home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / functioneringsgesprekken / functioneringsgesprek effect

Functioneringsgesprek levert weinig op: hoe komt dat?

In sommige organisaties levert het functioneringsgesprek bar weinig op. Het gesprek duurt een kwartier, leidinggevende en medewerker hebben elkaar weinig te vertellen en na afloop gaat iedereen weer over tot de orde van de dag. Dan kun je je terecht afvragen wat het nut nog is. Toch ligt het probleem meestal niet bij het functioneringsgesprek zelf. Het probleem is eerder dat het gesprek onvoldoende verbonden is met het dagelijkse functioneren. En daar zit wat mij betreft precies de kern: het gaat niet om het functioneringsgesprek, het gaat om functioneren.

Waarom levert een functioneringsgesprek weinig op?

Daar kunnen allerlei oorzaken voor zijn. Soms onderschat de leidinggevende het belang van functioneren en krijgt het gesprek weinig voorbereiding of aandacht. Soms wordt het functioneringsgesprek alleen interessant gevonden wanneer er problemen zijn. Ook komt het voor dat een formulier belangrijker is geworden dan het gesprek zelf. Dan worden vakjes gevuld en vragen afgewerkt, maar wordt nauwelijks onderzocht wat iemand nodig heeft om goed te functioneren. Andere oorzaken kunnen zijn:

• De leidinggevende besteedt gedurende het jaar weinig aandacht aan het functioneren.
• Het gesprek wordt vooral gevoerd omdat het volgens de procedure moet.
• Leidinggevende en medewerker bereiden het gesprek nauwelijks voor.
• Er is onvoldoende duidelijkheid over taken, verwachtingen of verantwoordelijkheden.
• Het gesprek wordt vooral gebruikt wanneer een medewerker slecht functioneert.
• Er is weinig vertrouwen of onvoldoende veiligheid om werkelijk iets te zeggen.
• De leidinggevende is onvoldoende vaardig in het voeren van functioneringsgesprekken.
• De leidinggevende heeft onvoldoende inzicht in wat functioneren eigenlijk inhoudt.
• De afspraken uit eerdere gesprekken verdwijnen in een la en worden nooit meer besproken.

Het probleem zit dus lang niet altijd in het jaarlijkse gesprek. Wanneer er elf maanden nauwelijks over functioneren wordt gesproken, kun je moeilijk verwachten dat tijdens één gepland uur ineens een inhoudelijk fantastisch gesprek ontstaat.

Het gaat niet om het functioneringsgesprek, het gaat om functioneren

Dat is voor mij het belangrijkste punt van deze pagina. Organisaties kunnen enorm druk zijn met formulieren, formats, gespreksschema's en de vraag of een functioneringsgesprek één of twee keer per jaar moet plaatsvinden. Maar daarmee raak je gemakkelijk uit het oog waar het eigenlijk om gaat: functioneert de medewerker goed en wat is nodig om dat functioneren ook in de toekomst mogelijk te maken?

Daar horen veel interessantere vragen bij. Functioneert jouw medewerker zoals de organisatie het voor ogen heeft? Worden kwaliteiten voldoende benut? Zijn taken en verantwoordelijkheden duidelijk? Hoe ontwikkelt de functie zich? Houdt de medewerker voldoende aansluiting bij veranderingen in het werk? Hoe verloopt de samenwerking met de leidinggevende en met collega's? Zijn er ontwikkelpunten? Is scholing nodig? Zijn er omstandigheden die goed functioneren juist belemmeren?

Wanneer over dit soort zaken gedurende het jaar regelmatig wordt gesproken, heb je tijdens het functioneringsgesprek meestal ook iets te bespreken. Wanneer niemand zich gedurende het jaar met deze vragen bezighoudt, wordt het jaarlijkse gesprek vanzelf een administratief circus.

Een formulier geeft geen inhoud aan het gesprek

Een formulier kan helpen om onderwerpen te structureren en afspraken vast te leggen. Daar is niets mis mee. Het wordt een probleem wanneer het formulier het gesprek gaat bepalen. Dan krijg je vragen als: “Hoe vind je dat het gaat?” “Goed.” “Samenwerking?” “Ook goed.” “Nog wensen?” “Nee.” Volgende vakje.

De inhoud moet uit het functioneren komen en niet uit het formulier. Wanneer er gedurende het jaar concrete doelen, verwachtingen, ervaringen, resultaten en ontwikkelvragen zijn geweest, heb je stof genoeg. Het formulier kan die onderwerpen ondersteunen, maar niet produceren. Een leeg jaar wordt niet ineens een goed gesprek omdat iemand er een formulier van vijf pagina's naast legt.

Waarom veiligheid en vertrouwen verschil maken

Een gesprek kan ook weinig inhoud hebben omdat medewerker en leidinggevende niet zeggen wat er werkelijk speelt. De medewerker weet bijvoorbeeld allang dat bepaalde zaken niet goed lopen, maar heeft geleerd dat kritiek op de leidinggevende weinig gewaardeerd wordt. Of de leidinggevende vermijdt moeilijke onderwerpen omdat hij bang is voor een vervelende reactie. Dan lijkt het gesprek aan de oppervlakte misschien prima te verlopen, terwijl de relevante onderwerpen keurig onder tafel blijven.

Een functioneringsgesprek heeft een tweezijdig karakter. Dat betekent dat niet alleen het functioneren van de medewerker bespreekbaar is, maar ook omstandigheden, samenwerking en aansturing. Als daar onvoldoende veiligheid voor bestaat, verlies je een belangrijk deel van de mogelijke opbrengst van het gesprek.

Wanneer heeft een functioneringsgesprek wel effect?

Een functioneringsgesprek krijgt effect wanneer het onderdeel is van het normale leidinggeven. De onderwerpen mogen tijdens het gesprek uitgebreider worden besproken, maar ze zouden niet als een complete verrassing op tafel moeten komen. Zowel leidinggevende als medewerker weet waar het over gaat omdat functioneren gedurende het jaar al aandacht heeft gekregen.

Een zinvol functioneringsgesprek heeft wat mij betreft een paar duidelijke kenmerken:

• Het gesprek sluit aan op het dagelijkse functioneren.
• Beide partijen bereiden zich inhoudelijk voor.
• Er wordt besproken wat goed gaat en wat beter kan.
• Ook omstandigheden en aansturing komen aan bod.
• De medewerker kan zich open uitspreken.
• Er wordt vooruitgekeken naar ontwikkeling en toekomstige eisen.
• Afspraken zijn concreet en uitvoerbaar.
• Na het gesprek wordt daadwerkelijk op afspraken teruggekomen.

Het effect zit daarmee niet alleen in wat er tijdens dat ene uur gebeurt. De werkelijke opbrengst zie je daarna. Worden afspraken uitgevoerd? Verandert er iets in de aansturing? Krijgt de medewerker de afgesproken ondersteuning? Wordt ontwikkeling daadwerkelijk opgepakt? Pas dan krijgt het gesprek betekenis.

Wat kun je doen als functioneringsgesprekken nu weinig opleveren?

Begin vooral niet met een nieuw formulier. Onderzoek eerst waarom de gesprekken weinig inhoud hebben. Vraag leidinggevenden én medewerkers wat zij ervan ervaren. Vinden zij het gesprek zinvol? Waar lopen zij tegenaan? Welke onderwerpen worden gemist? Wat gebeurt er met afspraken? Is er gedurende het jaar voldoende contact over functioneren? Je krijgt dan veel beter zicht op het werkelijke probleem.

Daarna kun je bepalen wat nodig is. Misschien moeten leidinggevenden vaardiger worden in het voeren van het gesprek. Misschien moet het dagelijkse leidinggeven beter. Misschien zijn doelen en verantwoordelijkheden onvoldoende helder. Misschien moet het formulier juist veel eenvoudiger. En soms is het verstandig om ook medewerkers te helpen bij hun rol in het gesprek. Daarvoor kan bijvoorbeeld een workshop functioneringsgesprekken voor medewerkers geschikt zijn.

Pas wanneer je weet waar het misgaat, heeft het zin om iets te veranderen. Anders vervang je het ene systeem door het andere en heb je over twee jaar dezelfde discussie opnieuw.

Moet je functioneringsgesprekken afschaffen als ze niets opleveren?

Wanneer functioneringsgesprekken binnen jouw organisatie niet serieus worden genomen, vind ik het afbreukrisico groot. Een medewerker uitnodigen voor een gesprek waar de leidinggevende nauwelijks op voorbereid is en waar vervolgens niets mee gebeurt, geeft geen sterk signaal af. Dan kun je inderdaad beter eerst nadenken over de vraag waarom je het gesprek eigenlijk voert.

Maar daaruit volgt niet automatisch dat je het functioneringsgesprek moet afschaffen. Ook aan het afschaffen van het functioneringsgesprek zitten nadelen. De betere vraag is daarom: welk probleem proberen we op te lossen? Is het gesprek zelf het probleem of hebben we het functioneren gedurende het hele jaar onvoldoende aandacht gegeven?

Mijn lijn is simpel: of je neemt functioneren serieus en gebruikt het gesprek als één van de momenten waarop je daar bewust bij stilstaat, of je moet je afvragen waarom je het gesprek überhaupt organiseert. Een functioneringsgesprek voeren omdat het in januari weer op de planning staat, vind ik geen bijzonder sterk argument.

Samengevat: zorg eerst dat functioneren inhoud krijgt

Wanneer een functioneringsgesprek weinig oplevert, heeft het weinig zin om alleen aan het gesprek zelf te sleutelen. Kijk naar het hele jaar. Wordt functioneren besproken? Zijn verwachtingen duidelijk? Is er aandacht voor ontwikkeling? Worden problemen tijdig besproken? Kunnen medewerkers zich uitspreken? Komt de leidinggevende afspraken na? Wanneer daar weinig gebeurt, wordt het jaarlijkse functioneringsgesprek vanzelf leeg.

• Maak functioneren onderdeel van het dagelijkse leidinggeven.
• Gebruik het functioneringsgesprek niet alleen bij problemen.
• Laat het formulier ondersteunen en niet regeren.
• Zorg dat leidinggevende en medewerker zich voorbereiden.
• Maak ook omstandigheden en aansturing bespreekbaar.
• Zorg voor voldoende veiligheid en openheid.
• Kijk vooruit naar ontwikkeling en toekomstige eisen.
• Maak concrete afspraken en kom erop terug.

Dan wordt het functioneringsgesprek geen verplicht nummer meer, maar een logisch moment om uitgebreider stil te staan bij iets waar je eigenlijk het hele jaar al mee bezig hoort te zijn: goed functioneren.

Veelgestelde vragen over functioneringsgesprekken die weinig opleveren

Wanneer functioneringsgesprekken weinig effect hebben, wordt al snel de conclusie getrokken dat het gesprek achterhaald is. Vaak ligt het probleem echter eerder bij de manier waarop functioneren gedurende het jaar aandacht krijgt. Deze vijf vragen helpen om dat onderscheid duidelijk te maken.

Waarom heeft een functioneringsgesprek soms zo weinig inhoud?

Vaak omdat er gedurende het jaar nauwelijks over functioneren wordt gesproken. Wanneer doelen, verwachtingen, ontwikkeling, samenwerking en knelpunten weinig aandacht krijgen, is er tijdens het jaarlijkse gesprek ook weinig inhoud om op terug te vallen.

Is een functioneringsgesprek van een kwartier te kort?

Niet automatisch, maar wanneer het gesprek na een kwartier klaar is omdat beide partijen niets te bespreken hebben, zou ik onderzoeken waarom dat zo is. De duur is minder belangrijk dan de vraag of relevante onderwerpen werkelijk aan bod komen en er bruikbare afspraken uit voortkomen.

Kan een formulier het functioneringsgesprek verbeteren?

Een goed formulier kan structuur geven, maar het kan geen inhoud produceren. Wanneer het dagelijkse functioneren onvoldoende wordt besproken, verandert een uitgebreider formulier daar weinig aan. Het risico is zelfs dat het gesprek nog meer een administratieve oefening wordt.

Wanneer heeft een functioneringsgesprek werkelijk effect?

Wanneer het aansluit op het dagelijkse functioneren, beide partijen zich voorbereiden, relevante onderwerpen open worden besproken en concrete afspraken worden gemaakt waarop later wordt teruggekomen. Het effect blijkt vooral uit wat er na het gesprek gebeurt.

Moet je functioneringsgesprekken afschaffen als ze niets opleveren?

Niet voordat je hebt onderzocht waarom ze niets opleveren. Wanneer het probleem zit in slecht dagelijks leiderschap, gebrek aan voorbereiding of het niet opvolgen van afspraken, los je dat niet automatisch op door het gesprek af te schaffen. Eerst moet duidelijk zijn welk probleem je werkelijk wilt oplossen.