home / team organisatie / effectief vergaderen / training voorzitter / regie vergaderingen

Regie houden tijdens de vergadering: hoe doe je dat?

De regie houden tijdens een vergadering is van belang. Orde en structuur zijn bepalend voor het goede verloop, maar regie betekent niet dat je als voorzitter alles naar jouw hand moet zetten. Bij het thema vergaderingen voorzitten is dit misschien wel een van de belangrijkste vaardigheden: voldoende sturen om het gesprek op koers te houden en tegelijkertijd voldoende ruimte laten voor de deelnemers. Een ideale vergadering verloopt in een open sfeer waarin mensen geïnteresseerd en gemotiveerd zijn, elkaar laten uitspreken en binnen de beschikbare tijd tot een duidelijke uitkomst komen. Helaas is de werkelijkheid heel vaak anders.

Wat betekent regie houden tijdens een vergadering?

Regie houden betekent dat je verantwoordelijkheid neemt voor het proces. Je bewaakt waarom een onderwerp wordt besproken, hoeveel tijd ervoor beschikbaar is, wie aan het woord komt en waar de discussie naartoe moet. Dat is iets anders dan zelf de inhoud bepalen. Een voorzitter kan uitstekend de regie hebben terwijl deelnemers het grootste deel van de tijd aan het woord zijn. Sterker nog: wanneer jij als voorzitter voortdurend praat, reageert, uitlegt en jouw mening geeft, is de kans groot dat je de vergadering niet regisseert maar overneemt.

Hoe onderbreek je iemand zonder hem voor het hoofd te stoten?

Je komt ze in iedere vergadering wel tegen: mensen die zichzelf graag aan het woord horen. Steeds dezelfde mening, maar steeds weer verpakt als een iets ander cadeautje. Of deelnemers die gewoon heel breedsprakig zijn. Als je ze niet stopt, blijven ze maar aan het woord. De beste manier is vaak om vriendelijk maar duidelijk te onderbreken, de kern van hun bijdrage samen te vatten en vervolgens het gesprek verder te brengen. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat het punt helder is en dat je ook anderen over dit onderwerp wilt horen.

Belangrijk is vooral dat je niet wacht tot de rest van de groep zichtbaar geïrriteerd raakt. Wie iemand tien minuten laat uitweiden en daarna plotseling hard afkapt, had eerder moeten ingrijpen. Samenvatten is daarbij een krachtig hulpmiddel: je laat merken dat je geluisterd hebt en creëert tegelijkertijd een natuurlijk moment om het woord aan iemand anders te geven.

Hoe geef je stille deelnemers voldoende ruimte?

Kijk tijdens een lange discussie ook eens naar de mensen die juist niets zeggen. Zijn zij het eens, hebben zij afgehaakt, voelen zij zich geïntimideerd door dominante deelnemers of hebben zij gewoon meer tijd nodig om hun gedachten te formuleren? Vraag gericht naar hun mening wanneer die relevant is. Zo worden ook zij bij het gesprek en de besluitvorming betrokken. Dat betekent niet dat iedereen bij ieder onderwerp precies evenveel moet spreken. Het gaat erom dat relevante informatie en verschillende gezichtspunten daadwerkelijk op tafel kunnen komen. Meer hierover lees je bij betrokkenheid tijdens vergaderingen.

De voorzitter leidt de discussie maar bepaalt niet de uitkomst

Een discussie leiden is de taak van de voorzitter. Een goede voorzitter weet echter het verschil tussen een discussie leiden en de discussie naar zijn eigen hand zetten. Je vat samen, stelt vragen, bewaakt het onderwerp en helpt de groep vooruit. Maar wanneer je steeds jouw eigen standpunt toevoegt, tegenargumenten weerlegt en uiteindelijk jouw conclusie presenteert als de conclusie van de groep, ben je niet langer alleen voorzitter. Zeker wanneer je als leidinggevende zelf belang hebt bij de uitkomst moet je daar alert op zijn.

