home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / beoordelingsgesprekken / beoordelingsformulier

Beoordelingsformulier

Een beoordelingsformulier kan helpen bij het beoordelen van medewerkers en het voeren van een beoordelingsgesprek. Het geeft structuur, zorgt dat bepaalde onderwerpen niet worden vergeten en helpt om het uiteindelijke oordeel en de gemaakte afspraken vast te leggen. Maar daar zit meteen ook het gevaar. Voor je het weet wordt beoordelen een invuloefening waarbij de leidinggevende vooral bezig is met vakjes, cijfers en scores. Het formulier is een hulpmiddel. Het is niet de beoordeling zelf. Deze pagina hoort bij het bredere beoordelingssysteem.

Werken met letters, cijfers of omschrijvingen?

Veel formulieren werken met een schaal. Dat kan bijvoorbeeld van A tot D, van 1 tot 5 of met omschrijvingen als onvoldoende, voldoende, goed en uitstekend. Op zichzelf maakt mij dat niet zoveel uit. Een schaal kan helpen om een oordeel samen te vatten, maar alleen wanneer iedereen ongeveer hetzelfde verstaat onder de verschillende scores.

Daar gaat het nogal eens mis. Wat is precies het verschil tussen een drie en een vier? Wanneer is iets voldoende en wanneer goed? Wanneer is iemand "meer dan voldoende" en wie bepaalt dat? Als leidinggevenden daar allemaal iets anders onder verstaan, lijkt het systeem heel exact terwijl de beoordeling dat helemaal niet is. Dan heb je schijnzekerheid in een tabel gezet.

• A: Meer dan voldoende.
• B: Voldoende.
• C: Onvoldoende.
• D: Ruim onvoldoende.

Je kunt hetzelfde natuurlijk met cijfers doen. Bijvoorbeeld 1 voor onvoldoende en 5 voor uitstekend. Maar ook dan blijft de vraag wat je precies met die cijfers bedoelt en waarop de score is gebaseerd. Een cijfer zonder uitleg zegt verrassend weinig.

Open formulieren geven ruimte maar vragen meer van de leidinggevende

Er zijn ook beoordelingsformulieren met een veel opener karakter. De leidinggevende beschrijft dan bijvoorbeeld hoe iemand functioneert op vakkennis, zorgvuldigheid, samenwerking, behulpzaamheid of bijdrage aan het team. Dat geeft meer ruimte om nuance aan te brengen en concrete voorbeelden te gebruiken.

Maar ook hier ligt een valkuil. Begrippen als zorgvuldig, behulpzaam, proactief of klantgericht lijken duidelijk totdat twee leidinggevenden moeten uitleggen wat zij ermee bedoelen. Dan blijken de definities behoorlijk te verschillen. Daarom geldt ook bij een open formulier: maak vooraf zo duidelijk mogelijk welk gedrag en welke resultaten bij de functie worden verwacht. Anders geef je de leidinggevende vooral een leeg tekstvak waarin hij zijn persoonlijke indrukken kwijt kan.

Een beoordelingsformulier moet aansluiten op wat vooraf is afgesproken

Goed functioneren begint met verwachtingen verduidelijken. Dat betekent dat een beoordelingsformulier niet aan het einde van het jaar ineens nieuwe criteria moet introduceren. Als initiatief, kwaliteit, zelfstandigheid of een bepaald resultaat belangrijk is, moet de medewerker dat vooraf weten. Je kunt iemand moeilijk eerlijk beoordelen op een criterium waarvan hij pas tijdens het beoordelingsgesprek ontdekt dat het blijkbaar belangrijk was.

Het formulier hoort daarom aan te sluiten op de functie, de gemaakte afspraken en de resultaten die gedurende de periode zijn besproken. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden moeten herkenbaar terugkomen waar dat relevant is. Hetzelfde geldt voor ontwikkeling en gedrag dat daadwerkelijk bij de functie hoort. Zo wordt het formulier een ondersteuning van afspraken die al bestaan in plaats van een verrassingspakket aan het einde van het jaar.

Een formulier kan helpen om eenduidiger te beoordelen

Een belangrijk voordeel van een beoordelingsformulier is dat leidinggevenden niet allemaal volledig hun eigen route volgen. Zeker in een grotere organisatie is enige eenduidigheid nodig. Medewerkers mogen verwachten dat vergelijkbare functies volgens vergelijkbare uitgangspunten worden beoordeeld en dat de ene leidinggevende niet volledig andere maatstaven gebruikt dan de andere.

Het formulier kan ook helpen om bepaalde onderwerpen bewust terug te laten komen. Denk aan resultaten, ontwikkeling, belangrijke afspraken en aandachtspunten voor de komende periode. Daarmee voorkom je dat de beoordeling alleen bestaat uit wat de leidinggevende zich op dat moment toevallig herinnert. Maar ook hier blijft het formulier ondersteunend. Eenduidigheid betekent niet dat iedere medewerker in hetzelfde hokje moet passen.

