home / carriere / verbetertraject / disfunctioneren / onvoldoende geschoold

Onvoldoende geschoold en daardoor slecht functioneren?

Kan een medewerker onvoldoende functioneren doordat kennis verouderd is of doordat hij onvoldoende is bijgeschoold? Ja, dat kan. Alleen zou ik het vraagstuk niet eenzijdig bij de medewerker of bij de werkgever neerleggen. Scholing en ontwikkeling zijn wat mij betreft een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Een werkgever moet medewerkers de mogelijkheid geven om mee te groeien met hun vak, functie en organisatie. Maar een medewerker heeft zelf ook verantwoordelijkheid om bij te blijven, ontwikkeling bespreekbaar te maken en in beweging te komen wanneer kennis of vaardigheden niet meer aansluiten bij wat het werk vraagt.

Is onvoldoende scholing hetzelfde als onvoldoende kennis?

Nee. Dat onderscheid is belangrijk. Een medewerker kan weinig formele scholing hebben gevolgd en toch uitstekend op de hoogte zijn van zijn vak. Andersom kan iemand allerlei trainingen en cursussen hebben gevolgd en nog steeds onvoldoende kennis hebben om bepaalde werkzaamheden goed uit te voeren. Het volgen van een opleiding zegt namelijk nog niet dat iemand de benodigde kennis ook werkelijk heeft verworven en in de praktijk kan toepassen. Kijk daarom niet alleen naar diploma's, certificaten en gevolgde cursussen, maar vooral naar de vraag welke kennis en vaardigheden de functie vraagt en wat de medewerker daadwerkelijk laat zien.

Wie is verantwoordelijk voor scholing en bijblijven?

Werkgever en medewerker hebben daar allebei een verantwoordelijkheid in. De werkgever moet ontwikkeling faciliteren, veranderingen in functies tijdig signaleren en medewerkers de mogelijkheid geven om nieuwe kennis en vaardigheden op te doen. Maar de medewerker kan niet achteroverleunen en zeggen: als mijn werkgever vindt dat ik iets moet leren, hoor ik het vanzelf wel. Wie een vak uitoefent, heeft zelf ook verantwoordelijkheid om ontwikkelingen te volgen, vragen te stellen, kennis op peil te houden en aan te geven wanneer aanvullende scholing nodig is. Dat is voor mij volwassen werkgeverschap én volwassen werknemerschap.

Welke verantwoordelijkheid heeft de medewerker zelf?

De tijd dat je begin twintig een opleiding afrondde en vervolgens tot jouw AOW-leeftijd kon teren op wat je destijds geleerd had, ligt ver achter ons. Vakgebieden veranderen, technieken veranderen, organisaties veranderen en functies veranderen. Van een medewerker mag daarom worden verwacht dat hij geïnteresseerd blijft in zijn vak en zelf verantwoordelijkheid neemt voor zijn ontwikkeling. Zie je dat jouw kennis begint achter te lopen? Geef dat aan. Wordt nieuwe scholing aangeboden die noodzakelijk is om jouw werk goed te blijven doen? Pak die mogelijkheid. Merk je dat jouw functie zich ontwikkelt in een richting die je moeilijk kunt volgen? Wacht dan niet totdat het eerste slechte beoordelingsgesprek op tafel ligt.

Waarom is een loopbaan geen zitbaan of hangmat?

Omdat een loopbaan beweging vraagt. Dat betekent niet dat iedere medewerker voortdurend promotie moet maken of iedere twee jaar een andere functie moet zoeken. Het betekent wel dat je verantwoordelijkheid blijft nemen voor jouw inzetbaarheid, kennis en ontwikkeling. In mijn e-book Je loopbaan is geen zitbaan of hangmat is dat precies de gedachte: je kunt niet gaan zitten wachten totdat iemand anders jouw loopbaan onderhoudt. Ook wanneer je graag jarenlang bij dezelfde werkgever blijft, moet je blijven kijken wat jouw vak en functie van je vragen.

Welke verantwoordelijkheid heeft de werkgever?

De werkgever kan ondertussen evenmin zeggen dat ontwikkeling uitsluitend de verantwoordelijkheid van de medewerker is. Wanneer nieuwe software wordt ingevoerd, een functie inhoudelijk verandert of de organisatie andere eisen gaat stellen, moet daar ook begeleiding tegenover staan. Maak tijd voor scholing, bied passende opleidingen aan, bespreek ontwikkeling tijdens gesprekken en wees tijdig duidelijk wanneer kennis of vaardigheden beginnen achter te lopen. Het is weinig overtuigend wanneer een organisatie iemand jarenlang hetzelfde werk laat doen, nauwelijks aandacht besteedt aan ontwikkeling en vervolgens plotseling vaststelt dat de medewerker niet meer voldoet aan de eisen van de moderne functie.

Wat als de functie in de loop der jaren sterk is veranderd?

Dan moet je onderzoeken of de medewerker voldoende gelegenheid heeft gehad om mee te groeien. Iemand kan ooit uitstekend geschikt zijn geweest voor een functie en jaren later moeite krijgen omdat het werk veel complexer, digitaler of specialistischer is geworden. Dat is een ander vraagstuk dan iemand die vanaf het begin onvoldoende kennis had. Lees in dat geval ook verder over een medewerker die onvoldoende is meegegroeid met de functie. De vraag wordt dan welke veranderingen hebben plaatsgevonden, welke ontwikkeling nodig was en wat werkgever en medewerker ieder hebben gedaan om die ontwikkeling mogelijk te maken.

Kan een medewerker ondanks scholing toch kennis tekortkomen?

Ja. Ik denk aan een medewerker van rond de 55 die werkzaam was in de techniek. De werkgever had hem voldoende mogelijkheden gegeven om scholing te volgen en hij had daar ook gebruik van gemaakt. Toch bleek dat hij nieuwe digitale technieken moeilijk onder de knie kreeg. Dan kun je niet eenvoudig zeggen dat meer scholing automatisch de oplossing is. Er kan een moment komen waarop je moet onderzoeken of iemand de nieuwe kennis daadwerkelijk kan verwerven en toepassen. Scholing aanbieden is één ding, maar het gewenste niveau bereiken is iets anders.

Wat als een medewerker scholing krijgt maar het geleerde niet kan toepassen?

Dan moet je preciezer onderzoeken waar het probleem zit. Begrijpt de medewerker de theorie maar lukt de toepassing niet? Mist hij praktische vaardigheden? Is meer begeleiding nodig? Heeft hij onvoldoende gelegenheid gekregen om met het geleerde te oefenen? Of blijkt dat bepaalde eisen van de functie eenvoudigweg buiten zijn mogelijkheden liggen? Dan kom je mogelijk uit bij de vraag of de medewerker voldoende competent is voor de functie. Nogmaals een cursus aanbieden heeft weinig zin wanneer de werkelijke ontwikkelgrens ergens anders ligt.

Wat als een medewerker scholing niet wil volgen?

Ook dat moet bespreekbaar worden gemaakt. Wanneer duidelijk is dat bepaalde kennis noodzakelijk is om de functie goed te blijven uitvoeren en de werkgever biedt passende ontwikkeling aan, mag van de medewerker worden verwacht dat hij daar serieus verantwoordelijkheid voor neemt. Dat betekent niet dat iedere aangeboden cursus automatisch passend is. De medewerker mag vragen stellen over nut, inhoud en noodzaak. Maar structureel ontwikkeling afhouden terwijl de eigen kennis aantoonbaar achterloopt, is iets anders. Dan kan niet alleen het kunnen maar ook het willen een rol gaan spelen.

Hoe weet je welke kennis werkelijk ontbreekt?

