home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / functioneringsgesprekken / functioneringsgesprek duurzaam

Functioneringsgesprek voor duurzame inzetbaarheid

Functioneringsgesprekken zijn al jaren een vast onderdeel van het personeelsbeleid. De vraag is alleen wat je ermee doet. In veel organisaties is het vooral een verplicht nummer: minimaal één keer per jaar aantoonbaar met elkaar om tafel en vervolgens weer verder. Er wordt teruggekeken, besproken wat niet goed ging en soms lijkt het gesprek meer op een lichte beoordeling. Maar daarvoor is het functioneringsgesprek niet in de eerste plaats bedoeld. Als iets niet goed gaat, moet je bovendien niet wachten tot het jaarlijkse gesprek. Een functioneringsgesprek biedt juist de mogelijkheid om vooruit te kijken: wat is nodig om ook in de toekomst goed te kunnen functioneren?

Wat wil jouw medewerker bereiken in het werk?

Wie alleen vraagt of het werk goed gaat, krijgt gemakkelijk als antwoord dat het goed gaat. Daarmee weet je nog niet of iemand over drie jaar nog steeds gemotiveerd, ontwikkeld en voldoende toegerust is voor zijn functie. Daarom moet je ook onderzoeken wat iemand belangrijk vindt en in hoeverre het werk daar ruimte voor biedt. In de praktijk komen daarbij een aantal onderwerpen steeds terug die je goed kunt gebruiken om het gesprek over duurzame inzetbaarheid inhoud te geven:

• Kennis en kunde kunnen toepassen.
• Kennis en kunde verder ontwikkelen.
• Betrokken zijn bij belangrijke beslissingen.
• Betekenisvolle werkcontacten met anderen hebben en kunnen opbouwen.
• Eigen doelen kunnen stellen.
• Een goed inkomen verdienen.
• Een bijdrage leveren aan iets wat als waardevol wordt ervaren.

Niet ieder onderwerp is voor iedere medewerker even belangrijk en dat hoeft ook niet. De een wil zich voortdurend ontwikkelen, terwijl een ander vooral waarde hecht aan zelfstandigheid, fijne collega's of inhoudelijk interessant werk. Het functioneringsgesprek hoeft niet te bepalen wat iemand belangrijk zou moeten vinden. Het moet duidelijk maken wat voor deze medewerker werkelijk van betekenis is en hoe dat zich verhoudt tot het werk en de organisatie.

Drie vragen over duurzame inzetbaarheid

Je kunt het gesprek vervolgens behoorlijk eenvoudig maken. Neem een onderwerp dat voor de medewerker belangrijk is en stel daar drie vragen over. Hoe belangrijk is dit voor jou? Biedt jouw werk voldoende mogelijkheden om hier invulling aan te geven? En lukt het jou in de praktijk ook daadwerkelijk om dat te doen? Het verschil tussen die drie antwoorden vertelt vaak meer dan een formulier met twintig algemene vragen.

• Hoe belangrijk is dit onderwerp voor jou?
• Biedt jouw werk voldoende mogelijkheden om hier invulling aan te geven?
• In hoeverre lukt het jou daadwerkelijk om hier uitvoering aan te geven?

Stel dat een medewerker ontwikkeling heel belangrijk vindt, maar al jaren nauwelijks nieuwe kennis opdoet en in zijn functie geen ruimte ziet om verder te groeien. Dan heb je een relevant gespreksonderwerp. Hetzelfde geldt wanneer iemand veel waarde hecht aan autonomie, maar voortdurend toestemming moet vragen voor zaken waarvoor hij prima zelf verantwoordelijkheid kan dragen. Duurzame inzetbaarheid komt vooral onder druk wanneer iets belangrijk is voor een medewerker, terwijl er structureel onvoldoende mogelijkheid bestaat om daar invulling aan te geven.