Het grootste gevaar: het formulier wordt de beoordeling

Dat vind ik misschien wel het grootste bezwaar. De leidinggevende zit tegenover de medewerker, kijkt vooral naar het beeldscherm en werkt regel voor regel het formulier af. Vinkje, score, toelichting, volgende onderdeel. Aan het einde is alles administratief keurig verwerkt, maar een echt gesprek over functioneren heeft nauwelijks plaatsgevonden.

Dat is de omgekeerde wereld. Een beoordelingsformulier moet informatie vastleggen die uit het beoordelen en het gesprek voortkomt. Het formulier mag niet voorschrijven hoe twee mensen een volledig gesprek moeten voeren. Wanneer de medewerker alleen maar wacht tot de leidinggevende bij het volgende vakje is aangekomen, heb je waarschijnlijk een systeem dat meer aandacht krijgt dan het functioneren zelf.

Vastleggen is wel degelijk belangrijk

Alle kritiek op formulieren betekent niet dat je maar niets meer moet vastleggen. Ook dat heeft nadelen. Na een beoordelingsgesprek moet duidelijk zijn wat de beoordeling was, welke belangrijke punten zijn besproken en welke afspraken voor de volgende periode gelden. Zeker wanneer verbetering nodig is, is het belangrijk dat beide partijen later kunnen terugvinden wat er werkelijk is afgesproken.

Een formulier helpt ook om door de tijd heen enige continuïteit te houden. Wat is eerder besproken? Welke ontwikkeling was afgesproken? Welke resultaten moesten verbeteren? Zonder enige vastlegging ontstaat gemakkelijk discussie over wat een jaar geleden nu precies is gezegd. Het formulier heeft dus wel degelijk waarde, zolang je het gebruikt om iets bruikbaars vast te leggen en niet om zoveel mogelijk tekst te produceren.

Zonder beoordelingsformulier kan ook lastig zijn

Ik heb ooit een training beoordelingsgesprekken verzorgd bij een organisatie waar leidinggevenden tijdens het beoordelingsgesprek geen formulier mochten gebruiken. De gedachte erachter was begrijpelijk: het formulier zou afleiden van het echte gesprek. Dus weg ermee. De leidinggevende moest volledig met de medewerker in gesprek zijn en pas later iets vastleggen.

In de praktijk bleek dat veel leidinggevenden behoorlijk lastig te vinden. Ze misten de structuur en de kapstok die het formulier normaal gaf. Wat moest eerst aan de orde komen? Welke onderwerpen mochten niet worden vergeten? Hoe hield je het gesprek op koers? Dat vond ik een mooie illustratie van het dilemma. Het gaat niet om het beoordelingsformulier, maar soms heb je zo'n formulier wel nodig om het gesprek en de vastlegging hanteerbaar te maken.

Hoe uitgebreid moet een beoordelingsformulier zijn?

Zo uitgebreid als nodig en zo eenvoudig als mogelijk. Een formulier van acht pagina's is niet automatisch zorgvuldiger dan een formulier van twee pagina's. Wanneer leidinggevenden door tientallen criteria heen moeten waarover zij nauwelijks iets zinnigs kunnen zeggen, creëer je vooral administratieve arbeid. Andersom kan een formulier met twee algemene vragen te weinig houvast geven om beoordelingen enigszins vergelijkbaar te maken.

Kijk daarom welke informatie echt nodig is. Wat moet een leidinggevende kunnen beoordelen? Welke afspraken moeten worden vastgelegd? Welke onderwerpen verdienen structureel aandacht? Welke informatie hebben medewerker, leidinggevende en organisatie later werkelijk nodig? Alles wat daar niets aan toevoegt mag wat mij betreft kritisch bekeken worden.

Een beoordelingsformulier vervangt zo objectief mogelijk beoordelen niet

Een professioneel vormgegeven formulier kan de indruk wekken dat de beoordeling daarmee automatisch objectief wordt. Dat is natuurlijk niet zo. Je kunt een bijzonder subjectief oordeel keurig in een digitaal beoordelingsformulier zetten. De vorm maakt de inhoud niet ineens eerlijk.

Daarom blijft zo objectief mogelijk beoordelen noodzakelijk. Gebruik waar mogelijk concrete resultaten en waarneembaar gedrag, maak zachte criteria zo duidelijk mogelijk en wees je bewust van persoonlijke voorkeuren en interpretaties. Het formulier kan die discipline ondersteunen, maar niet voor jou uitvoeren.