Begin bij de functie en niet bij het opleidingsaanbod. Welke kennis is werkelijk noodzakelijk om het werk goed uit te voeren? Wat moet de medewerker weten, begrijpen en kunnen toepassen? Kijk vervolgens waar het aantoonbare verschil zit. Het heeft weinig zin om iemand naar een brede training te sturen wanneer één specifiek onderdeel onvoldoende is. Maak daarom zo concreet mogelijk waar de kennisachterstand zichtbaar wordt en welke gevolgen dat heeft voor de uitvoering van het werk.

• Welke kennis vraagt de functie op dit moment?
• Welke kennis bezit de medewerker aantoonbaar?
• Welke kennis ontbreekt?
• Waar wordt dat tekort zichtbaar in het dagelijkse werk?
• Welke ontwikkeling heeft de functie de afgelopen jaren doorgemaakt?
• Welke scholing of begeleiding is eerder aangeboden?
• Wat heeft de medewerker zelf gedaan om bij te blijven?
• Is de ontbrekende kennis redelijkerwijs aan te leren?

Hoe weet je of scholing de juiste oplossing is?

Alleen wanneer onvoldoende kennis of vaardigheden daadwerkelijk een belangrijke oorzaak zijn van het probleem. Wanneer een medewerker bepaalde taken niet goed uitvoert, moet je eerst onderzoeken waarom. Misschien is de kennis onvoldoende, maar het kan ook gaan om werkdruk, verkeerde instructies, motivatie, onzekerheid of een functie die niet meer past. Op de pagina over taken die niet goed worden uitgevoerd zie je waarom het belangrijk is om vaststelling en oorzaak van elkaar te onderscheiden. Scholing is pas een goede interventie wanneer je redelijk zeker weet dat kennis of vaardigheid werkelijk het probleem is.

Wat als werkgever en medewerker allebei steken hebben laten vallen?

Dat kan heel goed. Misschien heeft de organisatie te weinig aandacht besteed aan ontwikkeling en heeft de medewerker tegelijkertijd zelf ook jarenlang weinig initiatief genomen. Dan heeft het weinig zin om eerst uitgebreid uit te zoeken wie voor 63 procent schuldig is. Interessanter is waar je nu staat. Welke kennis ontbreekt? Wat is nodig om dat in te halen? Wat faciliteert de werkgever? Welke verantwoordelijkheid neemt de medewerker? En binnen welke periode moet zichtbaar worden dat de ontwikkeling effect heeft? Een verbetertraject kan juist helpen om die wederzijdse verantwoordelijkheden duidelijk te maken.

Kan een opleiding alle kennisachterstand oplossen?

Nee. Soms kan een gerichte cursus relatief snel een kennistekort oplossen. In andere gevallen is een combinatie nodig van scholing, oefenen, werkbegeleiding en ervaring opdoen. Er bestaan ook situaties waarin de afstand tot het vereiste niveau te groot blijkt. Dan moet je realistisch zijn. Een verbetertraject mag geen jarenlang scholingsprogramma worden waarmee je probeert iemand koste wat kost passend te maken voor een functie die inmiddels niet meer aansluit.

Wanneer is een verbetertraject zinvol bij onvoldoende scholing?

Een verbetertraject is zinvol wanneer duidelijk is welke kennis of vaardigheden ontbreken, waarom die nodig zijn en er een realistische mogelijkheid bestaat om de achterstand in te lopen. Je kunt dan afspraken maken over opleiding, cursus, training, begeleiding en toepassing in de praktijk. Daarbij hoort ook een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden. Wat organiseert en faciliteert de werkgever? Wat wordt van de medewerker verwacht? Wanneer moet scholing zijn afgerond? En vooral: wanneer moet in het dagelijkse werk zichtbaar zijn dat het geleerde ook daadwerkelijk wordt toegepast?

Wat zet je in het verbeterplan over scholing?