• Vat de kern van de discussie samen.
• Geef verschillende deelnemers ruimte.
• Maak duidelijk welke vraag op tafel ligt.
• Breng het gesprek terug naar de kern wanneer het afdwaalt.
• Onderzoek of belangrijke bezwaren voldoende zijn besproken.
• Leid de discussie naar een conclusie, besluit of vervolgstap.
• Laat jouw eigen mening niet automatisch overheersen.

Hoe voorkom je oeverloze discussies?

Sommige discussies leveren na tien minuten niets nieuws meer op, maar gaan toch nog twintig minuten door. Iedereen formuleert hetzelfde argument nog een keer en hoopt kennelijk dat het bij de vierde herhaling overtuigender klinkt. Daar moet je als voorzitter paal en perk aan durven stellen. Vat samen wat er inmiddels op tafel ligt en vraag wat er nog ontbreekt. Zijn er werkelijk nieuwe argumenten? Moet er een besluit genomen worden? Is aanvullende informatie nodig? Of moet het onderwerp worden geparkeerd en op een ander moment terugkomen?

Kijk ook of de lange discussie het onderwerp wel waard is. Niet ieder praktisch detail verdient een kwartier met acht mensen. Soms kunnen twee deelnemers het na afloop samen oplossen. Regie betekent daarom ook bepalen wat wél en wat niet met de hele groep besproken moet worden.

Hoe bewaak je tijd zonder van de klok de baas te maken?

Een tijdsplanning helpt, maar moet geen doel op zichzelf worden. Wanneer een belangrijk onderwerp meer tijd vraagt omdat wezenlijke bezwaren op tafel komen, kan het verstandig zijn om langer door te praten. Maak daar dan een bewuste keuze van en schuif een minder belangrijk agendapunt door. Het is iets anders wanneer een vergadering iedere keer uitloopt omdat niemand de discussie afrondt. De agenda en beschikbare tijd geven richting, maar de voorzitter moet blijven nadenken over wat het overleg op dat moment nodig heeft.

Wanneer moet je als voorzitter juist vertragen?

Regie wordt nogal eens verward met tempo. Maar soms betekent goed regisseren juist dat je vertraagt. Bijvoorbeeld wanneer twee deelnemers elkaar duidelijk niet begrijpen, wanneer er weerstand ontstaat of wanneer een belangrijke beslissing te snel wordt doorgedrukt. Dan helpt het niet om alleen te zeggen dat we nog vijf minuten hebben. Vraag waar het verschil werkelijk zit. Gaat het om feiten, belangen, verantwoordelijkheden of verschillende ideeën over de oplossing? Pas wanneer dat helder is, kun je doelgericht verder.

Hoe ga je om met conflicten en spanning tijdens de vergadering?

Je hoeft als voorzitter niet ieder verschil van mening te voorkomen. Een stevige inhoudelijke discussie kan juist waardevol zijn. Wel moet je voorkomen dat het gesprek persoonlijk wordt of volledig ontspoort. Benoem wat je ziet gebeuren, breng het onderwerp terug naar de inhoud en laat deelnemers elkaar uitspreken. Wanneer er meer speelt dan tijdens de vergadering opgelost kan worden, kun je besluiten het conflict apart te bespreken. Bij conflicten tijdens vergaderingen gaan we verder in op spanningen, emoties en ruzie tijdens overleg.

Welke gedragsregels helpen om de regie te houden?

Is het structureel moeilijk om de regie te houden tijdens een bespreking? Dan kan het verstandig zijn om afspraken te maken over de manier waarop je met elkaar vergadert. Gedragsregels werken alleen wanneer ze duidelijk zijn en wanneer de voorzitter ze ook werkelijk bewaakt. Een regel waar niemand zich iets van aantrekt is vooral decoratie.