Het formulier is onderdeel van een grotere cyclus

Een beoordelingsformulier krijgt pas werkelijk betekenis wanneer het onderdeel is van een goede ontwikkel- en beoordelingscyclus. Wat je vandaag vastlegt, moet later kunnen terugkomen in gesprekken over voortgang, ontwikkeling en eventuele verbetering. Anders verdwijnt het formulier na het gesprek in een dossier totdat iemand het een jaar later weer tevoorschijn haalt.

Dat vind ik zonde. Wanneer er afspraken zijn gemaakt over ontwikkeling of verbetering, moet je die tussentijds volgen. Wanneer iets uitstekend gaat, kan dat ook gedurende het jaar worden benoemd. Het beoordelingsformulier markeert dus een formeel moment, maar functioneren gaat gewoon de volgende ochtend weer verder.

Waar moet een goed beoordelingsformulier volgens mij aan voldoen?

Het perfecte formulier bestaat niet, maar een bruikbaar formulier heeft wel een aantal kenmerken. Het helpt de leidinggevende om zorgvuldig te werken zonder het gesprek over te nemen en het geeft de medewerker duidelijkheid over waarop het oordeel is gebaseerd.

• Het sluit aan op de functie en eerder gemaakte afspraken.
• Het maakt duidelijk waarop het functioneren wordt beoordeeld.
• Het gebruikt begrijpelijke criteria.
• Het biedt ruimte voor concrete toelichting en voorbeelden.
• Het voorkomt onnodige ingewikkeldheid.
• Het geeft ruimte om sterke punten en verbeterpunten vast te leggen.
• Het maakt gemaakte vervolgafspraken duidelijk.
• Het ondersteunt enige eenduidigheid tussen leidinggevenden.
• Het laat ruimte voor een reactie van de medewerker waar dat past in de systematiek.
• Het blijft een hulpmiddel en wordt nooit belangrijker dan het gesprek.

Mijn conclusie is dus vrij eenvoudig. Gebruik gerust een beoordelingsformulier als het helpt. Maar behandel het niet alsof het formulier de waarheid produceert. Uiteindelijk moet de leidinggevende nog steeds kijken, luisteren, nadenken, beoordelen en een behoorlijk gesprek voeren. Daar bestaat helaas nog geen vakje voor dat het werk automatisch van je overneemt.

Veelgestelde vragen over het beoordelingsformulier

Een beoordelingsformulier lijkt soms het meest concrete onderdeel van een beoordelingssysteem. Toch zit de kwaliteit niet in het formulier zelf, maar in de criteria, de informatie waarop het oordeel is gebaseerd en de manier waarop de leidinggevende ermee werkt. Deze vijf vragen gaan over de belangrijkste keuzes.

Wat is een beoordelingsformulier?

Een beoordelingsformulier is een hulpmiddel waarmee de beoordeling van een medewerker wordt gestructureerd en vastgelegd. Het kan criteria, scores, toelichtingen, resultaten en vervolgafspraken bevatten. Het formulier ondersteunt de leidinggevende, maar het kan nooit het professionele oordeel en het gesprek over functioneren vervangen.

Is een beoordelingsformulier verplicht?

Niet iedere organisatie hoeft hetzelfde beoordelingsformulier te gebruiken en er bestaat geen algemeen formulier dat overal verplicht is. Welke afspraken gelden kan afhangen van de organisatie, cao, arbeidsovereenkomst, personeelsregeling of eigen beoordelingssystematiek. Ook zonder uitgebreid formulier kun je beoordelen, maar belangrijke conclusies en afspraken behoorlijk vastleggen blijft verstandig.

Wat moet er in een beoordelingsformulier staan?

Dat hangt af van wat de organisatie wil beoordelen. In ieder geval moet herkenbaar zijn waarop het oordeel is gebaseerd en welke afspraken of verwachtingen daarbij horen. Denk aan resultaten, relevante taken en verantwoordelijkheden, ontwikkeling en gedrag dat werkelijk van belang is voor de functie. Voeg vooral niets toe alleen omdat een ander beoordelingsformulier dat toevallig ook heeft.

Kun je medewerkers beoordelen met cijfers?

Dat kan, maar een cijfer heeft alleen waarde wanneer duidelijk is wat de schaal betekent en waarop de score is gebaseerd. Een drie of vier lijkt heel precies, maar zonder duidelijke criteria kunnen verschillende leidinggevenden daar totaal verschillende dingen mee bedoelen. Geef daarom altijd voldoende inhoudelijke toelichting bij een score.

Kun je een beoordelingsgesprek voeren zonder formulier?

Ja. Een goed gesprek kan prima zonder dat de leidinggevende voortdurend een formulier voor zich heeft. Tegelijkertijd ervaren veel leidinggevenden een formulier als nuttige kapstok en helpt het om onderwerpen en afspraken niet te vergeten. De kunst is dus niet het formulier koste wat kost af te schaffen, maar voorkomen dat het formulier het gesprek gaat overnemen.