Schrijf niet alleen op dat de medewerker meer scholing moet volgen. Benoem welk kennistekort bestaat, welk niveau de functie vraagt en welke ontwikkeling nodig is. Leg vast welke opleiding, training of begeleiding wordt aangeboden, hoeveel tijd daarvoor beschikbaar is en welk resultaat daarna verwacht wordt. In het verbeterplan moet uiteindelijk niet de aanwezigheid bij een cursus centraal staan, maar verbetering van het functioneren. De medewerker kan alle lesdagen hebben bijgewoond en toch onvoldoende ontwikkeld zijn. Het gaat erom wat daarna in het werk verandert.

Wat als de medewerker na scholing onvoldoende blijft functioneren?

Dan moet je opnieuw analyseren. Misschien blijkt dat scholing niet de juiste oplossing was. Misschien ontbreekt het niet aan kennis maar aan vaardigheden, inzicht of ervaring. Misschien is het niveau van de functie uiteindelijk niet haalbaar voor deze medewerker. Of de functie past door alle veranderingen eenvoudigweg niet meer. Dan moet je niet automatisch nog een volgende cursus boeken, maar opnieuw kijken naar de match tussen medewerker en functie.

Wat is de kern bij onvoldoende scholing?

Bijblijven doe je samen, maar ieder vanuit een eigen verantwoordelijkheid. De werkgever moet ontwikkeling mogelijk maken, veranderingen tijdig bespreken en medewerkers voldoende gelegenheid geven om nieuwe kennis en vaardigheden te verwerven. De medewerker moet zelf regie nemen, nieuwsgierig blijven naar het eigen vak en niet wachten totdat kennisachterstand een functioneringsprobleem is geworden. Wanneer die ontwikkeling toch is vastgelopen, onderzoek je eerst wat precies ontbreekt en waarom. Daarna kun je bepalen of scholing, begeleiding, een verbetertraject of misschien een andere functie de beste vervolgstap is.

Veelgestelde vragen over onvoldoende scholing en functioneren

Bij scholing gaat het niet alleen om de vraag of iemand een cursus heeft gevolgd. Uiteindelijk gaat het erom of de medewerker over de kennis en vaardigheden beschikt die nodig zijn om de functie goed uit te voeren.

Kan onvoldoende scholing leiden tot slecht functioneren?

Ja. Wanneer noodzakelijke kennis of vaardigheden ontbreken, kan dat zichtbaar worden in het functioneren. Onderzoek wel eerst of scholing werkelijk de oorzaak is en niet bijvoorbeeld werkdruk, slechte instructies, gebrek aan ervaring of een functie die niet meer past.

Is scholing alleen de verantwoordelijkheid van de werkgever?

Nee. De werkgever moet ontwikkeling faciliteren en tijdig aandacht besteden aan veranderende functie-eisen. De medewerker heeft zelf ook verantwoordelijkheid om vakkennis op peil te houden, ontwikkeling bespreekbaar te maken en gebruik te maken van passende mogelijkheden om bij te leren.

Is het volgen van een opleiding voldoende?

Nee. Het gaat er uiteindelijk om of de medewerker de benodigde kennis en vaardigheden heeft verworven en die in de praktijk kan toepassen. Alleen aanwezigheid bij een cursus zegt weinig over het uiteindelijke functioneren.

Wat als een medewerker niet wil bijscholen?

Wanneer de ontwikkeling noodzakelijk is om de functie goed te blijven uitvoeren, moet dat bespreekbaar worden gemaakt. Van een medewerker mag worden verwacht dat hij verantwoordelijkheid neemt voor zijn eigen vakbekwaamheid en ontwikkeling.

Wanneer hoort scholing in een verbetertraject?

Wanneer concreet is vastgesteld welke kennis of vaardigheden ontbreken en scholing een realistische manier is om die achterstand te verkleinen. Leg dan ook vast wat werkgever en medewerker ieder doen en welk resultaat uiteindelijk in het werk zichtbaar moet worden.