Duurzame inzetbaarheid is een gezamenlijke verantwoordelijkheid

Het is te gemakkelijk om duurzame inzetbaarheid volledig bij de medewerker neer te leggen. Natuurlijk heeft de medewerker een eigen verantwoordelijkheid. Hij moet nadenken over zijn ontwikkeling, aangeven wat hij nodig heeft en zelf stappen zetten. Maar de organisatie en leidinggevende hebben eveneens invloed. Je kunt moeilijk van iemand verwachten dat hij zich ontwikkelt wanneer daar nooit ruimte voor wordt gemaakt, of meer verantwoordelijkheid neemt wanneer iedere beslissing weer wordt teruggehaald door de leidinggevende.

Het gesprek gaat daarom over beide kanten. Wat kan de medewerker zelf doen om inzetbaar te blijven en wat vraagt dat van de organisatie? Misschien is scholing nodig. Misschien moet iemand andere taken oppakken, meer verantwoordelijkheid krijgen of juist ondersteuning ontvangen. Soms moet de functie anders worden ingericht en soms blijkt dat medewerker en functie langzaam uit elkaar beginnen te groeien. Hoe eerder je dat bespreekt, hoe meer mogelijkheden er meestal nog zijn.

Wacht niet tot iemand vastloopt

Duurzame inzetbaarheid wordt nogal eens pas een onderwerp wanneer er al problemen zijn. Iemand raakt zijn motivatie kwijt, kan veranderingen in het werk moeilijk bijhouden of blijkt na jaren onvoldoende aansluiting te hebben bij wat de functie inmiddels vraagt. Dan wordt ineens gesproken over ontwikkeling en inzetbaarheid. Dat is laat. Het functioneringsgesprek kan juist gebruikt worden om dit soort ontwikkelingen eerder te signaleren.

Daarom is vooruitkijken belangrijk. Wat verandert er de komende jaren in het werk? Welke kennis en vaardigheden worden belangrijker? Wat betekent dat voor deze medewerker? Past zijn huidige werk nog bij zijn kwaliteiten en ambities? Wat moet hij leren, afleren of anders gaan doen? En wat moet de organisatie daarvoor mogelijk maken? Je probeert daarmee niet de toekomst te voorspellen. Je voorkomt wel dat je pas gaat nadenken wanneer de aansluiting al verdwenen is.

Van verplicht nummer naar een gesprek dat ergens over gaat

Een functioneringsgesprek over duurzame inzetbaarheid hoeft niet zweverig of ingewikkeld te worden. Het gaat over heel praktische vragen: kun je jouw werk goed doen, kun je het blijven doen, ontwikkel je mee met wat er verandert en krijg je voldoende gelegenheid om jouw kwaliteiten te benutten? Dat maakt het gesprek ook interessanter dan uitsluitend terugkijken naar wat fout ging.

Wanneer functioneringsgesprekken binnen jouw organisatie weinig inhoud hebben, ligt daar misschien ook een deel van de oplossing. Stop met alleen terugkijken en voeg de toekomst toe. Dan gaat het niet uitsluitend om verbeteren wat niet goed ging, maar om versterken wat nodig is om goed te blijven functioneren. Het gesprek kan nog steeds verplicht op de kalender staan, maar het hoeft niet als een verplicht nummer te voelen.

En als zo'n gesprek niets oplevert?

Dan moet je niet automatisch concluderen dat duurzame inzetbaarheid geen geschikt onderwerp is of dat het formulier moet worden aangepast. Misschien zijn de vragen te algemeen, is er onvoldoende openheid of gebeurt er na het gesprek niets met de antwoorden. Een functioneringsgesprek krijgt pas betekenis wanneer relevante onderwerpen besproken worden en gemaakte afspraken ook daadwerkelijk vervolg krijgen. Op de pagina over het effect van functioneringsgesprekken ga ik verder in op de vraag waarom gesprekken soms nauwelijks iets opleveren.

En natuurlijk kun je tot de conclusie komen dat het traditionele jaarlijkse gesprek niet meer bij jouw organisatie past. Dat is iets anders dan helemaal stoppen met praten over functioneren. Wie overweegt om het gesprek te schrappen, doet er daarom goed aan eerst te kijken naar de voor- en nadelen van het afschaffen van het functioneringsgesprek.

Samengevat: kijk vooruit naar functioneren

Een functioneringsgesprek gericht op duurzame inzetbaarheid kijkt niet alleen naar wat de medewerker heeft gedaan, maar vooral naar wat nodig is om ook in de toekomst goed te blijven functioneren. Daarbij gaat het om de aansluiting tussen medewerker, werk en organisatie. Wat vindt iemand belangrijk? Welke mogelijkheden biedt het werk? Wat lukt al en waar begint het te wringen? Vanuit die vragen kunnen concrete acties ontstaan waar zowel medewerker als organisatie iets aan hebben.

• Bespreek niet alleen het verleden maar ook de toekomst.
• Onderzoek wat de medewerker belangrijk vindt in het werk.
• Kijk of het werk voldoende mogelijkheden biedt om daar invulling aan te geven.
• Bespreek welke ontwikkelingen in functie en organisatie eraan komen.
• Onderzoek welke kennis en vaardigheden in de toekomst nodig zijn.
• Maak duidelijk wat de medewerker zelf kan doen.
• Maak duidelijk wat de organisatie en leidinggevende moeten bijdragen.
• Wacht niet tot inzetbaarheid daadwerkelijk een probleem is geworden.

Zo wordt het functioneringsgesprek geen jaarlijkse terugblik op wat er allemaal misging, maar een gesprek over wat medewerker en organisatie nodig hebben om ook morgen nog goed met elkaar verder te kunnen.

Veelgestelde vragen over functioneringsgesprekken en duurzame inzetbaarheid

Duurzame inzetbaarheid klinkt gemakkelijk als een groot HR-begrip, terwijl de praktische vragen juist heel concreet zijn. Het gaat er vooral om of iemand zijn werk nu én in de toekomst goed kan blijven doen en welke bijdrage medewerker, leidinggevende en organisatie daaraan leveren.

Wat heeft een functioneringsgesprek met duurzame inzetbaarheid te maken?

Het functioneringsgesprek biedt ruimte om vooruit te kijken naar het werk, veranderingen in de functie, ontwikkeling en wat de medewerker nodig heeft om goed te blijven functioneren. Daarmee kan het gesprek helpen om problemen met inzetbaarheid eerder te signaleren.

Is duurzame inzetbaarheid alleen de verantwoordelijkheid van de medewerker?

Nee. De medewerker heeft een eigen verantwoordelijkheid voor ontwikkeling en keuzes, maar de leidinggevende en organisatie bepalen mede welke mogelijkheden, middelen, verantwoordelijkheden en ontwikkelkansen beschikbaar zijn.

Welke vragen stel je over duurzame inzetbaarheid?

Vraag wat iemand belangrijk vindt in zijn werk, of het werk voldoende mogelijkheden biedt om daar invulling aan te geven en in hoeverre dat in de praktijk ook lukt. Vervolgens kun je onderzoeken wat nodig is om eventuele verschillen te verkleinen.

Moet je tijdens een functioneringsgesprek nog wel terugkijken?

Ja. Terugkijken kan nodig zijn om te begrijpen wat goed gaat en wat verbetering vraagt. Het verschil is dat je daar niet blijft hangen. Je gebruikt de ervaringen uit het verleden om afspraken te maken over toekomstig functioneren en ontwikkeling.

Wat als medewerker en functie niet meer goed bij elkaar aansluiten?

Dan is het belangrijk om dat tijdig bespreekbaar te maken. Misschien zijn ontwikkeling, scholing, andere taken of aanpassingen in de functie mogelijk. Soms blijkt dat een andere richting beter past. Hoe eerder de afnemende aansluiting zichtbaar wordt, hoe meer mogelijkheden er doorgaans nog zijn.