• Laat elkaar uitspreken.
• Blijf bij het onderwerp dat op de agenda staat.
• Herhaal niet eindeloos argumenten die al besproken zijn.
• Maak duidelijk of een onderwerp bedoeld is om te informeren, bespreken of besluiten.
• Respecteer de afgesproken tijd zonder belangrijke onderwerpen af te raffelen.
• Geef ruimte aan een afwijkende mening.
• Maak aan het einde van een onderwerp duidelijk wat de uitkomst is.

Wanneer moet de voorzitter een besluit forceren?

Niet iedere discussie hoeft unaniem te eindigen. Dat is ook niet altijd mogelijk of nodig. Wel moet duidelijk zijn hoe de besluitvorming werkt. Beslist de groep gezamenlijk, geeft de groep advies of is er uiteindelijk één persoon die de knoop doorhakt? De voorzitter moet voorkomen dat deelnemers een uur discussiëren zonder te weten wie eigenlijk bevoegd is om te beslissen. Maar jaag ook niet op een besluit wanneer essentiële informatie ontbreekt of belangrijke bezwaren nog nauwelijks onderzocht zijn. Doelgericht vergaderen is niet hetzelfde als zo snel mogelijk stemmen.

Waaraan herken je een voorzitter die de regie heeft?

Niet aan degene die het hardste praat of voortdurend laat merken dat hij voorzitter is. Goede regie kan juist tamelijk rustig zijn. De voorzitter ziet wanneer het gesprek afdwaalt, vat samen, stelt de juiste vraag, onderbreekt waar nodig en geeft vervolgens weer ruimte. De deelnemers weten waar het gesprek over gaat en wat er van hen verwacht wordt. Aan het einde is duidelijk wat besproken, besloten of afgesproken is. Dat is regie: niet overal bovenop zitten, maar wel de stuurknuppel in de hand houden.

Veelgestelde vragen over regie houden tijdens vergaderingen

Regie houden vraagt om schakelen. De ene keer moet je onderbreken, de andere keer juist ruimte geven en soms moet je een onderwerp bewust langer laten duren omdat er iets wezenlijks op tafel ligt. De volgende vragen raken aan situaties waarin voorzitters regelmatig moeten kiezen.

Hoe onderbreek je een deelnemer die te lang aan het woord is?

Onderbreek vriendelijk, vat de kern van zijn bijdrage samen en geef aan waarom je verdergaat. Bijvoorbeeld omdat het punt duidelijk is, omdat je ook andere deelnemers wilt horen of omdat de beschikbare tijd beperkt is. Daarmee laat je zien dat je hebt geluisterd en houd je tegelijkertijd de regie.

Moet iedereen tijdens een vergadering aan het woord komen?

Niet bij ieder onderwerp. Wel moet iedereen die relevante informatie, een bezwaar of een ander perspectief heeft voldoende ruimte kunnen krijgen. De voorzitter bewaakt dat niet steeds dezelfde deelnemers het gesprek domineren.

Wat doe je wanneer een discussie steeds hetzelfde rondje maakt?

Vat samen welke argumenten inmiddels op tafel liggen en vraag of er nog werkelijk nieuwe informatie is. Zo niet, bepaal dan wat de volgende stap is: besluiten, aanvullende informatie verzamelen, het onderwerp parkeren of een kleiner gezelschap ermee verder laten gaan.

Is strak voorzitten hetzelfde als goed voorzitten?

Nee. Een strakke voorzitter kan uitstekend op tijd klaar zijn en toch belangrijke informatie, bezwaren of betrokkenheid missen. Goed voorzitten betekent dat je doel en structuur bewaakt en tegelijkertijd voldoende ruimte laat voor wat inhoudelijk nodig is.

Wanneer moet je als voorzitter zelf jouw mening geven?

Dat kan, zeker wanneer je ook leidinggevende of inhoudelijk verantwoordelijke bent. Maak wel duidelijk wanneer je als voorzitter het proces begeleidt en wanneer je als deelnemer of leidinggevende jouw eigen standpunt inbrengt. Anders kan jouw mening onbedoeld het gesprek afsluiten.