home / persoonlijke ontwikkeling / timemanagement / hoofd bijzaken

Hoofd- en bijzaken onderscheiden

Hoofdzaken onderscheiden van bijzaken: kun jij dat goed? Weet je hoe belangrijk dat is in jouw werk? Binnen de serie artikelen over grip, overzicht en regie over jouw werk is dit een belangrijke vaardigheid. Er hangt namelijk best veel van af. Wat ik om me heen zie, is het volgende: de een blijft hangen in bijzaken en verzandt daardoor in details, terwijl de ander alleen naar de hoofdzaken kijkt en belangrijke details over het hoofd ziet.

Hoe herken je de hoofdzaken in jouw functie?

Hoofdzaken herken je meestal aan de gevolgen. Vraag jezelf af wat er gebeurt wanneer je een taak niet uitvoert. Ontstaat er schade, loopt een belangrijk proces vast of bereik je een afgesproken resultaat niet? Dan heb je waarschijnlijk met een hoofdzaak te maken. Je kunt ook kijken naar jouw kerntaken, verantwoordelijkheden en doelstellingen. Waarop word je uiteindelijk beoordeeld? Welke resultaten moet jij leveren? Welke werkzaamheden dragen daar rechtstreeks aan bij?

Zonder duidelijke doelstellingen wordt het lastig om hoofdzaken te herkennen. Je weet dan namelijk onvoldoende waar je naartoe werkt.

Wat zijn bijzaken?

Bijzaken doen er minder toe. Ze zijn niet zo belangrijk en dragen minder rechtstreeks bij aan de essentie van jouw functie. Het heeft meestal minder gevolgen wanneer je er even geen aandacht aan schenkt. Dat betekent niet dat bijzaken waardeloos zijn. Ze ondersteunen vaak de hoofdzaak. Administratie, overleg, verslaglegging en voorbereiding kunnen bijzaken zijn, maar ze moeten wel voldoende op orde zijn om het belangrijkste werk goed te kunnen uitvoeren. Let op: er staat BIJ-zaak. Dat is iets anders dan GEEN-zaak.

Wanneer kan een bijzaak toch een hoofdzaak worden?

Daar ligt een gevaar op de loer. Wie de bijzaken niet voor elkaar heeft, zorgt er zelf voor dat bijzaken tot hoofdzaken worden verheven. Opeens gaat alle aandacht uit naar iets wat er minder toe doet, maar wat belangrijk wordt doordat het niet goed is geregeld. Denk aan administratie die weken blijft liggen, afspraken die niet worden vastgelegd of kleine gebreken die nooit worden opgelost. Eerst lijken ze minder belangrijk, maar later veroorzaken ze fouten, klachten of extra werk.

Hoe worden bijzaken hoofdzaken in de praktijk?

Ik deed een organisatietraject bij een installatiebedrijf. Er werkten zo’n twintig installateurs bij dat bedrijf. Als hoofdzaak formuleerden zij: alle taken en werkzaamheden die gericht zijn op het kwalitatief goed uitvoeren van technische klussen. Als bijzaak formuleerden zij: ‘het urenbriefje bijhouden en de voorradenlijst administreren’. Tot zover waren wij het wel met elkaar eens.

Maar twee installateurs verzaakten regelmatig om hun uren in te vullen. Het gevolg? Er kon niet worden gefactureerd of er werden facturen verzonden die niet klopten. Toen werden zogenaamde bijzaken opeens hoofdzaken. Mijn conclusie: wanneer je de bijzaken verzaakt, worden bijzaken verheven tot hoofdzaken.

Waarom is het onderscheid tussen hoofd- en bijzaken belangrijk?

Onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken is belangrijk. Het vraagt inzicht, maar zonder overzicht krijg je geen inzicht. Je moet dus per dag, per week en wellicht per maand vaststellen wat hoofd- en bijzaken zijn. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat jouw dag wordt bepaald door losse vragen, details en spoedklussen. Je werkt hard, maar besteedt te weinig tijd aan het werk dat werkelijk van belang is.

Wie het onderscheid wel maakt, kan gerichter kiezen. Je weet wat eerst moet, waar je voldoende aandacht aan moet besteden en welke zaken later kunnen.

Wat gebeurt er als je te veel in bijzaken blijft hangen?

Sommige mensen zien ieder detail. Ze blijven controleren, aanvullen en verbeteren. Dat kan nuttig zijn, maar het kan ook doorslaan. Je besteedt dan veel tijd aan zaken die weinig toevoegen aan het eindresultaat. Je kunt bijvoorbeeld uren bezig zijn met de opmaak van een document, terwijl de inhoud nog niet duidelijk is. Of je blijft een presentatie verfijnen terwijl de belangrijkste boodschap niet scherp is. Je bent druk, maar niet met de kern.

Vraag jezelf dan af: welk resultaat moet hier uiteindelijk uitkomen? Draagt dit detail daar werkelijk aan bij?

Wat gebeurt er als je alleen naar hoofdzaken kijkt?

De andere valkuil is dat je alleen op hoofdlijnen blijft. Je ziet het grote geheel, maar hebt te weinig aandacht voor de uitvoering. Dan zijn de plannen mooi, maar worden afspraken niet vastgelegd, controles niet uitgevoerd of belangrijke details vergeten. Een hoofdzaak kan niet zonder enige aandacht voor bijzaken. Het gaat er dus niet om dat je details volledig negeert, maar dat je weet welke details noodzakelijk zijn en welke niet.

Hoe hangen hoofd- en bijzaken samen met prioriteiten?

Urgentie of relevantie toekennen aan taken lukt alleen op de juiste manier wanneer je inzicht hebt in hoofd- en bijzaken. Je hebt dus eerst overzicht nodig. Pas daarna kun je prioriteiten stellen. Je bepaalt dan welke hoofdzaak het belangrijkst is, welke taak urgent is en welke bijzaak later kan worden uitgevoerd. Wanneer je geen onderscheid maakt, lijkt al snel alles even belangrijk. En als alles belangrijk is, heb je nog steeds geen keuze gemaakt.

Hoe voorkom je dat de waan van de dag bepaalt wat belangrijk is?

De waan van de dag doet alsof alles belangrijk en dringend is. Een nieuwe e-mail, een vraag van een collega of een onverwacht telefoontje krijgt direct aandacht. Jouw echte hoofdzaken schuiven daardoor steeds op. Wil je dat voorkomen? Bepaal dan vooraf wat jouw belangrijkste werkzaamheden zijn. Kijk niet alleen naar wat zich vandaag aandient, maar ook naar wat nodig is om jouw doelen te bereiken. Anders regeert al snel de waan van de dag.

Hoe onderscheid je dagelijks hoofd- en bijzaken?

Je kunt het ingewikkeld maken, maar dat hoeft niet. Stel jezelf bij iedere taak een paar nuchtere vragen:

• Hoort deze taak bij mijn kerntaken?
• Draagt deze taak rechtstreeks bij aan een belangrijk resultaat?
• Wat gebeurt er wanneer ik deze taak niet uitvoer?
• Is dit de kern of slechts een detail?
• Moet dit nu of kan het later?
• Moet ik dit zelf doen?
• Maak ik deze taak belangrijker dan zij werkelijk is?
• Kan deze bijzaak later problemen veroorzaken wanneer ik haar negeer?

Met deze vragen krijg je meer zicht op wat er werkelijk toe doet. Je voorkomt dat je gedachteloos aan de slag gaat met wat toevallig boven op de stapel ligt.

Hoe houd je hoofd- en bijzaken in balans?

Je hoeft niet te kiezen tussen alleen hoofdzaken of alleen bijzaken. Je moet de verhouding bewaken. Geef de meeste tijd en aandacht aan de hoofdzaak en zorg dat de noodzakelijke bijzaken voldoende worden bijgehouden. Plan bijvoorbeeld eerst tijd voor jouw kerntaken en reserveer daarna een beperkt moment voor administratie, controles en andere ondersteunende werkzaamheden. Zo voorkom je dat bijzaken jouw hele werkdag overnemen, maar laat je ze ook niet volledig liggen.

Veelgestelde vragen over hoofd- en bijzaken onderscheiden

Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen over hoofdzaken, bijzaken, details en het bepalen van wat werkelijk belangrijk is.

Wat is het verschil tussen een hoofdzaak en een bijzaak?

Een hoofdzaak raakt de kern van jouw functie, opdracht of doelstelling. Een bijzaak ondersteunt de hoofdzaak, maar heeft meestal minder directe invloed op het uiteindelijke resultaat.

Zijn bijzaken onbelangrijk?

Nee. Bijzaken zijn geen geen-zaken. Ze vragen alleen minder aandacht dan de hoofdzaak. Wanneer je ze langdurig verwaarloost, kunnen ze alsnog problemen veroorzaken.

Hoe weet ik wat de hoofdzaak in mijn werk is?

Kijk naar jouw kerntaken, verantwoordelijkheden en doelstellingen. Vraag jezelf af welke resultaten jij moet leveren en wat er gebeurt wanneer een taak niet wordt uitgevoerd.

Waarom blijf ik zo vaak hangen in details?

Dat kan komen doordat je de hoofdvraag of het gewenste resultaat niet scherp hebt. Ook perfectionisme, onzekerheid of gebrek aan prioriteiten kan ervoor zorgen dat je te veel tijd besteedt aan details.

Kunnen hoofdzaken en bijzaken veranderen?

Ja. Wat vandaag een bijzaak is, kan later belangrijker worden. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer een kleine administratieve fout blijft liggen en uiteindelijk grotere gevolgen veroorzaakt.

Wat hebben hoofd- en bijzaken met prioriteiten te maken?

Je kunt pas goede prioriteiten stellen wanneer je weet wat de kern is. Eerst bepaal je wat hoofd- en bijzaken zijn. Daarna weeg je belang, urgentie en timing.