home / team organisatie / effectief vergaderen / zinloos vergaderen

Zinloos vergaderen: wanneer overleg niets oplevert

Zinloos vergaderen is zonde van de tijd. Maar wanneer zijn vergaderingen zinloos? Binnen vergadercultuur en vergaderkwaliteit is dat een belangrijke vraag. Vergaderingen hebben weinig zin wanneer ze geen duidelijk doel hebben, wanneer er niets te besluiten of af te stemmen valt, wanneer er geen nieuwe informatie of ideeën nodig zijn en wanneer deelnemers aanwezig zijn die er feitelijk niets hebben te zoeken. Dan vergaderen we omdat er een vergadering in de agenda staat. Vergaderen om het vergaderen dus.

Wat zijn veelvoorkomende vergaderproblemen?

Een bekend vergaderprobleem is dat deelnemers weinig inspiratie ervaren of dat er te weinig beslissingen worden genomen. Een overleg waarin iedereen anderhalf uur praat maar niemand weet wat er daarna gebeurt, voelt al snel als verloren tijd. Dat zie je vervolgens terug in het gedrag van deelnemers: de aandacht verslapt, mensen bereiden zich minder goed voor en de inbreng tijdens vergaderingen neemt af.

Dat wordt gemakkelijk een zichzelf versterkend patroon. Omdat het overleg weinig oplevert, bereiden mensen zich minder goed voor. Omdat mensen zich minder goed voorbereiden, wordt het overleg nog oppervlakkiger. Vervolgens concludeert iedereen dat vergaderen nu eenmaal tijdverspilling is. Soms is het verstandiger om dat patroon te doorbreken dan om weer een nieuw overleg in te plannen waarin we bespreken waarom onze overleggen niet goed lopen.

Wanneer heeft een vergadering juist wel zin?

Een vergadering heeft zin wanneer mensen elkaar daadwerkelijk nodig hebben om verder te komen. Dat kan zijn omdat informatie moet worden toegelicht, verschillende inzichten nodig zijn, werkzaamheden op elkaar afgestemd moeten worden of een gezamenlijk besluit genomen moet worden. Het gaat dus niet om vergaderen omdat overleg op zichzelf waardevol zou zijn, maar om de toegevoegde waarde van het gesprek.

• Wanneer de juiste deelnemers aanwezig zijn en relevante informatie moet worden gedeeld of toegelicht.
• Wanneer een vraagstuk gezamenlijk inzichtelijk moet worden gemaakt.
• Wanneer verschillende kennis of perspectieven nodig zijn om verder te komen.
• Wanneer onderlinge afstemming noodzakelijk is.
• Wanneer gezamenlijk een keuze of besluit moet worden genomen.
• Wanneer spanningen of verschillen van mening besproken moeten worden voordat ze groter worden.
• Wanneer afspraken gemaakt moeten worden over uitvoering, verantwoordelijkheden en vervolgstappen.

Moet informatie altijd in een vergadering worden gedeeld?

Nee. Dat is juist een van de eenvoudigste manieren om vergadertijd terug te winnen. Wanneer informatie alleen maar meegedeeld hoeft te worden en geen toelichting, gesprek of besluit vraagt, kan een e-mail, memo of ander communicatiemiddel vaak prima voldoen. Je hoeft geen acht mensen een uur bij elkaar te zetten om informatie voor te lezen die zij zelf in vijf minuten hadden kunnen lezen.

Maar sla ook niet door naar de andere kant. Sommige informatie roept vragen op, heeft gevolgen voor medewerkers of vraagt om gezamenlijke duiding. Dan kan een gesprek wel degelijk nodig zijn. De vraag is steeds: wat moet er met deze informatie gebeuren en hebben we elkaar daarvoor nodig?

Zijn de juiste deelnemers aanwezig?

Ook de samenstelling van een vergadering bepaalt of het overleg zinvol is. Niet iedereen hoeft overal bij te zitten. Wanneer iemand gedurende een groot deel van het overleg niets hoeft te weten, niets hoeft bij te dragen en nergens over hoeft te beslissen, kun je je afvragen waarom die persoon is uitgenodigd.

Andersom is het even onhandig wanneer iemand ontbreekt die juist nodig is om een besluit te nemen. Dan praat de groep een uur, komt bijna tot overeenstemming en eindigt met: 'We moeten dit eerst nog even met Piet bespreken.' Dan had Piet misschien beter meteen aan tafel kunnen zitten.

Waarom maken besluiteloze vergaderingen zo moedeloos?

Niet ieder overleg hoeft een besluit op te leveren, maar wanneer besluitvorming wél het doel is, moet je daar ook naartoe werken. Eindeloos argumenten verzamelen zonder ooit een knoop door te hakken maakt een vergadering vermoeiend. Zeker wanneer hetzelfde onderwerp tijdens de volgende bijeenkomst gewoon opnieuw op de agenda verschijnt.

De voorzitter heeft hierin een rol, maar ook deelnemers moeten verantwoordelijkheid nemen. Op een gegeven moment is voldoende informatie beschikbaar en moet duidelijk worden wat de opties zijn. Dan volgt een keuze, een besluit of een expliciete afspraak over wat nog nodig is voordat besloten kan worden. 'We nemen het mee' is niet altijd een besluit. Soms is het gewoon uitstel in nette vergadertaal.

