Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Afdelingsoverleg of afdelingsvergadering

Het afdelingsoverleg of de afdelingsvergadering heeft vaak een bredere scope dan alleen planning en controle. Wat is het doel? wie moeten erbij zijn? Wie zit het voor? Hoe moet de verslaglegging eruit zien?

AfdelingsoverlegEen middel om het proces van interne communicatie te optimaliseren is het afdelingsoverleg. Bij kleine organisaties valt dit vaak samen met het werkoverleg (zie: het werkoverleg binnen organisaties). Bij grotere organisaties is dit vaak een aparte overlegvorm.

Doel van de afdelingsvergadering

Het doel van de afdelingsvergadering is vaak breder dan het werkoverleg. Waar het werkoverleg zich bijzonder concentreert op praktische zaken zoals voortgang van projecten, aanvliegen van nieuwe projecten, planning en controle daar heeft met name in grote organisaties het afdelingsoverleg nog een bredere doelstelling.

  • elkaar informeren: waar is iedereen mee bezig op de afdeling
  • informatiestroom vanuit de organisatie, directie en MT
  • onderlinge samenwerking verbeteren en optimaliseren
  • casuïstiek binnen het vakgebied doornemen
  • de betrokkenheid van de medewerker vergroten bij de organisatiedoelstellingen
  • brainstormen en overleggen met elkaar over verbetering van het bedrijfsproces
  • Kenmerk

    Het kenmerk van het afdelingsoverleg is dat het overleg niet alleen op planning en control gericht is zoals het werkoverleg maar ook op innovatie, verbetering processen etc. Nogmaals: bij de kleinere organisatie gaan beide overlegvormen vaak samen.

  • Wie zijn erbij aanwezig?

    In principe dienen alle leden van de afdeling erbij aanwezig te zijn.

  • Verslaglegging

    Meestal kan volstaan worden qua verslaglegging met een besluitenlijst of actielijst. In sommige gevallen is het van belang om te kiezen voor uitgebreidere notulen. Zie ook: doelgerichte verslaglegging werkoverleggen.

  • Agenda

    Wij adviseren bij ieder overleg om met een vaste agenda te werken aangevuld met nieuwe of bijzondere aandachtspunten.

  • Voorzitter

    Doorgaans is het afdelingshoofd voorzitter van het afdelingsoverleg. Hij/zij fungeert immers als schakel tussen de directie, het MT en de teamleden van de afdeling.

Overlegvormen en overlegstructuren

Het ontwikkelen van overlegstructuren is evenals het opzetten van personeelsgesprekken (gesprekscyclus binnen organisaties) de harde factor bij het verbeteren van de interne communicatie.

Soorten overlegvormen

Training doelgericht vergaderen

De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen. Een aantal leerdoelen inzake vergadertechnieken hebben we voor u uitgewerkt.

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens