home / team organisatie / gezonde organisatie team / checklist inzetbaarheid medewerker

Checklist inzetbaarheid medewerker

Van verzuim via preventie naar inzetbaarheid. Op deze pagina vind je een checklist met randvoorwaarden voor verzuimbegeleiding, preventie en het bevorderen van inzetbaarheid. Daarbij kijken we naar de rol van leidinggevende, medewerker, bedrijfsarts en organisatie. Wie structureel wil werken aan duurzame inzetbaarheid van medewerkers op korte en lange termijn moet namelijk verder kijken dan alleen ziekteverzuim. De vraag is niet alleen wat je doet als iemand uitvalt, maar ook wat nodig is om medewerkers gezond, gemotiveerd, competent en inzetbaar te houden.

Hoe gebruik je deze checklist voor inzetbaarheid?

De checklist bestaat uit drie niveaus. Eerst kijk je naar verzuimbegeleiding: wat gebeurt er wanneer een medewerker zich ziek meldt en hoe ga je om met werkhervatting? Vervolgens kijk je naar preventie: wat doe je om gezondheidsschade en uitval zoveel mogelijk te voorkomen? De derde stap gaat verder en richt zich op inzetbaarheid: wat hebben medewerkers en organisatie nodig om ook in de toekomst goed te kunnen blijven werken? Juist die laatste stap voorkomt dat duurzame inzetbaarheid niet meer wordt dan een ander woord voor verzuimbeleid.

Rol van de leidinggevende bij verzuimbegeleiding

Een leidinggevende hoeft niet op de stoel van de bedrijfsarts te gaan zitten. Wel moet hij weten wat zijn rol is, contact houden met de medewerker en het gesprek kunnen voeren over werk, mogelijkheden en afspraken. De volgende punten kun je als checklist gebruiken.

• Toon oprechte belangstelling voor medewerkers, ook wanneer zij zich ziek melden.
• Ken jouw medewerkers en weet wat er speelt rond betrokkenheid, motivatie en functioneren.
• Controleer vooraf of jouw indruk op feiten is gebaseerd en gebruik betrouwbare verzuimgegevens.
• Ga niet in discussie over de vraag of iemand medisch gezien wel of niet ziek is.
• Richt het gesprek waar mogelijk op wat iemand nog wel kan en welke werkzaamheden passend zijn.
• Onderzoek of werk tijdelijk aangepast kan worden wanneer dat werkhervatting ondersteunt.
• Maak duidelijke afspraken over contact, werkzaamheden en vervolgstappen.
• Leg relevante afspraken zorgvuldig vast in het re-integratiedossier.
• Voer het gesprek op volwassen niveau en voorkom een patroon van aanklagen, redden of slachtofferschap.
• Zorg voor voldoende contactmomenten. Aandacht en contact blijven belangrijk tijdens verzuim en re-integratie.

Rol van de medewerker bij ziekmelding en re-integratie

Ook de medewerker heeft een actieve rol. Ziekte ontslaat iemand niet automatisch van iedere verantwoordelijkheid rond communicatie, herstel en re-integratie.

• Houd je aan de afspraken uit het geldende verzuimprotocol.
• Denk mee over werkzaamheden die nog wel mogelijk zijn wanneer daar ruimte voor bestaat.
• Werk mee aan passende activiteiten die gericht zijn op herstel en werkhervatting.
• Kom afspraken met werkgever, bedrijfsarts en andere betrokken partijen na.
• Geef tijdig aan wanneer afspraken niet uitvoerbaar zijn of wanneer omstandigheden veranderen.
• Neem zelf verantwoordelijkheid voor afgesproken activiteiten rond re-integratie.

Rol van de bedrijfsarts bij verzuim en re-integratie

De bedrijfsarts heeft een onafhankelijke medische rol. Hij adviseert over de mogelijkheden en beperkingen van de medewerker voor het werk en over re-integratie. Medische gegevens worden niet zomaar met de werkgever gedeeld. Voor leidinggevenden is het belangrijk dat zij het medische oordeel bij de deskundige laten en zelf het gesprek voeren over werk, afspraken en mogelijkheden.

• Beoordeelt vanuit medische deskundigheid de mogelijkheden en beperkingen voor arbeid.
• Adviseert over herstel, werkhervatting en re-integratie.
• Gaat zorgvuldig om met medische gegevens en privacy.
• Geeft werkgever en medewerker informatie die nodig is voor re-integratie zonder onnodige medische bijzonderheden te delen.
• Kan adviseren wanneer werkzaamheden, werktijden of belasting tijdelijk moeten worden aangepast.

Rol van de organisatie bij verzuim

Goed verzuimbeleid begint niet bij de eerste ziekmelding. De organisatie moet vooraf duidelijk hebben hoe met verzuim, herstel, werkhervatting en verantwoordelijkheden wordt omgegaan. Regels alleen zijn overigens niet genoeg. Leidinggevenden en medewerkers moeten ze kennen en ermee kunnen werken.

• Heeft een duidelijke visie op verzuim, herstel en werkhervatting.
• Heeft een actueel verzuimbeleid waarin rollen, taken, verantwoordelijkheden en procedures zijn vastgelegd.
• Heeft een duidelijk verzuimprotocol voor ziekmelding, contact, herstelmelding en re-integratie.
• Beschikt over betrouwbare cijfers over verzuimpercentage, verzuimfrequentie en verzuimduur.
• Gebruikt verzuimcijfers om patronen te signaleren en waar nodig bij te sturen.
• Zorgt dat leidinggevenden en medewerkers hun verantwoordelijkheden kennen.
• Zorgt voor zorgvuldige dossiervorming rond re-integratie.
• Heeft deskundige ondersteuning georganiseerd via bedrijfsarts of arbodienst.
• Heeft waar nodig afspraken met deskundigen en andere partijen die herstel of werkhervatting kunnen ondersteunen.

Checklist preventie van uitval en gezondheidsschade

Preventie gaat een stap terug. In plaats van pas handelen wanneer iemand is uitgevallen, kijk je naar risico's die gezondheidsschade kunnen veroorzaken. Werkgever, leidinggevende en medewerker hebben daarbij ieder een rol. Wie verder wil verdiepen hoe arbeidsomstandigheden en dagelijks gedrag bijdragen aan gezondheid, kan ook kijken naar veilig en gezond werken binnen de organisatie.

Rol van de leidinggevende bij preventie

• Zorgt voor aandacht voor gezonde en veilige arbeidsomstandigheden op de afdeling.
• Kent de belangrijkste arbeidsrisico's die bij het werk horen.
• Weet welke maatregelen zijn afgesproken om gezondheidsrisico's te beperken.
• Houdt toezicht op de uitvoering van afgesproken veiligheids- en gezondheidsmaatregelen.
• Bespreekt signalen van overbelasting, onveiligheid of ongezond werk tijdig.

Rol van medewerkers bij preventie

• Werken volgens de afgesproken veiligheids- en gezondheidsvoorschriften.
• Zijn zich bewust van relevante arbeidsrisico's bij hun werkzaamheden.
• Melden incidenten, risico's en onveilige situaties.
• Gebruiken beschikbare hulpmiddelen en beschermingsmiddelen op de juiste manier.
• Geven aan wanneer werkzaamheden structureel tot te hoge belasting leiden.

Rol van de organisatie bij preventie

• Heeft doelstellingen op het gebied van veilig en gezond werken.
• Heeft zicht op de belangrijkste arbeidsrisico's binnen de organisatie.
• Beschikt over een actuele risico-inventarisatie en -evaluatie.
• Neemt passende maatregelen naar aanleiding van gesignaleerde risico's.
• Controleert periodiek of preventieve maatregelen daadwerkelijk werken.
• Geeft medewerkers en leidinggevenden informatie en instructie over veilig en gezond werken.

Checklist voor het bevorderen van inzetbaarheid

Inzetbaarheid gaat verder dan het voorkomen van verzuim. De centrale vraag wordt dan: zijn medewerkers nu en in de toekomst in staat en bereid om het werk goed te doen? Daarbij spelen gezondheid, motivatie, competenties, flexibiliteit, ontwikkeling en veranderingen binnen de organisatie een rol. Op dit niveau ontstaat de verbinding tussen wat de organisatie nodig heeft en wat medewerkers kunnen, willen en nodig hebben.

Rol van leidinggevenden bij het bevorderen van inzetbaarheid

• Kennen de organisatiedoelstellingen en kunnen die vertalen naar de eigen afdeling of het eigen team.
• Maken duidelijk welke resultaten en kwaliteiten nu en in de toekomst nodig zijn.
• Geven duidelijke kaders zodat medewerkers weten wat van hen wordt verwacht.
• Bespreken regelmatig functioneren, motivatie, ontwikkeling en toekomstmogelijkheden.
• Hebben aandacht voor gezondheid, vitaliteit en signalen van overbelasting.
• Geven waardering en bruikbare feedback.
• Onderzoeken samen met medewerkers welke ontwikkeling nodig is om inzetbaar te blijven.

Rol van medewerkers bij het bevorderen van inzetbaarheid

Duurzame inzetbaarheid vraagt ook om eigen verantwoordelijkheid. Een organisatie kan ontwikkeling mogelijk maken, maar de medewerker moet zelf nadenken over gezondheid, vakmanschap, motivatie en toekomst. Het nemen van eigen regie op duurzame inzetbaarheid speelt daarom een belangrijke rol.

• Onderhouden hun vakkennis en competenties.
• Zijn zich bewust van hun gezondheid en vitaliteit en nemen daar waar mogelijk verantwoordelijkheid voor.
• Weten welke waarden en behoeften voor hen belangrijk zijn in het werk.
• Denken na over hun motivatie en de aansluiting tussen persoon, functie en organisatie.
• Staan open voor veranderingen in werkzaamheden, rollen en benodigde vaardigheden.
• Denken vooruit over wat nodig is om ook op langere termijn inzetbaar te blijven.
• Bespreken tijdig wanneer werkzaamheden niet meer goed aansluiten bij mogelijkheden, ambities of belastbaarheid.