Waarom wordt een vergadering zinloos als afspraken niet worden uitgevoerd?

Een overleg kan uitstekend georganiseerd zijn en toch weinig waarde hebben wanneer besluiten daarna niet worden uitgevoerd. Dan heb je met elkaar afgesproken wie wat gaat doen, maar tijdens de volgende vergadering blijkt dat er niets is gebeurd. Vervolgens bespreken we hetzelfde onderwerp opnieuw en maken we opnieuw afspraken. Dat is een tamelijk kostbare vorm van herhaling.

Een vergadering moet daarom doorwerken in de praktijk. Acties hebben een eigenaar nodig, termijnen moeten waar nodig duidelijk zijn en gemaakte afspraken moeten terugkomen wanneer dat voor de voortgang nodig is. Anders stopt de vergadering bij praten terwijl het echte resultaat juist daarna moet ontstaan.

Hoe voorkom je vergaderen om het vergaderen?

Begin niet bij de agenda maar bij het doel. Waarom moeten deze mensen hiervoor bij elkaar komen? Wat moet er na afloop anders, duidelijker of besloten zijn? Zodra je dat weet, kun je bepalen wie nodig is, welke voorbereiding gevraagd wordt en hoeveel tijd het onderwerp verdient.

Een paar eenvoudige vragen helpen:

• Wat is het doel van deze vergadering?
• Wat moet ieder belangrijk agendapunt opleveren?
• Moeten we informeren, afstemmen, bespreken of besluiten?
• Zijn alle genodigden werkelijk nodig?
• Is gezamenlijke bespreking noodzakelijk of kan dit op een andere manier?
• Welke voorbereiding verwachten we van deelnemers?
• Wie neemt uiteindelijk een besluit?
• Wat moet na afloop worden uitgevoerd en door wie?

Welke rol heeft de voorzitter bij het voorkomen van zinloos overleg?

De voorzitter bewaakt niet alleen de agenda en de tijd. Hij of zij moet voortdurend zicht houden op de bedoeling van het overleg. Waarom bespreken we dit? Is er nog nieuwe informatie? Levert deze discussie nog iets op? Moeten we verder praten of is het tijd om samen te vatten en een besluit te nemen?

Dat vraagt soms dat je een discussie afbreekt. Niet omdat je geen ruimte wilt geven, maar omdat de argumenten inmiddels drie keer zijn langsgekomen. Op een ander moment moet je juist voorkomen dat een onderwerp te snel wordt afgedaan terwijl verschillende inzichten nodig zijn. Goede regie is dus niet zo snel mogelijk door de agenda rammen. Het is zorgen dat de beschikbare tijd wordt besteed aan wat ertoe doet.

Veelgestelde vragen over zinloos vergaderen

Zinloos vergaderen gaat niet alleen over vergaderingen die te lang duren. Een korte vergadering kan net zo goed overbodig zijn. De belangrijkste vraag blijft of het gezamenlijk overleg werkelijk nodig is en iets oplevert.

Wanneer kun je een vergadering beter afzeggen?

Wanneer er geen inhoudelijk doel meer is, relevante informatie ontbreekt of de onderwerpen ook zonder gezamenlijk overleg kunnen worden afgehandeld. Een lege agenda vullen omdat de afspraak nu eenmaal in ieders kalender staat, is geen goede reden om mensen bij elkaar te halen.

Is een vergadering zonder besluit automatisch zinloos?

Nee. Een vergadering kan bedoeld zijn om informatie uit te wisselen, een probleem te analyseren of ideeën te verzamelen. Dan hoeft er niet direct een besluit te vallen. Wel moet duidelijk zijn dat dit het doel is en wat de volgende stap wordt.

Hoe weet je of er te veel mensen bij een vergadering zitten?

Kijk naar de bijdrage en verantwoordelijkheid van deelnemers. Moet iemand informatie leveren, meedenken, afstemmen of meebeslissen? Wanneer iemand gedurende vrijwel de hele vergadering alleen maar aanwezig is omdat hij altijd wordt uitgenodigd, kun je de deelnemerslijst opnieuw bekijken.

Waarom keren dezelfde onderwerpen steeds terug op de agenda?

Vaak omdat eerder geen duidelijk besluit is genomen, verantwoordelijkheden niet zijn toegewezen of afspraken niet zijn uitgevoerd. Soms wordt een onderwerp ook steeds opnieuw geopend terwijl de informatie nauwelijks veranderd is. Vraag dan expliciet wat er sinds de vorige bespreking nieuw is en waarom het onderwerp opnieuw besproken moet worden.

Hoe weet je of vergaderen minder zinloos wordt?

Kijk naar het gedrag en het resultaat. Zijn minder overbodige deelnemers aanwezig? Weten mensen vooraf wat van hen wordt verwacht? Worden onderwerpen daadwerkelijk afgerond? Zijn besluiten duidelijk en worden afspraken uitgevoerd? Als dezelfde vergadering korter wordt maar alle oude problemen blijven bestaan, heb je vooral sneller zinloos vergaderd.