Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Overlegvormen en vergaderingen: knelpunten

Overlegvormen en vergaderingen: welke knelpunten belemmeren de voortgang van de interne communicatie? Tijdens trajecten gericht op de verbetering van de interne communicatie komen wij vaak een reeks vraagstukken tegen inzake overlegvormen en vergaderingen die veelal gemakkelijk te verhelpen zijn.

Knelpunten

Knelpunten tijdens het overlegSamenvattend horen wij vaak de volgende klachten en knelpunten

  • vergaderingen duren veel te lang binnen onze organisatie
  • de groep deelnemers van de vergadering is te groot
  • we praten over van alles maar er worden geen concrete afspraken gemaakt
  • deelnemers bereiden de vergaderingen niet voor en moeten ter plekke de besluitenlijst of notulen nog doornemen
  • we werken niet met een agenda en weten niet wat er aan de orde komt tijdens de vergadering
  • deelnemers van de vergaderingen komen structureel te laat
  • er is geen of weinig ruimte voor discussie: de voorzitter houdt een monoloog
  • we vergaderen wel maar er worden geen beslissingen genomen. Zie ook: besluitvorming op de werkvloer en in vergaderingen
  • we beslissen wel dat er bepaalde zaken moeten gebeuren maar ze worden niet uitgevoerd
  • de teamleden ervaren de vergaderonderwerpen als een ver van hun bed-show: er zijn teamleden bij de vergadering betrokken die niets met de inhoud van de onderwerpen te maken hebben in hun functioneren
  • de bespreking wordt niet goed of onjuist vastgelegd in notulen of besluitenlijst (zie ook: doelgerichte verslaglegging werkoverleggen)
  • medewerkers hebben bijzonder weinig inbreng tijdens de besprekingen
  • hoewel beslissingen zogenaamd op de vergadering of het werkoverleg worden genomen, wordt het buiten de vergadering om zo weer teruggedraaid (de échte werkbespreking vindt vaak na de vergadering plaats)
  • afspraken die wij maken worden vaak op verschillende manieren geïnterpreteerd
  • er wordt veel te gedetailleerd op de onderwerpen ingegaan
  • Lees ook: wanneer zijn vergaderingen zinloos?
  •  

Vergadercultuur: vergaderen om het vergaderen

Heeft uw bedrijf ook een vergadercultuur? Wat is dat eigenlijk? Vaak duidt men het aan als: we vergaderen om te vergaderen. Maar zelfs al vergadert u nooit dan hebt u nog een vergadercultuur.

Vergadercultuur.

Wat is doelgericht vergaderen?

Of het nu gaat om een werkoverleg, een afdelingsoverleg, het management-overleg, een vergadering van de OR of PVT, een directieoverleg: doelgericht vergaderen is van groot belang om effect te krijgen binnen de organisatie.

Doelgericht vergaderen bereikt u zo:

  • iedere bespreking, overleg of vergadering kent een gedegen voorbereiding en een gedegen verslaglegging
  • deelnemers van vergaderingen hebben zich voorbereid, weten wat er aan de orde komt, kennen de agendapunten en de inhoud van de stukken en hebben zich daar een mening over gevormd
  • een vergadering of werkoverleg kent een beperkt aantal agendapunten. In trajecten reduceren we ze soms tot meer dan de helft
  • prioriteiten en urgentie worden per onderwerp vooraf vastgesteld door de leiding
  • de vergadertijd wordt vooraf vastgesteld en is bij ieder bekend
  • de voorzitter houdt de vastgestelde vergadertijd nauwlettend in de gaten
  • besluitvorming wordt samengevat door de voorzitter, nauwkeurig vastgelegd en weggezet in de tijd van deadlines
  • het wordt niet gedoogd dat medewerkers te laat zijn op de vergadering of werkbespreking: de mobiele telefoon staat uit en de voorzitter bewaakt dat er geen externe verstoringen zijn van de bespreking
  • ieder krijgt kans om zich uit te spreken en wordt aangemoedigd door de voorzitter om dat te doen
  • complexe onderwerpen worden in subgroepen uitgewerkt waarna men met een uitgewerkt voorstel komt

Overlegvormen en overlegstructuren

Het ontwikkelen van overlegstructuren is evenals het opzetten van personeelsgesprekken (gesprekscyclus binnen organisaties) de harde factor bij het verbeteren van de interne communicatie.

Soorten overlegvormen

Training doelgericht vergaderen

De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen. Een aantal leerdoelen inzake vergadertechnieken hebben we voor u uitgewerkt.

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens