Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Thuiswerken in crisistijd

Door de coronacrisis zijn veel mensen gedwongen om thuis te werken. In tal van kantoorbanen kan dat prima! En uiteraard is dat voor de tandarts een lastiger dan wel een onmogelijke opgave. In dit artikel ga ik in op thuiswerken in crisistijd. Allereerst op de voordelen van thuiswerken. Zijn er die dan? Jazeker! Er zijn ook voordelen! En de nadelen vorm ik om in valkuilen om uiteindelijk tot wat tips en trucs te komen voor effectief thuiswerken.

Coaching en training

De Steven biedt begeleiding in het kader van timemanagement ook bij thuiswerkers. Maar we bieden ook coaching voor leidinggevenden op de vraag: hoe stuur je thuiswerkers aan? En welke overtuiging kies je voor? Kies je voor: vertrouwen is mooi maar controleren is beter? Of kies je voor controleren is nuttig maar vertrouwen is beter!

Meer informatie? Neem dan contact op met Monique van Nuil!

Voordelen thuiswerken

Thuis werken in de corona crisis

Thuiswerken heeft een aantal voordelen hoewel ik me goed bewust ben van het feit dat we niet voor deze situatie gekozen hebben. De crisis overkomt ons. Welke voordelen zijn er?

  • Concentratie

    Ik hoor verhalen van mensen die zich thuis beter kunnen concentreren. Voorwaarde is wel dat je thuis een prettige en rustige werkplek hebt. En natuurlijk ligt het aan jouw gezinsituatie. Maar stel je hebt een fijne werkplek dan kun je je beter op je taken concentreren dan op kantoor, doordat de stoorzenders ontbreken. Geen radio met muziek waar je niet van houdt, geen collega die tegen je aan blijft kletsen terwijl je nog zoveel te doen hebt, geen telefoontjes hoeven aannemen voor iemand die niet op z’n plek zit. Ook geen ad hoc zaken als je je leidinggevende toevallig tegenkomt in de gang die zegt: “O ja, goed dat ik jou zie…” en voordat je het weet zit je in een overleg. De drempel is wat hoger om iemand thuis te bellen, en doorgaans gaat het dan ook om een gerichte vraag waar al over is nagedacht. Ik hoor trouwens ook tal van situaties waarbij mensen helemaal geen fijne werkplek thuis hebben. In dat geval is het van belang om daar aandacht aan te schenken.

  • Vergaderingen duren korter

    Over de gehele linie hoor ik de afgelopen weken dat vergaderingen en meetings korter duren via online middelen dan wanneer ze live plaatsvinden. Dat zou natuurlijk ook voor de bila’s kunnen gelden of voor het functioneringsgesprek.

  • Autonomie

    Je kunt je eigen tijd indelen en voor een groot deel je eigen prioriteiten en structuur van werken bepalen. Er is niemand die je op de vingers kijkt en die kritiek heeft op je aanpak (of ongevraagd advies geeft, dat kan hetzelfde voelen). Je kunt pauzes nemen wanneer het jou het beste uitkomt, en je hebt volledige zeggenschap over het aanbod in de thuiskantine. Je draagt zelf de verantwoordelijkheid voor je resultaten, voor het onderhouden van de contacten, voor afstemming, en ook voor het vragen van hulp als je daar behoefte aan hebt. De bevoegdheden die je daarvoor nodig hebt kun je je tot op zekere hoogte toe-eigenen.

    Je kunt er ook de kantjes vanaf lopen zonder dat je wordt teruggefloten, maar dat is een zeer bedenkelijk voordeel en als dit aan de orde is dan wordt het hoog tijd voor een stevige portie zelfreflectie.

  • Je komt aan andere dingen toe

    Een ander geluid wat ik regelmatig hoor is: ‘we komen nu eens aan andere werkzaamheden toe waar normaal geen tijd voor is’. Of zoals een groot concern er juist voor heeft gekozen om nu een aantal individuele coaching trajecten op te starten. Argument: er is nu tijd voor. Als de crisis is afgelopen valt dat zeer te bezien.

  • Besparing reistijd en reiskosten

    Verspilde reistijd is er niet. We zouden dus meer tijd hebben in een week.

  • Hoofdzaken en bijzaken

    Door de gevolgen van de coronacrisis worden organisaties gedwongen om zich te concentreren op die zaken die cruciaal zijn voor het voortbestaan. Dat heeft directe consequenties voor de medewerkers die thuis werken; de algemene prioriteiten liggen nu anders dan voorheen en dat creëert helderheid in welke taken belangrijk zijn en welke niet. Er ontstaat ruimte en wellicht taakverlichting doordat niet-belangrijke zaken afvallen of uitgesteld worden.

  • Tools & skills

    In no time is het massale thuiswerken gefaciliteerd: laptops beschikbaar gesteld, infrastructuur uitgebreid, software aangeschaft. En thuiswerkers hebben in no time nieuwe vaardigheden geleerd, vooral het online-vergaderen via diverse programma’s is voor velen dagelijkse kost geworden. Ook valt er nog een wereld te ontdekken aan online trainingen en webinars. Bij organisaties waar dit alles niet zo gebruikelijk was, heeft de coronacrisis een enorme boost gegeven aan digitale ontwikkeling. En als we eenmaal aan dit thuiswerken gewend zijn, dan denk ik dat het een blijvende verandering zal geven in onze manier van werken.

  • Creativiteit

    In deze ongekende situatie moet je soms (of vaak) improviseren om dingen voor elkaar te krijgen. Ongebruikelijke problemen vragen om ongebruikelijke oplossingen, en dus mag je buiten de normale kaders denken en je creativiteit ontplooien. En dat wordt gewaardeerd.

  • Zelfkennis

    Laat ik hier vooral voor mezelf spreken. Dit voor langere tijd gedwongen thuiswerken en teruggeworpen zijn op mezelf geeft me een unieke kans tot zelfreflectie. Hoe ga ik om met die vrijheid? Wat zijn mijn grootste valkuilen? Wat gaat me goed af en wat niet? Waarvan groeit mijn zelfvertrouwen? Kan ik accepteren hoe ik het ervaar, of wil ik iets veranderen? Wat doet dit alles met mijn “vitamine Z”?

  • Privézaken

    Privézaken die je niet buiten werktijd kunt afhandelen laten zich goed combineren met thuiswerken, bijvoorbeeld voor een telefoongesprek hoef je je als mantelzorger niet af te zonderen, en voor de klusjesman hoef je geen verlof te nemen.

  • Solidariteit

    En laten we solidariteit niet vergeten. We zitten allemaal in hetzelfde schuitje en daar moeten we het maar mee doen. Het is opvallend hoeveel flexibiliteit en onderlinge welwillendheid er is ontstaan; je loopt een stap harder voor een ander, of een ander loopt een stap harder voor jou. Dat geldt onder collega’s, maar je ziet het ook tussen organisaties. Concurrentie en rivaliteit hebben een andere lading gekregen; we beseffen beter hoezeer we elkaar nodig hebben. Er is meer begrip en waardering, en er zijn ook in de samenleving als geheel inmiddels al vele initiatieven gestart om op verschillende vlakken ondersteuning te bieden aan hen die het ’t hardst nodig hebben. Daar dragen we allemaal ons steentje aan bij, al is het maar door afstand te houden en thuis te werken.

Thuiswerken: online training

Wil je een online training volgen omdat je behoefte hebt aan ondersteuning bij thuiswerken? Waarom zou je deze training volgen? Deelnemers schreven op:

  • ik doe te weinig, beweeg te weinig, te weinig pauze, teveel achter een scherm
  • slechte werkplek thuis
  • ik laat mij overvallen door ad-hoc werkzaamheden
  • ik kan werk moeilijk loslaten en dit gaat ten koste van privé en relatie
  • ik krijg taken moeilijk afgerond
  • ik kom moeilijk op gang
  • ik stel uit, schuif taken weg, moeilijk om mezelf aan te sturen
  • mijn motivatie is sterk afgenomen voor mijn werk
  • afleiding en stoorzenders thuis
  • gebrek aan energie
  • gebrek aan structuur en planning
  • ik mis waardering en complimenten
  • concentratie slecht thuis
  • ik mis collega’s
  • ik zorg slecht voor mezelf

Meer over de training thuiswerken

Nadelen of valkuilen?

