Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Worden taken niet goed uitgevoerd?

Worden bepaalde taken niet goed uitgevoerd en bent u daar als organisatie ontevreden over? In dit artikel gaan we in op het niet goed uitvoeren van werkzaamheden in kwalitatieve of kwantitatieve zin.

Taken niet goed uitgevoerdWaarover gaat het?

Wanneer we spreken over het niet goed uitvoeren van taken dan maken we allereerst een verdeling in kwaliteit en kwantiteit.

  • Met kwantiteit wordt bedoeld dat de productie niet hoog is. De medewerker is te langzaam en voldoet niet aan de gestelde productienorm.
  • Met kwaliteit bedoelen we dat er onjuistheden zijn bij de uitvoer van werkzaamheden. Er worden fouten gemaakt, de medewerker is onzorgvuldig of onnauwkeurig, collega’s of klanten hebben klachten, de bestelling wordt te laat of foutief afgeleverd etc.

Voor de helderheid: in dit artikel gaat het niet over een fout of vergissing wat wel eens voorkomt. Fouten maken mag, fout bezig zijn is wat anders! Het gaat er dus over wanneer taken structureel niet goed worden uitgevoerd. Dat kan een reden zijn om vast te stellen dat een medewerker niet naar behoren functioneert.

Objectief vaststellen: wees specifiek

Belangrijk is om objectief vast te stellen waarom de medewerker zijn/haar taken niet goed uitvoert. Wat mankeert er aan? Objectiviteit is geboden: u moet wel zeker weten dat foutieve taken veroorzaakt zijn door de medewerker.

  • worden er aanwijsbare fouten gemaakt die direct te wijten zijn aan de medewerker?
  • ziet de medewerker bepaalde zaken over het hoofd?
  • krijgt u klachten van collega's of klanten?
  • is het tempo van de verwerking van taken onvoldoende?

Belangrijk is zo specifiek mogelijk aan te geven welke taak niet goed wordt uitgevoerd. U kunt niet volstaan met algemeenheden als ‘de medewerker is onvoldoende nauwkeurig’ of ‘de medewerker is onzorgvuldig’. Leg voorbeelden vast waaruit deze onzorgvuldigheid blijkt! Bijvoorbeeld: de bestelling bij de familie Duinkerken (nummer 85343) is foutief afgeleverd en omschrijf wat er aan deze bestelling mankeert.

Negatieve beoordeling

Wanneer taken structureel niet goed worden uitgevoerd, kan er reden zijn om als leidinggevende over te gaan tot een negatieve beoordeling. Belangrijk is dat u goed kunt onderbouwen wat er aan de hand is en ook dat dit zorgvuldig wordt besproken (en vastgelegd). Een negatieve beoordeling heeft uiteraard altijd als doel om functioneren te verbeteren. Aan een negatieve beoordeling hebt u op zichzelf niets. Er dient een verbeterplan te komen en er moet een verbetertraject worden gestart met als doelstelling dat de medewerker op termijn in staat is om de taken alsnog goed uit te voeren.

Wat is er aan te doen?

Maak een verbeterplan wanneer bepaalde taken onjuist of niet correct worden uitgevoerd. Omschrijf precies welke taken het zijn, wat er aan mankeert en wat u eraan gaat doen om dit te verbeteren.Vraag is: wat zijn de taken van de medewerker en wat wordt dan niet goed uitgevoerd? Voor het verbetertraject zijn de volgende zaken van belang:

  • wat zijn de taken van de medewerker?
  • zijn deze taken duidelijk omschreven in een functie- en taakomschrijving?
  • welke taken worden niet goed uitgevoerd?
  • hoe lang hebt u dat in kaart gebracht of gemeten?
  • is het zo opeens ontstaan of is het altijd zo geweest?

Oorzaak

Een ander punt is: hebt u een idee waarom de medewerker de taken niet goed uitvoert? Wat is de oorzaak of reden?

  • heeft de medewerker te weinig kennis van zaken of zijn bepaalde zaken niet duidelijk?
  • ontbreekt het inzicht bij de uitvoering van taken?
  • is de medewerker in basis niet competent voor de functie of is de medewerker wel competent, is er wel voldoende kennis en inzicht maar zijn er factoren waardoor de medewerker onzeker is geworden?
  • zijn er privéoorzaken waardoor de medewerker de taken niet goed uitvoert bijvoorbeeld concentratieverlies?
  • begrijpt de medewerker bepaalde zaken niet of is uw instructie niet duidelijk?
  • is de medewerker onvoldoende vaardig?
  • heeft de medewerker onvoldoende soft skills die noodzakelijk zijn voor de functie?
  • is de medewerker niet snel genoeg in de uitvoering van zijn/haar taken?

Verbetertraject

Genoemde vragen zijn cruciaal voor het verbeterplan of het verbetertraject en veel varianten zijn mogelijk:

  • opleiding en scholing indien de medewerker te weinig kennis van zaken heeft (vakinhoudelijke scholing)
  • vaardigheidstraining indien de medewerker te weinig vaardig is
  • een assessment om te kijken of de medewerker überhaupt geschikt is voor de functie
  • coaching gericht op houding en gedrag

Vragen voor de organisatie

Als organisatie kunt u zich ook een aantal zaken afvragen:

  • hebt u de medewerker de juiste begeleiding geboden?
  • is de medewerker voldoende ingewerkt?
  • zijn er factoren binnen het team of de organisatie waardoor de medewerker zich belemmerd voelt?
  • hebt u de medewerker voldoende scholing en/of bijscholing aangeboden?

Onvoldoende functioneren?

Dit artikel is geschreven in de serie over onvoldoende functioneren. Wilt u ook de andere artikelen lezen?

Onvoldoende functioneren

Verbetertraject of verbeterplan

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens