home / persoonlijke ontwikkeling / timemanagement / tijdverspillers / stoorzenders

Stoorzenders en verstoringen op het werk

Stoorzenders en verstoringen kunnen jouw agenda behoorlijk doorkruisen en zijn tijdvreters eerste klas. Binnen de serie artikelen over tijdverspillers op het werk nemen ze een belangrijke plaats in. Ze verstoren jouw concentratie en aandacht. De focus verdwijnt en dat kost je veel energie. Kortom: het zijn energielekken en energievreters.

In dit artikel ga ik in op de vraag wat stoorzenders en verstoringen zijn, waar ze vandaan komen en wat jij eraan kunt doen. Misschien heb je zelf nog aanvullingen. Die kun je doorgeven via het formulier aan het eind van deze pagina.

Welke stoorzenders komen het vaakst voor op het werk?

Stoorzenders zijn er in allerlei soorten en maten. Sommige komen van buitenaf en andere veroorzaak je zelf. Hieronder noem ik een aantal herkenbare voorbeelden.

Hoe kunnen collega’s en leidinggevenden jou storen?

Schrik niet: managers of leidinggevenden zijn vaak de grootste stoorzenders in jouw werk. Dat zou niet zo moeten zijn, maar iedere keer blijkt weer dat het wel zo is. Ze kunnen blijkbaar niet zonder jou. Voortdurend hebben ze jou nodig. Ze doorkruisen afspraken en planningen en jagen deadlines na. Of ze werken zelf ad hoc en slepen jou daarin mee. Wat ik vaak zie, is dat het management wordt aangestuurd door Harrie & Warrie, die te pas en te onpas een beroep doen op medewerkers. Ze hebben een managementmodule gehaald, vaak cum laude, en die heet: ‘klussen over de schutting gooien bij anderen’. Daarna lopen ze snel weer weg. Ze hebben een abonnement op de waan van de dag en daar leven ze bij.

Tuurlijk chargeer ik dit allemaal. Hoewel, ook niet helemaal hoor. Toch is het van belang dat jij duidelijk bent over wat er wel en niet kan. Geef jouw grenzen en mogelijkheden aan. Er moet structuur worden aangebracht. Anders bepaalt iedere nieuwe vraag automatisch jouw planning.

Hoe zorgen e-mail, telefoon en meldingen voor digistress?

Verstoringen door de digitale wereld doen het goed. Of het nu gaat om de telefoon, e-mails die voortdurend binnenkomen, meldingen voor mail en sms, Twitter, Facebook, Messenger of andere apps. Je zou er een digi-tik van krijgen. Sta jij ook altijd aan? Heb je een abonnement op pingpong? En zodra je een ping hoort, is jouw concentratie weer weg?

Veel mensen reageren automatisch zodra er iets binnenkomt. Maar niet iedere melding vraagt direct om een antwoord. Je kunt e-mail en berichten ook op vaste momenten bekijken. Zet meldingen uit wanneer je geconcentreerd wilt werken en spreek af wanneer je wel bereikbaar bent. Lees ook mijn artikel over digistress.

Waarom is multitasking ook een verstoring?

Een andere verstoring is multitasking. Dat zijn verstoringen die ontstaan doordat verschillende taken voortdurend door elkaar lopen. Bijvoorbeeld wanneer je zowel frontoffice- als backofficetaken hebt. Je zit bij de balie en moet ondertussen ook jouw gewone werk doen.

Ben je een multitasker? Dat kan thuis ook, hè? De televisie aan, een boek op schoot en ondertussen praten met jouw partner. Je denkt misschien dat je alles tegelijk doet, maar jouw aandacht springt steeds heen en weer. Dat kost tijd en energie.

• De bel die steeds gaat.
• Pakketjes die je in ontvangst moet nemen.
• Collega’s die bij jou hun social talk komen ophalen.
• Telefoontjes die je tijdens een taak moet beantwoorden.
• Berichten die tussendoor jouw aandacht vragen.

Hoe kan jouw werkplek jouw concentratie verstoren?

Ook de werkplek kan een verstoring zijn. Denk aan grote kantoortuinen of flexplekken. Wow! Dat werd in dit land geïmporteerd alsof het buskruit opnieuw was uitgevonden. Ik heb vaak de keerzijde gezien. Mensen die vastliepen in hun werk op deze massale werkplekken. Mensen die werden afgeleid door geroezemoes, gesprekken en het gepingel van telefoons.

Je kunt ook overprikkeld raken door de sfeer om je heen. Je moet maar in een kantoor werken waar een negatieve sfeer heerst. Altijd in een andere kantooromgeving werken is ook niet bevorderlijk voor de concentratie. Nooit een eigen plek, geen eigen spullen en iedere dag opnieuw moeten zoeken waar je kunt zitten. Rust en een goede inrichting zijn belangrijker dan sommige organisaties denken.

Hoe veroorzaak je zelf verstoringen?

Jij kunt zelf ook een veroorzaker zijn van jouw verstoringen. Dat is misschien niet leuk om te horen, maar het is wel handig om te weten. Waar je zelf invloed op hebt, kun je namelijk ook iets veranderen.

• Geen paal en perk stellen aan mensen die blijven plakken met hun weekendverhalen.
• Snel afgeleid zijn en gebrek aan zelfdiscipline.
• Te veel werk naar jezelf toetrekken.
• Afgeleid worden door privézaken.
• Chaotisch werken en zaken te laat voor elkaar maken.
• Voortdurend zoeken in papieren, dossiers en bestanden.
• Reactief ingesteld zijn.
• Zelf steeds jouw telefoon of e-mail controleren.

Je kunt niet alle verstoringen bij anderen neerleggen. Wanneer jij bij iedere melding meteen kijkt, iedere vraag direct beantwoordt en iedere collega alle ruimte geeft om binnen te lopen, werk je zelf mee aan het probleem.

Waarom kost de interne roddelpers zoveel tijd?

Ook de interne roddelpers kan een stoorzender zijn. Bijvoorbeeld wanneer collega’s verhalen over elkaar vertellen die niet of maar half kloppen, of wanneer zij anderen in een kwaad daglicht stellen. Het zijn praktijken die veel tijd kosten en niets opleveren.

Bovendien zorgt geroddel voor onrust. Mensen gaan zich ermee bemoeien, trekken conclusies en verliezen hun aandacht voor het werk. Voor je het weet, is een halve afdeling druk met een verhaal waar niemand beter van wordt.

Waarom kosten verstoringen zoveel tijd en energie?

Iedere onderbreking haalt je uit jouw werk. Daarna moet je opnieuw bepalen waar je was, wat je aan het doen was en wat de volgende stap ook alweer was. Dat kost tijd. Bij eenvoudig werk valt dat misschien nog mee, maar bij schrijven, rekenen, analyseren, plannen of een lastig gesprek merk je het direct.

Wanneer dit vaak gebeurt, raakt jouw werkdag versnipperd. Je bent voortdurend bezig, maar rondt weinig af. De kans op fouten neemt toe en je moet werk opnieuw lezen, controleren of herstellen. Gestoord worden heeft dus negatieve gevolgen voor jouw productiviteit en kost per dag vaak meer tijd dan je doorhebt.

• Je doet langer over jouw taken.
• Je maakt gemakkelijker fouten.
• Je verliest sneller het overzicht.
• Je raakt eerder vermoeid.
• Je ervaart minder voldoening omdat werk blijft liggen.
• Je hebt moeite om belangrijke taken af te ronden.

Wat doen stoorzenders met jouw concentratie?

Concentratie ontstaat niet vanzelf. Je hebt tijd nodig om goed in een taak te komen. Een collega, melding of telefoontje kan dat proces in een paar seconden doorbreken. Daarna moet je jouw aandacht opnieuw opbouwen.

Wie de hele dag wordt gestoord, gaat vaak oppervlakkiger werken. Je leest minder nauwkeurig, denkt minder goed na en kiest sneller voor een korte oplossing. Wil je daar meer over weten? Lees dan het artikel over concentratie op het werk.

Wanneer wordt afleiding een vorm van uitstelgedrag?

Soms word je niet alleen gestoord, maar zoek je de verstoring zelf op. Een lastige taak ligt voor je en opeens moet je dringend jouw e-mail controleren. Of je hoort collega’s praten en sluit gezellig aan. Het voelt nuttig of prettig, maar ondertussen schuif je het werk voor je uit.

Daar raakt het onderwerp aan uitstelgedrag, focus en afleiding. Je bent misschien druk bezig, maar niet met de taak die op dat moment jouw aandacht nodig heeft.

Regeer jij of regeert de waan van de dag?

De vraag is: wie is er nu baas over jouw tijd? Regeert de waan van de dag, met de rinkelende telefoon, e-mails die blijven binnenstromen, collega’s en leidinggevenden? Of regeer jij?

Dat betekent niet dat je alles kunt controleren. Je kunt wel afspraken maken, jouw grenzen aangeven en bewuster kiezen wanneer je reageert. Niet iedere vraag hoeft direct te worden beantwoord en niet ieder probleem hoeft meteen op jouw bord te liggen.

Hoe beperk je stoorzenders en verstoringen?

Je voorkomt niet iedere onderbreking, maar je kunt er wel veel beperken. Begin met de verstoringen die jou de meeste tijd kosten. Pak niet alles tegelijk aan, want dan maak je van timemanagement ook weer een dagtaak.

• Zet onnodige meldingen op jouw telefoon en computer uit.
• Plan vaste momenten voor e-mail en berichten.
• Werk met blokken waarin je niet gestoord wilt worden.
• Maak afspraken met collega’s over bereikbaarheid.
• Vraag bij een nieuw verzoek wat werkelijk dringend is.
• Geef duidelijk aan wanneer iets niet in jouw planning past.
• Rond eerst een taak af voordat je aan iets nieuws begint.
• Noteer na een onderbreking kort waar je bent gebleven.
• Zorg voor een rustige werkplek wanneer je geconcentreerd moet werken.
• Laat een probleem bij degene bij wie het hoort.

Het doel is niet dat niemand jou ooit meer mag storen. Het doel is dat jij weer meer grip krijgt op jouw aandacht, jouw planning en jouw energie.

Veelgestelde vragen over stoorzenders en verstoringen op het werk

Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen over onderbrekingen, afleiding, digitale meldingen en het bewaken van jouw concentratie tijdens het werk.

Wat zijn de grootste stoorzenders op het werk?

Veelvoorkomende stoorzenders zijn collega’s, leidinggevenden, telefoontjes, e-mails, meldingen, lawaai en een onrustige werkplek. Je kunt jezelf ook storen door voortdurend jouw telefoon te controleren of van taak te wisselen.

Waarom kost een korte onderbreking toch zoveel tijd?

Na een onderbreking moet je opnieuw bepalen waar je was en wat je wilde doen. Bij werk dat veel aandacht vraagt, kost het extra tijd om weer volledig geconcentreerd te raken.

Hoe ga je om met een leidinggevende die jou voortdurend stoort?

Maak duidelijk welke gevolgen de onderbrekingen hebben voor jouw planning. Vraag wat werkelijk dringend is en spreek vaste momenten af waarop nieuwe vragen of taken worden besproken.

Hoe voorkom je digitale afleiding?

Zet meldingen uit, leg jouw telefoon uit het zicht en plan vaste momenten voor e-mail en berichten. Je hoeft niet bij iedere ping meteen in actie te komen.

Kun je stoorzenders volledig voorkomen?

Nee. Sommige onderbrekingen horen bij het werk. Het gaat erom dat je onnodige verstoringen beperkt en bewuster bepaalt wanneer je wel of niet reageert.

Wanneer is afleiding een vorm van uitstelgedrag?

Afleiding wordt een vorm van uitstelgedrag wanneer je een melding, gesprek of klein klusje aangrijpt om een lastige of belangrijke taak niet te hoeven doen. Je bent dan wel bezig, maar niet met het werk dat werkelijk aandacht vraagt.

Welke stoorzenders herken jij

Velden met een * zijn verplicht.

Wat zijn uw stoorzenders?: