home / leiderschapsontwikkeling / verzuim inzetbaarheid / verzuimmanagement

Verzuimmanagement

Verzuimmanagement gaat over de manier waarop jouw organisatie omgaat met ziekteverzuim, inzetbaarheid en preventie. Bij het thema verzuim en inzetbaarheid draait het niet alleen om ziekmeldingen registreren, regels toepassen en verzuimcijfers bijhouden. De belangrijkste vragen zijn: welke visie heb je op inzetbaarheid, wie voert de regie, welke oorzaken spelen een rol en wat kun je als organisatie en leidinggevende beïnvloeden?

Verzuimmanagement begint met visie

Een effectieve aanpak begint niet bij een formulier, protocol of verzuimpercentage. Eerst moet duidelijk zijn hoe jouw organisatie kijkt naar gezondheid, inzetbaarheid en verantwoordelijkheid. Een goede visie op verzuim begint daarom wat mij betreft eigenlijk bij een visie op gezondheid en inzetbaarheid. Hoe zorg je ervoor dat mensen hun werk op een gezonde en duurzame manier kunnen blijven doen? Welke verantwoordelijkheid ligt bij de organisatie en welke bij de medewerker?

Dat vraagt meer dan het uitvoeren van wet- en regelgeving. Denk aan gezond werk, passende belasting, duidelijke verwachtingen, goede samenwerking, ontwikkeling en aandacht voor signalen dat iemand dreigt vast te lopen. Wanneer je pas over inzetbaarheid gaat nadenken nadat het ziekteverzuim fors is gestegen, ben je eigenlijk te laat. Gezonde organisaties proberen eerder te zien waar risico's ontstaan en welke omstandigheden kunnen worden verbeterd.

Wie heeft de regie bij verzuim?

Een terugkerende vraag is wie de regie voert zodra een medewerker uitvalt. Soms wordt vrijwel alles doorgeschoven naar de arbodienst of bedrijfsarts. Dat lijkt gemakkelijk, maar daarmee kun je ook verantwoordelijkheid uit de organisatie halen. De bedrijfsarts heeft een deskundige medische rol. De leidinggevende blijft echter verantwoordelijk voor het contact, de werkrelatie, afspraken en de praktische begeleiding binnen het werk.

Een leidinggevende hoeft geen diagnose te stellen. Dat moet hij ook vooral niet proberen. Wel moet hij kunnen praten over inzetbaarheid, werkzaamheden, verwachtingen en mogelijkheden. Wat kan iemand nog wel? Welke werkzaamheden passen op dit moment? Welke afspraken maken we? En wanneer spreken we elkaar weer? Verzuimmanagement vraagt dus om regie zonder doktertje te spelen.

Van visie naar verzuimbeleid en aanpak

Wanneer de visie helder is, kun je die vertalen naar verzuimbeleid. Daarin leg je vast wat medewerkers en leidinggevenden van elkaar mogen verwachten bij ziekmelding, begeleiding, herstel en terugkeer naar werk. Goed beleid geeft duidelijkheid en voorkomt dat iedere leidinggevende zelf het wiel opnieuw uitvindt.

Daarna komt de praktische verzuimaanpak. Hoe snel neem je contact op? Hoe voer je gesprekken? Hoe ga je om met frequent verzuim? Wat doe je wanneer werk of samenwerking een rol speelt? Wanneer schakel je deskundigen in? Juist daar blijkt of visie en beleid werkelijk iets betekenen of alleen netjes in een document staan.

Verzuimcijfers vertellen niet het hele verhaal

Verzuimcijfers zijn nuttig wanneer ze goed en eenduidig worden geregistreerd. Maar een percentage op zichzelf zegt nog weinig. Je wilt weten waar het verzuim zit, welke patronen zichtbaar zijn en welke ontwikkeling je ziet. Is er vooral sprake van langdurig verzuim of juist veel korte meldingen? Zijn er verschillen tussen teams? Zie je veranderingen na een reorganisatie of wisseling van leidinggevende?

Verzuimcijfers zijn managementinformatie, geen diagnose. Ze moeten vragen oproepen. Waarom gebeurt dit hier? Wat zien we nog meer? Welke factoren kunnen een rol spelen? En wat gaan we ermee doen? Wie cijfers alleen in een spreadsheet zet en vervolgens in de bureaula stopt, doet aan registratie maar nog niet aan verzuimmanagement.

Een goed verzuimgesprek maakt verschil

Leidinggevenden voelen zich nog weleens ongemakkelijk wanneer een medewerker zich ziek meldt. Wat mag je vragen? Wat kun je bespreken? Hoe toon je belangstelling zonder medische grenzen over te gaan? En hoe voorkom je dat het gesprek verandert in een discussie over de vraag of iemand wel of niet ziek genoeg is?

Daarom is het verzuimgesprek belangrijk. Zo'n gesprek gaat over contact houden, arbeidsmogelijkheden onderzoeken, verwachtingen uitspreken en afspraken maken. Je hoeft niet te weten wat iemand medisch mankeert om een goed gesprek te kunnen voeren over werk en inzetbaarheid.

Verzuimmanagement is meer dan regels toepassen

Regels zijn nodig. Procedures zijn nodig. Duidelijkheid over rechten en plichten is nodig. Maar daarmee heb je nog geen goede verzuimaanpak. Juist de zachte kant kan doorslaggevend zijn: hoe communiceer je, hoe veilig is het om problemen te bespreken, hoe wordt met conflicten omgegaan en hoeveel vertrouwen bestaat er tussen medewerker en leidinggevende?

Daarom kijk ik bij verzuimmanagement ook naar werkdruk, samenwerking, motivatie, autonomie, leidinggeven en passend werk. Dat betekent niet dat ieder verzuimprobleem door de organisatie veroorzaakt wordt. Het betekent wel dat je moet onderzoeken waar jouw invloed ligt. Niet alles is beïnvloedbaar, maar meer dan alleen het formulier en het verzuimpercentage.

Wanneer is verzuimmanagement op orde?

Je hoeft daarvoor geen enorm systeem te bouwen. Wel moet een aantal zaken kloppen. Er is een heldere visie, verantwoordelijkheden zijn duidelijk, leidinggevenden weten wat zij moeten doen en medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt. De organisatie gebruikt informatie om te leren en grijpt niet pas in wanneer het verzuim uit de hand loopt.

• Er is een duidelijke visie op verzuim en inzetbaarheid.
• Verantwoordelijkheden zijn helder verdeeld.
• Leidinggevenden weten hoe zij een verzuimgesprek voeren.
• Arbeidsmogelijkheden worden serieus onderzocht.
• Verzuimcijfers worden gebruikt om patronen te herkennen.
• Oorzaken in het werk worden bespreekbaar gemaakt.
• Verzuimbeleid wordt consequent en menselijk toegepast.
• Preventie krijgt aandacht voordat uitval ontstaat.

Dan wordt verzuimmanagement geen administratief systeem rond ziekte, maar een manier om gezondheid, inzetbaarheid en verantwoordelijkheid met elkaar te verbinden.

Veelgestelde vragen over verzuimmanagement

Verzuimmanagement roept vooral vragen op over verantwoordelijkheid, beïnvloedbaarheid en de rol van de leidinggevende. Hieronder vijf vragen die helpen om de aanpak scherper te krijgen.

Wat is verzuimmanagement?

Verzuimmanagement is de manier waarop een organisatie verzuim voorkomt, begeleidt en beheerst. Het verbindt visie, beleid, leidinggeven, gesprekken, cijfers en inzetbaarheid.

Is ziekte hetzelfde als arbeidsongeschiktheid?

Nee. Iemand kan gezondheidsklachten hebben en toch bepaalde werkzaamheden kunnen uitvoeren. Welke arbeidsmogelijkheden er zijn, moet zorgvuldig worden beoordeeld. Voor leidinggevenden is vooral van belang dat zij spreken over werk en inzetbaarheid en niet zelf medische conclusies trekken.

Wie is verantwoordelijk voor verzuimbegeleiding?

Verzuimbegeleiding is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Medewerker, werkgever, leidinggevende, bedrijfsarts en eventueel andere deskundigen hebben ieder hun eigen rol. De leidinggevende blijft belangrijk voor contact, afspraken en begeleiding in het dagelijkse werk.

Kun je ziekteverzuim beïnvloeden?

Niet iedere ziekte of uitval is te voorkomen. Een organisatie kan wel invloed uitoefenen op omstandigheden die inzetbaarheid ondersteunen, zoals gezond werk, duidelijke verwachtingen, passende belasting, samenwerking en tijdige begeleiding.

Wat is het verschil tussen verzuimbeleid en verzuimmanagement?

Verzuimbeleid beschrijft de afspraken en kaders. Verzuimmanagement is breder en gaat ook over de dagelijkse uitvoering, leidinggevende praktijk, verzuimgesprekken, analyse, preventie en de manier waarop de organisatie stuurt op inzetbaarheid.