home / leiderschapsontwikkeling / modern leiderschap / kernwaarden / tijdigheid snelheid

Tijdigheid en snelheid dragen bij aan betrouwbaarheid

Tijdigheid en snelheid van handelen kunnen een belangrijke kernwaarde van jouw organisatie zijn. Is tijdigheid een belangrijke waarde binnen jouw team of organisatie? Worden afspraken op tijd nagekomen? Reageer je snel wanneer dat nodig is? Of gebeurt er veel op het laatste moment en moet de klant er steeds opnieuw achteraan? In dit artikel ga ik in op tijdigheid als kernwaarde. Want op tijd zijn lijkt misschien vanzelfsprekend, maar wanneer het structureel niet gebeurt, merk je pas hoeveel invloed het heeft op vertrouwen en betrouwbaarheid.

Wat is tijdig?

Tijdigheid is wat anders dan haast

Dat onderscheid vind ik belangrijk. Tijdigheid betekent niet dat alles onmiddellijk moet. Wie altijd haast heeft, werkt niet automatisch tijdig. Misschien juist niet. Haast kan leiden tot slordigheid, half werk en fouten die later opnieuw hersteld moeten worden. Tijdigheid vraagt om timing, planning en het vermogen om prioriteiten te stellen. Soms moet je direct handelen en soms moet je juist eerst goed nadenken. De vraag is steeds: wat vraagt deze situatie en welke termijn hebben we afgesproken?

Tijdigheid vraagt snelheid en directheid

Tijdigheid vraagt op bepaalde momenten wel degelijk snelheid van handelen. Niet onnodig laten liggen, niet eindeloos doorschuiven en niet drie weken wachten met een antwoord dat in tien minuten gegeven had kunnen worden. Ik vroeg aan driehonderd mensen wat zij verstaan onder tijdigheid en snelheid van handelen. Daar kwam een prachtige en vooral praktische opsomming uit:

• Overbodige processen schrappen.
• Adequaat en snel helpen.
• Redelijke behandeltermijnen hanteren.
• Bereikbaar zijn, telefonisch, fysiek en online.
• Beschikbaar zijn.
• Eén aanspreekpunt bieden.
• Wanneer je het zelf niet weet, doorsturen naar de juiste persoon.
• Doelgericht werken.
• Doelmatig werken.
• Doorlooptijden van aanvragen verkorten waar mogelijk.
• Gegevens maar één keer uitvragen.
• Eenvoud nastreven.
• Effectief en efficiënt werken.
• Voorkomen dat mensen van het kastje naar de muur worden gestuurd.
• Gestructureerd werken volgens een planning en minder ad hoc.
• Goed luisteren naar klachten en daar eerder op reageren.
• Een goede planning hanteren.
• Korte lijnen organiseren.
• Redelijke termijnen afspreken en nakomen.
• Toegankelijk zijn.
• Zoveel mogelijk klaar terwijl je wacht.

Redelijke termijnen afspreken en nakomen

Daar zit voor mij veel in. Tijdigheid begint niet met onrealistische beloftes maar met redelijke termijnen. Als jij weet dat iets vijf werkdagen kost, moet je niet zeggen dat het morgen klaar is omdat de klant dat graag hoort. Dan creëer je zelf onbetrouwbaarheid. Beter is: duidelijk afspreken wanneer iets klaar is en die afspraak vervolgens nakomen. En wanneer dat onverhoopt niet lukt, wacht je niet tot de deadline voorbij is. Dan meld je tijdig dat er iets verandert. Ook dat is tijdigheid.

Tijdigheid vergroot betrouwbaarheid

Tijdigheid vergroot de betrouwbaarheid van jouw organisatie. Dat geldt richting klanten maar net zo goed tussen medewerkers onderling. Worden vragen in één keer beantwoord of moet iemand er vier keer achteraan? Krijg je de notulen van het werkoverleg kort na afloop of vijf minuten voordat de volgende vergadering begint? Halen we samen de afgesproken deadlines of weten we die structureel niet te halen en komt iedereen ermee weg? Zijn we op tijd bij een meeting of zit het inmiddels in onze cultuur dat een aantal mensen altijd te laat binnenkomt waardoor iedere vergadering te laat begint en ook weer te laat eindigt?

Zie je wat er gebeurt? Tijdigheid vergroot vertrouwen. Je weet wat je aan elkaar hebt. Als iemand zegt: vrijdag heb je het, dan hoef je donderdag niet alvast te bellen om te vragen of vrijdag werkelijk vrijdag betekent.

Snel reageren is niet hetzelfde als meteen oplossen

Ook dat verschil wil ik maken. Soms kun je een vraag niet onmiddellijk beantwoorden of een probleem niet direct oplossen. Dat hoeft ook niet. Maar je kunt vaak wel snel reageren. "Ik heb jouw vraag ontvangen, ik moet dit uitzoeken en uiterlijk donderdag kom ik erop terug." Dat kost misschien twee minuten maar geeft de ander duidelijkheid. Stilte daarentegen zorgt al snel voor onzekerheid. Is mijn mail aangekomen? Gebeurt er iets mee? Moet ik nogmaals bellen? Een snelle eerste reactie kan dus veel bijdragen aan de beleving van tijdigheid zonder dat de hele zaak meteen afgerond hoeft te zijn.

Korte lijnen helpen

Tijdigheid wordt een stuk gemakkelijker wanneer mensen elkaar snel kunnen vinden. Als iedere vraag via drie functionarissen, twee formulieren en een wekelijkse vergadering moet lopen, moet je niet verbaasd zijn dat processen traag worden. Korte lijnen, duidelijke verantwoordelijkheden en weten wie waarover beslist helpen enorm. Dat betekent niet dat iedere procedure overbodig is. Maar een organisatie mag zichzelf best af en toe de vraag stellen waarom iets langs vijf bureaus moet voordat iemand een beslissing kan nemen.

Besluitvaardigheid hoort erbij

Tijdigheid vraagt daarom ook besluitvaardigheid in alle gelederen van de organisatie. Sommige dossiers liggen niet stil omdat niemand weet wat er moet gebeuren, maar omdat niemand een besluit durft te nemen. Er wordt nog een overleg gepland, nog iemand geraadpleegd en nog een aanvullende notitie geschreven. Soms is dat noodzakelijk. Maar soms weten we allang genoeg en ontbreekt vooral iemand die zegt: zo gaan we het doen.

Tijdigheid en kwaliteit kunnen botsen

Snelheid en kwaliteit kunnen soms met elkaar botsen. De klant wil iets vandaag en jij weet dat je voor goed werk tot morgen nodig hebt. Dan is tijdigheid niet dat je maar snel iets halfs aflevert. De vraag is welke kwaliteit je hebt afgesproken en welke termijn daarbij realistisch hoort. Andersom kan kwaliteitsgerichtheid ook een excuus worden om eindeloos te blijven schaven. Dan is iets nooit af en wordt iedere deadline gemist omdat het misschien nog een procent beter kan. De kunst zit dus in de balans: goed werk leveren binnen een termijn die past bij wat je hebt beloofd.

Te laat beginnen veroorzaakt haast aan het einde

Veel problemen met tijdigheid ontstaan niet op het moment van de deadline maar veel eerder. Als je drie weken hebt voor een klus en pas in de laatste drie dagen begint, wordt tijdsdruk bijna onvermijdelijk. Vervolgens moeten collega's ineens alles laten vallen omdat jij op het laatste nippertje nog informatie nodig hebt. Tijdigheid raakt daarom ook planning en verantwoordelijkheid. Wie zijn eigen werk steeds uitstelt, organiseert uiteindelijk de haast van een ander.

De valkuil van snelheid

Ook snelheid heeft een valkuil. Een organisatie kan zo trots zijn op snel schakelen dat nadenken bijna verdacht wordt. Alles moet vandaag, iedere mail krijgt meteen het label urgent en mensen worden voortdurend uit hun werk gehaald omdat ergens weer iets "even tussendoor" moet. Dan wordt snelheid geen kracht meer maar onrust. Uiteindelijk neemt de kwaliteit af, raken mensen het overzicht kwijt en blijkt snel werken vooral veel herstellen op te leveren.

Alles urgent betekent dat niets meer urgent is

Daarom moet je onderscheid blijven maken. Niet iedere vraag is spoed. Niet iedere klantvraag hoeft binnen vijf minuten opgelost te zijn en niet ieder intern verzoek verdient onmiddellijk voorrang. Wanneer alles urgent wordt genoemd, kun je niet meer prioriteren. Tijdigheid vraagt juist dat je weet wat nu moet, wat vandaag moet en wat rustig tot volgende week kan wachten.

Wat merk je van tijdigheid in de cultuur?

Wanneer tijdigheid werkelijk een kernwaarde is, zie je dat terug in allerlei kleine gewoonten. Vergaderingen beginnen op tijd. Mensen komen terug op afspraken zonder dat anderen erachteraan hoeven. Deadlines worden serieus genomen. Klachten blijven niet weken liggen. Besluiten krijgen een vervolg en mails verdwijnen niet in een zwart gat. Het klinkt allemaal niet spectaculair, maar juist deze kleine dingen bepalen sterk of mensen een organisatie als betrouwbaar ervaren.

Wat vraagt tijdigheid van leiderschap?

Leidinggevenden hebben hierin een duidelijke voorbeeldfunctie. Wie zelf voortdurend te laat komt, afspraken vergeet en besluiten laat liggen, moet niet verbaasd zijn wanneer hetzelfde gedrag in het team ontstaat. Tegelijk moet je als leidinggevende ook voorkomen dat snelheid de enige maatstaf wordt. Medewerkers hebben duidelijke prioriteiten, haalbare termijnen en voldoende ruimte nodig om goed werk te leveren. Tijdigheid betekent dus zowel tempo maken waar het kan als begrenzen waar haast onnodig is.

Wanneer is tijdigheid werkelijk een kernwaarde?

Niet wanneer "wij reageren snel" op de website staat terwijl klanten na twee weken nog niets gehoord hebben. Niet wanneer deadlines alleen gelden zolang het uitkomt. En ook niet wanneer medewerkers voortdurend brandjes blussen die ontstaan omdat niemand op tijd gepland of besloten heeft. Tijdigheid leeft wanneer mensen bewust omgaan met termijnen, afspraken nakomen, op het juiste moment handelen en de ander niet onnodig laten wachten.

Dan draagt tijdigheid rechtstreeks bij aan betrouwbaarheid. Niet omdat alles altijd onmiddellijk gebeurt, maar omdat mensen weten waar ze aan toe zijn. Op tijd dus. Niet steeds op het laatste nippertje.

Veelgestelde vragen over tijdigheid en snelheid

Tijdigheid lijkt eenvoudig totdat snelheid, kwaliteit, prioriteiten en verwachtingen tegelijk om aandacht vragen. Juist dan wordt duidelijk wat deze kernwaarde in de praktijk vraagt.

Wat doe je wanneer een deadline niet meer haalbaar is?

Meld het voordat de deadline verstreken is. Leg uit wat er gebeurt, geef aan wat nog wel haalbaar is en maak een nieuwe concrete afspraak. Een tegenvaller hoeft vertrouwen niet direct te beschadigen. Niets laten horen meestal wel.

Hoe voorkom je dat tijdigheid leidt tot voortdurend haastwerk?

Door eerder te plannen en duidelijke prioriteiten te stellen. Wie tijdigheid pas vlak voor de deadline belangrijk vindt, organiseert vooral haast. Goed plannen geeft juist ruimte om op tijd én zorgvuldig te werken.

Moet iedere klant even snel geholpen worden?

Nee. De urgentie kan verschillen. Een stilstaande productielijn vraagt iets anders dan een algemene informatievraag. Wel moet duidelijk zijn welke termijnen klanten kunnen verwachten en waarom bepaalde zaken voorrang krijgen.

Wat doe je met collega's die structureel te laat leveren?

Dan is het verstandig om niet alleen de losse gemiste deadline te bespreken maar het patroon. Is de planning onrealistisch, ontbreken prioriteiten, is iemand overbelast of wordt uitstel een gewoonte? Pas wanneer je de oorzaak kent, kun je gericht verbeteren. Structureel afspraken niet nakomen mag ondertussen wel gewoon benoemd worden.

Kan een organisatie ook te snel beslissen?

Zeker. Besluitvaardigheid betekent niet dat je zonder voldoende informatie ergens doorheen moet jagen. Soms is uitstellen verstandig omdat belangrijke gegevens ontbreken. Het verschil zit erin dat je bewust besluit om nog niet te beslissen in plaats van dat een onderwerp blijft liggen omdat niemand verantwoordelijkheid neemt.