Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Voorbereiding van het functioneringsgesprek

Hoe bereid je als leidinggevende of manager het functioneringsgesprek met de medewerker voor? Waar moet u aan denken? Het is een leerdoel voor de training functioneringsgesprekken. De juiste voorbereiding voor het functioneringsgesprek omvat een aantal aspecten die we in dit artikel nader voor u uitwerken.

Leidinggevende: wat moet u voorbereiden?

Voorbereiding functioneringsgesprekVoor de leidinggevende is misschien de belangrijkste voorbereiding nog wel dat u de medewerker de gelegenheid geeft zich voor te bereiden. Verder omvat uw voorbereiding een aantal punten die van belang zijn:

  • Nadenken over het functioneren van de medewerker

    De juiste voorbereiding begint met het nadenken over het functioneren van de medewerker. Een eenvoudig formulier kan u daarbij al helpen. We hebben een voorbeeld die gebruikt wordt bij het beoordelen van medewerkers maar die ook heel goed te gebruiken is bij het functioneringsgesprek (zie: beoordelingsformulier voorbeeld <PDF>). Wellicht is het goed om uw standpunten over het functioneren van de medewerker eens op de rij te zetten.

  • Wat voor afspraken zijn er gemaakt in het vorige gesprek?

    Een belangrijk punt is om het voorgaand gesprek nog eens de revue te laten passeren. Wat is er toen besproken? Welke afspraken zijn er de vorige keer gemaakt? Zijn er ook doelstellingen geformuleerd? En zijn deze doelstellingen tussentijds geëvalueerd?

  • Hebt u informatie over het functioneren van de medewerker verzameld?

    Hebt u het afgelopen jaar ook informatie verzameld over het functioneren van de medewerker? Bijvoorbeeld: emails, correspondentie of verslagen, voorbeelden die uzelf noteerde? Wellicht goed om ook deze eens voor uzelf door te nemen voorafgaand aan het gesprek.

  • De agenda vaststellen voor het gesprek

    Daarna kunt u de agenda vaststellen voor het functioneringsgesprek. Belangrijk is dat de medewerker deze lijst met gesprekspunten tijdig ontvangt (zeg eens: 1 week van tevoren). Maar wellicht heeft uw medewerker ook gesprekspunten en het zou fijn zijn als u deze gesprekspunten ook 1 week van tevoren ontvangt. Een functioneringsgesprek is tweezijdig van karakter en openheid en transparantie is van groot belang.

  • Ruimte en tijd reserveren

    Het lijkt zo vanzelfsprekend maar het is van cruciaal belang: reserveer een ruimte waar u ongestoord met de medewerker van gedachten kunt wisselen en reserveer tijd en ruimte in uw agenda rekening houdend met het feit dat een functioneringsgesprek soms kan uitlopen. Zorg dat u niet op de wip zit tijdens het gesprek. En zorg vooral dat het gesprek doorgaat en niet steeds van tijdstip wordt gewisseld.

Medewerker: wat kunt  u voorbereiden?

Belangrijk is dat de medewerker gelegenheid krijgt om zich voor te bereiden op het functioneringsgesprek. Uw medewerkers zijn immers primair zelf verantwoordelijk voor hun functioneren en derhalve is het van belang dat zij toegevoegde waarde kunnen bieden tijdens het functioneringsgesprek. De volgende zaken zijn van belang:

  • Hoe beoordeelt de medewerker het eigen functioneren?
  • Vindt de medewerker dat zijn/haar kwaliteiten voldoende worden benut?
  • Ziet de medewerker ontwikkelmogelijkheden voor zichzelf?
  • Wil de medewerker een opleiding, training of cursus volgen?
  • Hoe ziet de medewerker de toekomst?
  • Hoe beoordeelt de medewerker de kwaliteit van de aansturing door de leidinggevende? Zijn hier verbeteringen mogelijk?

Leerdoelen voor de training

We hebben nog meer leerdoelen voor de training functioneren en beoordelen uitgewerkt.

Leerdoelen functioneren en beoordelen

Training functioneringsgesprekken

Bekijk de training functioneringsgesprekken voor leidinggevenden en managers. Wij verzorgen de training opmaat.

Training functioneringsgesprekken

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens