home / leiderschapsontwikkeling / modern leiderschap / visionair / strategie / strategische personeelsplanning

Strategische personeelsplanning

Strategische personeelsplanning is belangrijk in iedere onderneming. Op het moment dat ik dit schrijf is er personeelskrapte op de arbeidsmarkt. Maar ik loop al wat langer mee en ken ook de tijd dat er een groot aanbod van werknemers was. In beide situaties is strategische personeelsplanning van belang. Binnen de strategie van jouw organisatie gaat het immers niet alleen over markt, klanten en middelen, maar ook over de vraag welke mensen je straks nodig hebt om die strategie waar te maken.

Begin bij de richting van de organisatie

Strategische personeelsplanning begint niet bij het huidige organigram en ook niet bij de vraag hoeveel vacatures er openstaan. Eerst moet je weten waar de organisatie naartoe wil. Groeit de organisatie? Krimpt zij? Verandert het productaanbod? Wordt technologie belangrijker? Gaan werkzaamheden verdwijnen of juist ontstaan? Welke markten wil je bedienen?

Pas daarna kun je de personeelsvraag goed formuleren. Als je over vijf jaar iets anders wilt zijn dan vandaag, heb je waarschijnlijk ook andere kennis en andere functies nodig. Daarom moet personeelsplanning voortkomen uit strategie en niet andersom.

Kwantitatief én kwalitatief vooruitkijken

Bij de kwantitatieve kant kijk je naar aantallen. Hoeveel medewerkers heb je nodig? Welke uitstroom verwacht je door pensionering of vertrek? Hoeveel groei of krimp verwacht je? Welke capaciteit heb je nodig om het werk te kunnen doen? Dat zijn belangrijke vragen, maar ze zijn niet genoeg.

De kwalitatieve kant is minstens zo belangrijk. Welke competenties moeten medewerkers straks hebben? Welke vakkennis blijft essentieel? Welke nieuwe vaardigheden worden belangrijker? Denk aan digitalisering, communicatie, autonomie, probleemoplossend vermogen en veranderbereidheid. Strategische personeelsplanning gaat dus niet alleen over hoofden tellen. Het gaat over de vraag welke mensen je nodig hebt om de toekomst van jouw organisatie mogelijk te maken.

Ontwikkelbereidheid en ontwikkelvermogen faciliteren

Tegenwoordig gaat het steeds meer over het faciliteren van ontwikkelbereidheid en ontwikkelvermogen. Mensen moeten niet alleen vandaag geschikt zijn voor hun functie, maar zich ook kunnen voorbereiden op werk dat verandert. Dat kan via horizontale of verticale loopbaanontwikkeling. Horizontaal betekent dat iemand zich ontwikkelt naar een andere of bredere functie op vergelijkbaar niveau. Verticaal betekent dat iemand doorgroeit naar een zwaardere of hogere functie.

Ambitie en beloning spelen daarbij natuurlijk een rol, maar ook persoonlijke behoeften, talenten en mogelijkheden. Niet iedereen hoeft leidinggevende te worden om zich te ontwikkelen. Een vakman kan zich verdiepen, verbreden of specialist worden. Strategische personeelsplanning moet dus ruimte bieden voor meerdere vormen van groei.

Mobiliteit is breder dan doorgroeien binnen de organisatie

Personeelsplanning gaat ook over mobiliteit van baan naar baan. Soms binnen de eigen organisatie, soms daarbuiten. Organisaties krijgen via strategische personeelsplanning zicht op welke mensen en functies zij in de toekomst nodig hebben. Medewerkers krijgen op hun beurt zicht op welke werkzaamheden blijven bestaan, veranderen of verdwijnen.

Dat maakt het mogelijk om tijdig te bewegen. Een medewerker kan zich voorbereiden op een andere functie voordat zijn huidige werk verdwijnt. De organisatie kan kennis opbouwen voordat er een tekort ontstaat. Dat is wat anders dan wachten tot er ineens een probleem is en dan verbaasd constateren dat niemand beschikbaar is.

Ontwikkelen is het sleutelwoord

Bij strategische personeelsplanning kom je vanzelf terecht bij ontwikkeling. Daarbij gebruik ik graag de trits kunnen, willen en zijn. Kunnen gaat over kennis, vaardigheden en ervaring. Willen gaat over motivatie, behoeften, drijfveren en ambitie. Zijn gaat over persoonlijke waarden, kwaliteiten, overtuigingen en talenten.

• Kennis vermeerderen.
• Vaardigheden ontwikkelen.
• Nieuwe werkervaring opdoen.
• Bewust worden van behoeften en drijfveren.
• Zicht krijgen op persoonlijke waarden.
• Belemmerende en stimulerende overtuigingen herkennen.
• Kwaliteiten verder ontwikkelen.
• Talenten ontdekken en benutten.
• Motivatie, binding en betrokkenheid versterken.

Daarmee raakt strategische personeelsplanning rechtstreeks aan leren en ontwikkelen. Als je weet welke mensen je straks nodig hebt, kun je ook beter bepalen welke ontwikkeling nu al moet beginnen.

Van personeelsplanning naar strategisch opleidingsbeleid

Wanneer uit de personeelsplanning blijkt dat bepaalde kennis, vaardigheden of competenties straks ontbreken, moet je daar iets mee doen. Dan komt het strategisch opleidingsbeleid in beeld. Welke ontwikkeling is nodig? Wie moet zich ontwikkelen? Wanneer moet die ontwikkeling beginnen? En op welke manier organiseer je dat?

Ook hier geldt: niet wachten tot het tekort zichtbaar wordt. Als een vakman over drie jaar met pensioen gaat en niemand kent zijn werk, dan is drie jaar daarvoor een beter moment om kennis over te dragen dan drie weken voor zijn afscheid.

Job design hoort er ook bij

Wat ik ook belangrijk vind, is job design. Strategische personeelsplanning gaat niet alleen over formele taakeisen, maar ook over de vraag of werk uitvoerbaar en aantrekkelijk blijft. Denk aan een plezierige werkplek, voldoende regelmogelijkheden, sociale steun en autonomie. Zoals iemand pas tegen me zei: "Ik word helemaal gestoord in zo'n grote kantoortuin." Dan kun je een prachtige functieomschrijving hebben, maar als de werkomgeving niet past, blijft er toch een probleem.

Dat soort onderwerpen moet bespreekbaar blijven. Hoe is het werk ingericht? Welke belasting ervaren mensen? Hoeveel regelruimte hebben ze? Kunnen ze hun werk goed doen? Een strategische personeelsplanning die alleen naar aantallen kijkt en niet naar werkontwerp, mist een belangrijk deel.

Bevlogenheid en personeelsplanning

Ook bevlogenheid hoort hierbij. Factoren die invloed hebben op bevlogenheid liggen onder andere bij gezondheid, veranderingsbereidheid, leiderschap en mobiliteit. Als medewerkers geen perspectief zien, geen ruimte ervaren of al jaren hetzelfde werk doen zonder ontwikkeling, moet je niet verbaasd zijn dat de energie langzaam verdwijnt.

Strategische personeelsplanning kan helpen om beweging mogelijk te maken. Niet door iedereen iedere twee jaar van stoel te wisselen, maar door bewust te kijken naar ontwikkeling, inzetbaarheid en perspectief. Mensen willen weten waar de organisatie naartoe gaat en wat dat voor hun eigen toekomst betekent.

Drie vragen die je in ieder geval moet stellen

Strategische personeelsplanning hoeft niet ingewikkelder te worden dan nodig. Maar een aantal vragen moet je wel kunnen beantwoorden:

• Hebben we zicht op hoeveel medewerkers we over vijf jaar nodig hebben?
• Weten we welke kennis, vaardigheden en competenties dan noodzakelijk zijn?
• Hebben medewerkers zicht op functies en werkzaamheden die in de toekomst nodig zijn?
• Ondersteunen we medewerkers om van hun huidige functie naar een toekomstige functie te bewegen?
• Weten we welke uitstroom we kunnen verwachten?
• Hebben we in beeld welke kennis dreigt te verdwijnen?
• Weten we welke functies veranderen of mogelijk verdwijnen?
• Hebben we voldoende aandacht voor mobiliteit binnen en buiten de organisatie?

Wanneer het antwoord op veel van deze vragen "nee" is, dan heb je misschien wel een personeelsadministratie, maar nog niet echt strategische personeelsplanning.

Strategische personeelsplanning is geen glazen bol

Je kunt niet precies voorspellen hoe de arbeidsmarkt er over vijf jaar uitziet. Je weet ook niet exact welke technologie dan beschikbaar is of welke medewerker zal vertrekken. Dat hoeft ook niet. Strategische personeelsplanning is geen glazen bol. Het gaat erom dat je vooruitkijkt, scenario's onderzoekt en niet pas reageert wanneer de verandering al voor de deur staat.

Dat vraagt regelmatig herijken. De strategie verandert, de markt verandert en mensen veranderen. Kijk daarom periodiek opnieuw naar de aannames waarop jouw personeelsplanning is gebaseerd. Niet om iedere maand alles om te gooien, maar om op tijd te zien wanneer de werkelijkheid een andere kant op beweegt.

Wat hoort in strategische personeelsplanning?

Voor mij bestaat een goede strategische personeelsplanning uit een verbinding tussen richting, aantallen, kwaliteit en ontwikkeling. Je kijkt naar wat de organisatie wil worden en welke mensen daarvoor nodig zijn. Vervolgens bepaal je wat je al in huis hebt, wat er ontbreekt en hoe je het verschil overbrugt.

• De toekomstige richting van de organisatie.
• Verwachte groei of krimp.
• Verwachte instroom en uitstroom.
• Benodigde aantallen medewerkers.
• Benodigde kennis en competenties.
• Veranderende functies en werkzaamheden.
• Loopbaan- en mobiliteitsmogelijkheden.
• Ontwikkel- en opleidingsbehoeften.
• Job design en duurzame inzetbaarheid.
• Regelmatige herijking van de planning.

Dan wordt strategische personeelsplanning veel meer dan vooruitrekenen hoeveel medewerkers je straks nodig hebt. Het wordt een manier om organisatieontwikkeling en ontwikkeling van mensen bewust aan elkaar te verbinden.

Veelgestelde vragen over strategische personeelsplanning

Strategische personeelsplanning wordt vaak teruggebracht tot aantallen, terwijl juist de combinatie van capaciteit, kwaliteit en ontwikkeling belangrijk is.

Wat is het doel van strategische personeelsplanning?

Het doel is om tijdig te weten hoeveel medewerkers je nodig hebt en over welke kennis, vaardigheden en competenties zij moeten beschikken om de toekomstige strategie van de organisatie te kunnen uitvoeren.

Hoe ver moet strategische personeelsplanning vooruitkijken?

Dat hangt af van de organisatie en snelheid waarmee het werk verandert. Vijf jaar kan bruikbaar zijn, maar in sommige sectoren is drie jaar al behoorlijk ver vooruit. Belangrijker is dat je ver genoeg kijkt om ontwikkeling en werving tijdig te kunnen starten.

Is strategische personeelsplanning alleen een taak van HRM?

Nee. HRM kan het proces ondersteunen, maar directie en management moeten de toekomstige richting bepalen en leidinggevenden weten welke ontwikkeling in hun teams speelt. Zonder die verbinding wordt personeelsplanning al snel een HR-oefening op papier.

Wat is het verschil tussen personeelsplanning en strategische personeelsplanning?

Gewone personeelsplanning kijkt vooral naar de huidige of nabije bezetting. Strategische personeelsplanning kijkt verder vooruit en verbindt aantallen, functies en competenties aan de toekomstige koers van de organisatie.

Wat doe je wanneer functies in de toekomst verdwijnen?

Dan is tijdig gesprek en ontwikkeling belangrijk. Onderzoek welke andere werkzaamheden mogelijk zijn, welke kennis iemand kan ontwikkelen en of mobiliteit binnen of buiten de organisatie nodig wordt. Wachten tot de functie daadwerkelijk verdwijnt maakt de overgang meestal onnodig moeilijk.