denken of extra verantwoordelijkheid te nemen kan afnemen wanneer mensen langere tijd ervaren dat hun inbreng toch weinig verschil maakt.

Te weinig betrokkenheid kan onder andere zichtbaar worden doordat:

• Medewerkers weinig initiatief nemen.
• Mensen vooral uitvoeren wat hen wordt opgedragen.
• Er weinig belangstelling is voor ontwikkelingen buiten het eigen takenpakket.
• Medewerkers nauwelijks ideeën of verbeterpunten aandragen.
• Verantwoordelijkheid gemakkelijk bij de leidinggevende wordt neergelegd.
• Er afstand ontstaat tussen medewerkers en de organisatie.

Dat betekent niet dat ieder gebrek aan initiatief automatisch door lage betrokkenheid wordt veroorzaakt. Maar wanneer medewerkers structureel afwachten en nauwelijks meer meedenken, is het wel verstandig om te onderzoeken wat er speelt. Wie meer inbreng en initiatief binnen het team wil, zal ook moeten kijken naar de ruimte en betrokkenheid die medewerkers daadwerkelijk ervaren.

Veelgestelde vragen over betrokkenheid van medewerkers

Betrokkenheid vergroten is niet hetzelfde als iedereen voortdurend laten meepraten of tevreden houden. In de praktijk ontstaan vooral dilemma's rond invloed, weerstand, kritische medewerkers en de vraag hoe je voorkomt dat alleen de meest mondige mensen worden gehoord. De volgende vijf vragen verdiepen juist die situaties.

Wat doe je als medewerkers helemaal niet betrokken willen worden bij besluiten?

Niet iedere medewerker heeft behoefte aan dezelfde hoeveelheid invloed. De één wil graag overal over meedenken, terwijl een ander vooral duidelijkheid wil over zijn eigen werk. Probeer betrokkenheid daarom niet af te dwingen. Vraag wel waardoor iemand weinig behoefte heeft aan participatie. Misschien is het een persoonlijke voorkeur, maar het kan ook zijn dat iemand in het verleden heeft ervaren dat meedenken toch niets oplevert.

Hoe betrek je medewerkers bij een besluit dat eigenlijk al vaststaat?

Wees daar eerlijk over. Doe niet alsof medewerkers nog invloed hebben op de beslissing wanneer dat niet zo is. Je kunt mensen wel betrekken bij de gevolgen en uitvoering ervan. Leg uit waarom het besluit genomen is, wat al vaststaat en waar nog wel ruimte bestaat voor inbreng. Dat is geloofwaardiger dan een gesprek organiseren waarvan de uitkomst vooraf al bepaald is.

Kan een kritische medewerker juist sterk betrokken zijn?

Ja. Kritiek kan juist voortkomen uit betrokkenheid. Iemand die zich verbonden voelt met het werk of de organisatie kan zich behoorlijk druk maken wanneer hij denkt dat iets verkeerd gaat. Kijk daarom niet alleen naar de toon van een boodschap, maar ook naar wat erachter zit. Een medewerker die nooit meer iets zegt omdat het hem toch niet meer interesseert, kan veel minder betrokken zijn dan degene die regelmatig een kritische vraag stelt.

Hoe voorkom je dat steeds dezelfde mondige medewerkers de meeste invloed krijgen?

Door niet alleen af te wachten wie tijdens een overleg het woord neemt. Sommige medewerkers formuleren hun mening gemakkelijk in een groep, terwijl anderen meer tijd nodig hebben of liever individueel reageren. Als je werkelijk verschillende perspectieven wilt horen, zul je soms actief naar de stillere stemmen moeten vragen en verschillende manieren moeten bieden om inbreng te geven.

Hoe merk je of betrokkenheid echt groeit en niet alleen tijdens een overleg zichtbaar is?

Kijk naar gedrag over langere tijd. Nemen medewerkers vaker zelf initiatief? Worden verbeterpunten eerder aangedragen? Stellen mensen vragen over de richting van het team? Denken zij mee over oplossingen en nemen zij verantwoordelijkheid voor gemaakte afspraken? Een enthousiast gesprek kan prettig zijn, maar echte betrokkenheid wordt vooral zichtbaar in wat mensen daarna blijven doen.