Natuurlijk zijn er ook nadelen. Zeker wanneer het langer duurt. Een groot nadeel is dat je het live contact mist met collega’s en met de leidinggevende. Je mist de dynamiek van alledag en de social talk bij de koffieautomaat. Wellicht ontbreekt de structuur omdat je niet zo vroeg uit bed hoeft of omdat niemand op je wacht. En zo kan ik doorgaan. Maar belangrijker vind ik om de valkuilen te benoemen. Wat is een valkuil? Dat is een nadeel van thuiswerken wat niet noodzakelijk is wanneer je er anders mee leert omgaan.

  • Uitstelgedrag

    Voor de thuiswerker ligt uitstelgedrag wel op de loer. Er is niemand die over je schouder meekijkt of ongeduldig zit te wachten op de resultaten van je werk. Zeeën van tijd, en alle vrijheid om die naar believen in te delen. Tsja. Dan is het wel zaak om jouw doelstellingen voor ogen te houden, anders ga je vooral veel andere dingen doen. Focus op doelstellingen is dus belangrijk.

  • Gebrek aan discipline

    Een zekere mate van discipline heb je beslist nodig om thuis te kunnen werken. Wat is dat? Dat kan gebrek aan structuur zijn. Later beginnen dan anders. Onnodig lang aan de koffietafel zitten. Filmpjes kijken over het coronavirus. Laat op bed gaan. Je bioritme dat in verwarring raakt. Iemand schreef: ‘op mijn werk beseft de leiding wel dat thuis werken niet zo efficiënt gaat als op kantoor en dat wordt geaccepteerd, maar voor mezelf vind ik het ook wel erg prettig om bijtijds op te staan en enige structuur in de dag te houden. Het vereist wel motivatie om de inzet op min of meer hetzelfde peil te houden; die motivatie heb ik niet altijd’.

  • Afleiding

    Een andere valkuil is de afleiding. De één ziet de klusjes in en om het huis voorbijkomen en dat trekt de aandacht. Maar wanneer je familie weet dat je thuis werkt, bellen ze eerder of appen ze eerder. En dan speelt de thuissituatie een grote rol. Woon je alleen, heb je geen kinderen of partner? Ja dat scheelt in de afleiding hoewel die stilte ook lastig kan zijn. Maar wanneer je een gezin met kinderen hebt en je partner werkt ook nog thuis dan kan de afleiding al vrij snel enorm zijn.

    Stel je bent hoogsensitief: hoe snel kan een overbelaste thuissituatie voor overprikkeling zorgen? Zeker wanneer je niet te groot behuisd bent. Het kan zelfs leiden tot conflicten en echtelijke ruzies. Wat ik vaak hoor is:

    ‘de één vindt het gezellig en de ander wordt gigantisch overprikkeld, de één is blij om tijd te hebben voor elkaar en schakelt makkelijk, en de ander wordt er knettergek van en kan zo echt niet werken’. Hangt ook wel samen met de sfeer in huis lijkt me zo, en de mogelijkheid om je af te zonderen.

  • Moeite met grenzen stellen

     En als je dan lekker in je flow zit, of je hebt je ergens in vastgebeten en je moet en je zult het afmaken, dan moet je oppassen dat je niet bij nacht en ontij aan het werk blijft. Iemand schreef me: ‘Ons kantoor sluit rond 18:00 uur, en aangezien ik niet kan afsluiten en het mij bovendien als vrouw verboden is om als laatste in het pand te blijven (hoezo geëmancipeerd, maar toch vertederend zorgzaam) word ik altijd bijtijds naar huis gestuurd. Thuis kun je echter ongelimiteerd doorgaan, vooral als er niemand is om paal en perk te stellen aan je bezetenheid’.

  • Moeite met planning

    Het inschatten van de tijd die je nodig hebt om bepaalde zaken te doen is anders bij thuiswerken dan op kantoor. Doordat je je veel beter kan concentreren thuis ben je sneller klaar met sommige dingen, terwijl bijvoorbeeld afstemming met collega’s of het opvragen van informatie juist veel meer tijd kosten dan normaal. Dit helpt niet als je toch al moeite hebt met planning.

  • Afname van betrokkenheid

    Als thuiswerker kun je minder betrokken raken op je werk. Je bent minder goed op de hoogte van wat er allemaal speelt binnen het bedrijf, doordat je geen toevallige informatie meer opvangt in de wandelgangen, bij de koffieautomaat of bij gesprekken tussen collega’s met wie je de kamer deelt. Dat soort informatie heb je niet nodig om jouw werk te kunnen doen, maar het zorgt er wel voor dat je je betrokken voelt bij de organisatie en bij het team. De afstand is groter, en collega’s waar je doorgaans weinig mee te maken hebt, verdwijnen uit jouw gedachten doordat je ze niet meer tegenkomt. De online personeelsbijeenkomst is dan ook een welkome bron van saamhorigheid voor veel collega’s.

  • Eenzaamheid

    De thuiswerker kan zich ook eenzaam voelen. Zeker als het een paar maanden gaat duren. Ik hoor het van mensen die single zijn, en ik lees erover in de media dat sommige mensen er echt moeite mee hebben.

  • Verveling

    Verveling kan ook een valkuil zijn. Zeker wanneer je al je taken sneller klaar hebt dan anders. Of omdat er gewoon minder te doen is. Verveling kan ontstaan wanneer de uitdaging gaat missen.

    Ook deze is heel persoonlijk. De één verveelt zich als hij/zij alleen is. Persoonlijk verveel ik me eerder in gezelschap vooral als er weinig inhoud en betekenis is, mijd ik overprikkeling en doe ik liever mijn eigen ding.

Thuiswerken kan ook verwarrend zijn

Iemand schreef: 'Het leek eigenlijk best wel lekker, dat thuiswerken in Corona tijd. Ik vond het in het begin eigenlijk helemaal niet zo erg. Lekker op je eigen tijd je dag indelen en gewoon je ding doen dan komt het allemaal wel goed dacht ik. Nu zijn we een aantal weken verder en nu is het de vraag of het allemaal goed komt. Niet alleen met het werk maar ook met mezelf.

Ik merk gewoon dat ik het steeds lastiger vind om een dagritme aan te houden en vol te houden. Thuis zijn er ook zo veel prikkels om mij heen. Het vereist heel wat discipline om mijn aandacht sec bij mij werk te houden. Regelmatig dwalen mijn gedachten af. Start ik instagram, Linkedin en facebook op. Zit ik daar rustig op te kijken en vergeet waar ik eigenlijk mee bezig ben. Was dat niet werken? ….. Daarnaast vragen de kinderen ook nog hun aandacht en ben ik sowieso al beperkter in mijn tijd om te kunnen werken. Dan loop ik langs de wasmachine en denk ik oh dat ding moest ook nog aan en voor dat ik het weet sta ik de was in de wasmachine te proppen.

Ik ben de focus kwijt, de focus op mijn werk of is het de focus op mijn dagelijkse leven? Ik heb te weinig structuur in mijn dag. Ik voel me soms net zo’n Harrie Warrie die overal mee bezig is maar eigenlijk niks doet. Tenminste zo voelt het. Ik ben het doel van de dag kwijt en dat frustreert mij enorm. ’s Avonds als ik de dag overdenk dan geeft me dit een rotgevoel. Weer niet gedaan wat ik had willen of moeten doen. Hoe krijg ik meer grip op het werken thuis? Hoe hou ik de ballen in de lucht op een goede manier? Hoe deel ik mijn dag goed in? Hoe hou ik mezelf op de rails?'

Tips voor de thuiswerker

Thuiswerken tips en trucs

Ik zal je kort een aantal tips meegeven. Loop je vast in je thuiswerk? Neem dan contact met ons op? Wij kunnen je door gerichte coaching bij staan.

  • Zelfzorg

    Als thuiswerker ben je aangewezen op jezelf. Zorg goed voor jezelf. Eet gezond en niet teveel. Kom regelmatig in beweging (als wandelen of fietsen lastig voor je is: er zijn veel online fitness-, yoga- en andere sportieve programma’s op internet te vinden), en zorg voor een goede nachtrust.

  • Werkplek

    Richt een prettige werkplek in.

  • Structuur en werkplanning

    Breng structuur aan in je dag en maak een werkplanning. Het kan handig zijn je dag in te delen in kleinere tijdseenheden, waarin je je werk afwisselt met andere noodzakelijke taken, zoals de kinderen begeleiden bij schoolwerk.

  • Afspraken

    Maak heldere afspraken met huisgenoten over tijden dat je niet gestoord wilt worden, zodat je geconcentreerd kunt werken.

  • Doelstellingen

    Maak voor jezelf duidelijk welke doelstellingen in de huidige situatie belangrijk zijn voor je werk. Stel prioriteiten op basis van je doelstellingen. Het kan houvast geven als je ze op papier zet en ergens in je blikveld neerlegt of ophangt.

  • Overvraag jezelf niet!

    Leg de lat niet te hoog. De situatie is niet ideaal, dus wees realistisch in wat je voor elkaar kunt krijgen en sta jezelf toe dat je niet aan alle verwachtingen kunt voldoen – en daarmee bedoel ik verwachtingen van anderen, maar ook die van jezelf.

  • Hulp vragen

    Vraag hulp als je dat nodig hebt. Dat je je collega’s niet ziet, wil nog niet zeggen dat je het in je eentje moet oplossen als je ergens in vastloopt.

  • Sociaal contact is belangrijk!

    Onderhoud je contacten actief, en bel of app ook eens informeel met een collega, zoals je een praatje zou maken bij de koffieautomaat. Dit soort sociale contacten zijn belangrijk om de samenwerking soepel te laten verlopen, en juist nu we elkaar niet zien is het goed om er wat extra aandacht aan te besteden. Al is het maar tien minuten per dag. Een ontmoeting online met meerdere collega’s is ook een mogelijkheid.

  • Beloon jezelf!

    Beloon jezelf voor het werk dat je gedaan krijgt. Je moet het nog een poosje volhouden en wilskracht alleen is niet zo krachtig als veel mensen denken. Doe iets waar je blij van wordt en ontspan.

    Vermijd spam!

    Beperk de tijd die je spendeert aan het volgen van coronanieuws; om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen hoef je geen honderd keer per dag de pushberichten te bekijken. Een overload aan informatie over zaken waar je niets aan kunt veranderen kan je onrustig en ongelukkig maken. Richt je aandacht vooral op die dingen waar je wel invloed op hebt.

  • Relativeer

    Wees mild voor jezelf en voor je naasten. Spanningen en irritaties, vooral in een druk gezin, zijn heel menselijk in deze situatie waarin we veel meer tijd samen met huisgenoten doorbrengen dan we gewend zijn; veroordeel jezelf en de ander er niet om. Als spanningen dreigen te escaleren, neem dan even afstand en bespreek op een rustiger moment wat je samen kunt doen om de stress te verminderen.

Fasen in de bedrijfsvoering

Dit artikel is geschreven in de serie over crisis in uw bedrijf.

Crisis in uw bedrijf

Team- en organisatie

Bekijk onze trajecten gericht op organisatieontwikkeling.

Organisatieontwikkeling

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens

Thuiswerken in de crisis

Velden met een * zijn verplicht.