Rol van de organisatie bij het bevorderen van inzetbaarheid

• Heeft een heldere missie, visie en koers en vertaalt die naar wat dit betekent voor medewerkers.
• Heeft zicht op het huidige personeelsbestand, zowel kwalitatief als kwantitatief.
• Denkt vooruit over de kennis, vaardigheden en personele capaciteit die in de toekomst nodig zijn.
• Biedt mogelijkheden voor leren, ontwikkelen en interne mobiliteit.
• Heeft een duidelijke visie op leiderschap en organisatiecultuur.
• Ondersteunt leidinggevenden bij hun rol in ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid.
• Gebruikt relevante informatie over verzuim, inzetbaarheid, ontwikkeling en bevlogenheid om beleid bij te sturen.

Van verzuimbeleid naar duurzame inzetbaarheid

Wie uitsluitend naar ziekteverzuim kijkt, kijkt feitelijk pas wanneer er een probleem zichtbaar wordt. Preventie helpt om eerder te handelen, maar duurzame inzetbaarheid vraagt nog een stap verder. Dan kijk je ook naar ontwikkeling, competenties, motivatie, gezondheid en de toekomstige aansluiting tussen medewerker en organisatie. De vraag verandert van: hoe krijgen we iemand zo snel mogelijk terug? naar: wat is nodig om mensen nu en straks goed te laten functioneren?

Daarvoor moeten medewerker, leidinggevende en organisatie allemaal verantwoordelijkheid nemen. Dat betekent niet dat iedereen dezelfde verantwoordelijkheid heeft. Wel moet duidelijk zijn wie waarover gaat, welke ruimte iemand heeft en wanneer het gesprek gevoerd moet worden. Juist daar gaat het in de praktijk nog vaak mis. Er wordt veel beleid gemaakt, maar het echte gesprek over inzetbaarheid wordt uitgesteld totdat iemand vastloopt.

Veelgestelde vragen over inzetbaarheid van medewerkers

Inzetbaarheid wordt nog vaak vooral gekoppeld aan ziekteverzuim. Dat is te beperkt. De onderstaande vragen helpen om het onderwerp breder te bekijken en duidelijker te maken wat medewerker en organisatie van elkaar mogen verwachten.

Wie is verantwoordelijk voor duurzame inzetbaarheid?

Medewerker en organisatie hebben ieder een eigen verantwoordelijkheid. De medewerker kan werken aan gezondheid, ontwikkeling, motivatie en vakmanschap. De organisatie moet zorgen voor goede arbeidsomstandigheden, duidelijkheid, mogelijkheden tot ontwikkeling en een werkomgeving waarin inzetbaarheid bespreekbaar is. De leidinggevende vormt daarbij vaak de schakel tussen medewerker en organisatie.

Wat is het verschil tussen verzuimbegeleiding en duurzame inzetbaarheid?

Verzuimbegeleiding begint wanneer een medewerker ziek is of uitvalt en richt zich op herstel en werkhervatting. Duurzame inzetbaarheid is breder en kijkt ook naar medewerkers die gewoon aan het werk zijn. De vraag is dan wat zij nodig hebben om ook op langere termijn gezond, gemotiveerd en competent te blijven.

Welke rol heeft de bedrijfsarts bij inzetbaarheid?

De bedrijfsarts heeft vooral een medische en adviserende rol wanneer gezondheid en werk elkaar raken. De bedrijfsarts beoordeelt niet het functioneren van een medewerker en neemt de verantwoordelijkheid van leidinggevende of organisatie niet over. Wel kan hij adviseren over belastbaarheid, mogelijkheden voor arbeid en re-integratie.

Wanneer moet je over inzetbaarheid praten?

Niet pas wanneer iemand uitvalt of aangeeft het werk niet meer vol te houden. Juist regelmatige gesprekken over gezondheid, ontwikkeling, motivatie, veranderingen en toekomstverwachtingen kunnen helpen om eerder bij te sturen. Daarmee wordt inzetbaarheid een normaal onderdeel van het werk in plaats van een onderwerp dat alleen op tafel komt als het misgaat.

Wat levert een checklist duurzame inzetbaarheid op?

Een checklist maakt zichtbaar welke voorwaarden al op orde zijn en waar hiaten zitten. Je kunt ermee bekijken of verantwoordelijkheden helder zijn, of leidinggevenden het gesprek voeren, of medewerkers voldoende eigen verantwoordelijkheid nemen en of de organisatie vooruitkijkt naar toekomstige kennis, vaardigheden en personeelsbehoeften. De waarde zit uiteindelijk niet in het afvinken, maar in wat je daarna met de uitkomsten doet.