Inbreng bij vergaderingen of werkoverleg te beperkt
Inbreng bij vergaderingen of werkoverleg te beperkt? Als leidinggevende loopt u er tegenaan dat medewerkers te weinig inbreng hebben tijdens overlegvormen binnen uw organisatie. De vraag is: hoe kan dit? Wat is er aan te doen? Wat kunt u er als leidinggevende aan doen?
Men is wel aanwezig, ogenschijnlijk doet men ook wel mee maar u krijgt weinig tegenspel.
Oorzaken
Er kunnen diverse oorzaken zijn waarom medewerkers weinig inbreng hebben. We noemen er een paar:
- de medewerker is onvoldoende assertief
- de medewerkers voelen zich onvoldoende betrokken op de materie die tijdens het overleg aan de orde komt
- de medewerkers hebben zich onvoldoende voorbereid voor de vergadering of het werkoverleg
- u bent als leidinggevende teveel aan het woord tijdens de vergadering of het overleg
- de vergadering of het overleg verloopt onvoldoende gestructureerd
- u vergadert te vaak of te lang
Leidinggevende als voorzitter
Hoewel we altijd aanbevelen om de leidinggevende de vergadering te laten voorzitten, is er ook een nadeel namelijk dat de leidinggevende een belang heeft. Vanuit dit belang kan hij/zij soms de inbreng van de medewerker teveel afstoppen en duwen in de richting die hij/zij voor ogen heeft. Is dat het geval dan zult u als voorzitter uw houding tijdens overleggen moeten herzien.
Andere inhoud voor vergaderingen
Een vertegenwoordiger vertelde: 'Iedere eerste maandag in de maand hadden wij verkoopoverleg. Maar ik heb er helemaal niets aan gehad. Eerst kwam er een lang betoog van de leidinggevende over omzetten van de afgelopen maand, vergelijkingen met vorige jaren over dezelfde maand, redenen waarom we omzetten wel of niet gehaald hadden, analyses hoe we scoorden t.o.v. het landelijk gemiddelde, begrotingen en targets voor de komende maand'.
Als dit soort vraagstukken er zijn binnen uw team dan zult u voor een andere aanpak moeten kiezen.
Tips
- kies voor een actieve vergadering bijvoorbeeld middels het ronde tafel model: laat medewerkers discussiëren in kleine groepjes over een onderwerp en laat ze terugkomen met een oplossing
- zorg ervoor dat iedere medewerker voorafgaand aan de vergadering beslagen ten ijs komt en zich heeft kunnen voorbereiden
- laat medewerkers een inleiding of presentatie verzorgen bijvoorbeeld over hoe het gaat op hun afdeling
- huur af en toe een gastspreker of externe voorzitter in
- probeer in het bilaterale overleg te achterhalen waarom de inbreng zo summier is
Knelpunten bij overlegvormen
Dit artikel is geschreven in de serie: knelpunten bij overlegvormen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen. Een aantal leerdoelen inzake vergadertechnieken hebben we voor u uitgewerkt.
