home / persoonlijke ontwikkeling / presenteren spreken openbaar / zelfpresentatie / voorstelrondje

Voorstelrondje tijdens een vergadering: zie je ertegenop?

Zie jij ook weleens op tegen een voorstelrondje tijdens een vergadering, bijeenkomst, cursus of training? Even vertellen wie je bent en wat je doet. Meer lijkt het niet te zijn. Toch kan juist zo'n eenvoudig rondje behoorlijk wat spanning oproepen. Misschien ben je al bezig met wat je straks moet zeggen terwijl anderen zich nog voorstellen. Misschien tel je hoeveel mensen er nog voor jou komen. En misschien denk je ondertussen dat jij de enige aan tafel bent die hier zo'n moeite mee heeft. Dat ben je waarschijnlijk niet. Een voorstelrondje is een kleine, maar heel herkenbare vorm van zelfpresentatie.

Johan weet niet meer wat hij moet vertellen

Johan is een flamboyante manager. Hij beweegt zich gemakkelijk tussen mensen en op het eerste gezicht zou je niet verwachten dat hij tegen een voorstelrondje opziet. Toch zegt hij: “Zolang het over vakinhoudelijke zaken gaat, lukt het prima. Maar tegenwoordig wordt er ook vaak gevraagd iets over jezelf te vertellen. Dan klap ik dicht.”

In zijn hoofd ontstaat onmiddellijk een stortvloed aan vragen. Vertel ik iets over mijn vrouw en kinderen? Zeg ik dat ik van de Thaise keuken houd? Vertel ik dat ik thrillers lees? Of moet ik iets zeggen waarvan ik denk dat de groep het interessanter vindt? Vertel ik wie ik werkelijk ben of wat ik denk dat anderen willen horen?

En daar zit precies het probleem. Johan is niet meer bezig met zichzelf voorstellen. Hij probeert tijdens het praten voortdurend te bedenken welke versie van zichzelf hij moet laten zien. Vervolgens hoort hij anderen ogenschijnlijk moeiteloos vertellen en denkt hij: waarom kan ik dat niet gewoon?

Waarom kan een voorstelrondje zoveel spanning geven?

Een voorstelrondje is onvoorspelbaarder dan het lijkt. Je weet vaak niet vooraf welke vraag wordt gesteld. Soms hoef je alleen jouw naam en functie te noemen. Een andere keer wordt gevraagd wat jouw verwachtingen zijn, wat niemand van jou weet of welke persoonlijke eigenschap jou typeert. Juist dat onverwachte kan spanning oproepen.

Daarnaast staat de aandacht plotseling volledig op jou. Dat duurt misschien maar één minuut, maar iedereen kijkt en luistert. Wanneer je gevoelig bent voor beoordeling, bang bent om vast te lopen of graag het goede antwoord wilt geven, kan zo'n minuut erg lang voelen.

De spanning kan ook samenhangen met spreekangst. Dat hoeft niet meteen te betekenen dat je bang bent voor iedere presentatie. Sommige mensen spreken zonder problemen over hun vak, maar voelen veel meer spanning zodra ze iets over zichzelf moeten vertellen.

Je bent al bezig voordat je aan de beurt bent

Vaak begint de spanning niet wanneer jij moet spreken. Die begint al veel eerder. Je probeert strategisch een plek te kiezen. Ga ik dichtbij degene zitten die het rondje begint, zodat ik snel aan de beurt ben? Of juist ergens in het midden, zodat ik eerst kan horen wat anderen vertellen?

Daarna begint het tellen. Nog vijf mensen. Nog vier. Nog drie. Ondertussen luister je maar half naar de anderen, want in jouw hoofd oefen je jouw eigen verhaal. Vervolgens vertelt iemand vlak voor jou bijna precies wat jij wilde zeggen en kun je opnieuw beginnen.

Je ademhaling wordt hoger, je voelt warmte in jouw gezicht en jouw hoofd wordt leger naarmate jouw beurt dichterbij komt. Het bijzondere is dat je juist door alle voorbereiding in jouw hoofd steeds minder vrij kunt reageren. Je wilt controle en raakt daardoor verder verwijderd van een natuurlijk antwoord.

Je hoeft jezelf niet interessant te maken

Een belangrijke valkuil is dat je denkt dat jouw voorstelrondje interessant moet zijn. Natuurlijk is het prettig wanneer mensen begrijpen wie je bent, maar je hoeft geen optreden te verzorgen. Je hoeft ook niet het grappigste verhaal van de groep te hebben.

Vertel wat op dat moment relevant is. Jouw naam, wat je doet, waarom je aanwezig bent en eventueel iets persoonlijks wanneer daarom wordt gevraagd. Meer hoeft het soms helemaal niet te zijn. Een voorstelrondje wordt vaak juist moeilijk doordat je zelf probeert er iets bijzonders van te maken.

Dat raakt ook aan vlot overkomen. Je hoeft niet snel, grappig of bijzonder spontaan te reageren om prettig over te komen. Rustig en eenvoudig kan minstens zo sterk zijn.

Vertel iets wat werkelijk bij jou past

Wanneer wordt gevraagd om iets persoonlijks te vertellen, ontstaat gemakkelijk de gedachte dat jouw antwoord origineel moet zijn. Maar waarom eigenlijk? Als jij graag wandelt, mag je gewoon zeggen dat je graag wandelt. Je hoeft daar geen spectaculair verhaal van te maken omdat iemand anders parachutespringt of marathons loopt.

Het wordt ongemakkelijk wanneer je tijdens het voorstellen vooral probeert in te schatten wat anderen van jouw antwoord zullen vinden. Dan wordt zelfpresentatie een soort sollicitatie naar goedkeuring. Terwijl het voorstelrondje juist bedoeld is om elkaar iets beter te leren kennen.

Vertel dus iets dat klopt. Niet alles hoeft bijzonder te zijn. Juist een eenvoudig en oprecht antwoord geeft vaak meer informatie over jou dan een bedacht verhaal waarmee je indruk probeert te maken.

Jezelf presenteren doe je vaker dan je denkt

Een voorstelrondje is maar één moment waarop je jezelf presenteert. Je doet dat ook wanneer je voor het eerst een nieuwe collega ontmoet, iets zegt tijdens een vergadering, een klant spreekt of tijdens een sollicitatie iets over jezelf vertelt. Steeds laat je iets zien van wie je bent.

Toch kan de ene situatie gemakkelijk voelen en de andere veel spanning geven. Dat heeft vaak te maken met de hoeveelheid aandacht die je ervaart. Bij een gewoon gesprek is die aandacht verdeeld. Tijdens een voorstelrondje wacht de hele groep even op jouw verhaal.

Dat betekent niet dat je ineens een ander mens moet worden. Het helpt vooral wanneer je accepteert dat enige spanning erbij kan horen en niet probeert om tijdens die ene minuut een perfecte versie van jezelf neer te zetten.

Wat kun je zeggen tijdens een voorstelrondje?

Wanneer je graag wat houvast hebt, kun je vooraf een paar eenvoudige punten bedenken. Geen complete tekst die je uit jouw hoofd leert, maar een paar onderwerpen waarop je kunt terugvallen:

• Wie ben je?
• Wat doe je of wat is jouw rol?
• Waarom ben je bij deze bijeenkomst aanwezig?
• Wat verwacht je van de bijeenkomst of samenwerking?
• Welk persoonlijk detail wil je eventueel delen?

Daarmee heb je genoeg materiaal om op verschillende vragen te reageren. Wordt er alleen naar jouw naam en functie gevraagd? Dan houd je het kort. Wordt er meer ruimte gegeven? Dan voeg je iets toe. Zo hoef je niet ieder voorstelrondje van tevoren volledig uit te schrijven.

Veelgestelde vragen over het voorstelrondje

Een voorstelrondje duurt vaak maar kort, maar kan toch veel vragen oproepen. Hieronder vijf vragen die daarbij regelmatig spelen.

Hoe lang moet ik mezelf voorstellen?

Dat hangt af van de bijeenkomst en de vraag die wordt gesteld. Wanneer alleen om naam en functie wordt gevraagd, kunnen enkele zinnen voldoende zijn. Geef anderen ongeveer dezelfde ruimte als jij zelf neemt en let op aanwijzingen van degene die het rondje leidt.

Wat doe ik wanneer ik niet weet wat ik over mezelf moet vertellen?

Blijf dicht bij de vraag. Je hoeft niet onmiddellijk iets origineels te bedenken. Vertel eenvoudig wie je bent, wat je doet en waarom je aanwezig bent. Wanneer om iets persoonlijks wordt gevraagd, is een gewoon en oprecht antwoord goed genoeg.

Waarom word ik zenuwachtiger naarmate mijn beurt dichterbij komt?

Omdat jouw aandacht steeds meer verschuift naar wat er straks van jou wordt verwacht. Je luistert minder naar het gesprek en bent in jouw hoofd jouw eigen optreden aan het voorbereiden. Daardoor kan de spanning zich steeds verder opbouwen.

Wat als ik tijdens het voorstelrondje vastloop?

Dan gebeurt er meestal veel minder dan je op dat moment denkt. Je kunt even stoppen, ademhalen en opnieuw beginnen. Je hoeft een kleine hapering niet te verbergen. Een voorstelrondje is geen examen.

Moet ik iets persoonlijks vertellen als ik dat liever niet doe?

Je bepaalt zelf hoeveel je van jezelf wilt delen. Wanneer een vraag te persoonlijk voelt, kun je een ander onderwerp kiezen of jouw antwoord algemeen houden. Jezelf presenteren betekent niet dat je alles over jezelf openbaar moet maken.