home / team organisatie / samenwerken / teamleden feedback

Feedback geven in teams: van over elkaar naar met elkaar

Feedback binnen teams: het verschil tussen 'over' elkaar praten of 'met' elkaar in gesprek gaan. Hoe stimuleer je dat teamleden met elkaar in gesprek gaan? Hoe zorg je er als team voor dat er rechtstreeks gecommuniceerd wordt?

Binnen het thema samenwerken en teamcommunicatie is feedback daarom veel meer dan het aanleren van een paar gesprekstechnieken. Het gaat ook over vertrouwen, veiligheid, openheid en de bereidheid om rechtstreeks te zeggen wat je ergens van vindt.

Hoe zorg je dat teamleden rechtstreeks met elkaar praten?

Met elkaar praten, het gesprek aangaan, open communiceren: het is natuurlijk verreweg de beste manier om ieder team optimaal te laten renderen. Toch is dit in veel teams een leerdoel. Rechtstreeks communiceren vraagt namelijk niet alleen dat iemand iets durft te zeggen. De ander moet het ook kunnen ontvangen zonder direct in de aanval of verdediging te schieten.

Belangrijke vragen voor een team zijn daarom:

• Hoe zorg je ervoor dat mensen zich uitspreken?
• Hoe zorg je ervoor dat teamleden zich op een goede manier uitspreken?
• Hoe voorkom je aanvallende en defensieve communicatie?
• Hoe zorg je ervoor dat iedereen zich voldoende veilig voelt om zich uit te spreken?
• Hoe bevorder je open communicatie binnen het team?

Open communiceren betekent niet dat je alles er maar ongefilterd uitgooit. Het betekent dat bespreekbaar mag worden wat van belang is voor het werk, de samenwerking en de onderlinge relatie. Rechtstreeks waar het kan en met respect voor de ander.

Welke feedbackregels helpen binnen een team?

Ken je de feedbackregels al? Die kunnen helpen om feedback concreet, rechtstreeks en respectvol te geven. Bijvoorbeeld door gedrag te benoemen in plaats van iemand als persoon te beoordelen en door duidelijk te maken welk effect bepaald gedrag op jou heeft.

Maar feedbackregels zijn geen toverformule. Je kunt alle regels uit je hoofd kennen en toch geen werkelijke feedbackcultuur hebben. Wanneer mensen elkaar niet vertrouwen, zich niet veilig voelen of bang zijn dat openheid later tegen hen wordt gebruikt, blijven de mooiste feedbacktechnieken gewoon in de kast liggen.

Waarom werkt feedbacktraining niet zonder veiligheid en vertrouwen?

Een randvoorwaarde bij het geven en ontvangen van feedback is dat er voldoende veiligheid en vertrouwen binnen jouw team is. Is dat niet het geval? Dan wordt feedback als bedreigend ervaren of men spreekt zich helemaal niet uit. De training feedbackvaardigheden gaat jou dan niet helpen. Er zijn dan andere interventies nodig.

Dat punt vind ik belangrijk. Soms wordt een communicatieprobleem te gemakkelijk vertaald naar: dan moeten de medewerkers maar een feedbacktraining volgen. Maar wanneer de echte oorzaak ligt in wantrouwen, machtsstrijd, beschadigde relaties of een leidinggevende die iedere kritische opmerking afstraft, moet je dáár iets aan doen. Je kunt mensen niet eerst leren feedback te geven en vervolgens een omgeving laten bestaan waarin het onverstandig is om die feedback daadwerkelijk uit te spreken.

Vertrouwen binnen een team betekent niet dat iedereen het altijd met elkaar eens is. Het betekent juist dat verschil van mening, kritiek en onzekerheid bespreekbaar kunnen zijn zonder dat de onderlinge relatie onmiddellijk op het spel staat.

Hoe ontwikkel je een feedbackcultuur binnen een team?

Wil je een feedbackcultuur creëren? Dat kan! Maar een feedbackcultuur ontstaat niet omdat er een keer een training is gevolgd of omdat de feedbackregels in een map op intranet staan. Het moet normaal worden dat teamleden rechtstreeks met elkaar praten wanneer iets goed gaat én wanneer iets schuurt.

Een feedbackcultuur vraagt onder andere dat teamleden feedback niet eindeloos opsparen, dat kritiek niet automatisch als aanval wordt opgevat en dat medewerkers ook leren luisteren wanneer zij zelf feedback ontvangen. De leidinggevende heeft daarin een voorbeeldfunctie. Wie zegt dat medewerkers open moeten zijn maar zelf onmiddellijk in de verdediging schiet zodra er kritiek komt, laat heel snel zien hoeveel openheid er werkelijk gewenst is.

Ook positieve feedback hoort erbij. Feedback is niet alleen bedoeld om te vertellen wat er fout gaat. Juist benoemen welk gedrag helpt, welke bijdrage je waardeert en wat iemand moet blijven doen, versterkt de samenwerking. Een team waarin alleen feedback wordt gegeven zodra iemand iets verkeerd doet, krijgt vanzelf een nogal eenzijdige feedbackcultuur.

Uiteindelijk gaat het om een eenvoudig principe dat in de praktijk soms behoorlijk lastig blijkt: praat niet óver iemand wanneer je eigenlijk mét die persoon moet praten.

Veelgestelde vragen over feedback binnen teams

Feedback geven klinkt eenvoudig totdat irritaties oplopen, iemand zich aangevallen voelt of je moet bepalen of iets überhaupt besproken moet worden. De volgende vragen gaan daarom juist over situaties waarin feedback binnen teams lastiger wordt.

Moet je iedere irritatie binnen een team als feedback bespreken?

Nee. Niet iedere kleine ergernis hoeft onmiddellijk onderwerp van een gesprek te worden. Soms ligt een irritatie vooral bij jezelf en kun je die ook weer loslaten. Het wordt anders wanneer gedrag zich herhaalt, de samenwerking beïnvloedt of ervoor zorgt dat jij je steeds meer gaat inhouden of ergeren. Dan is rechtstreeks bespreken meestal verstandiger dan wachten tot iets kleins een groot verhaal is geworden.

Kun je feedback beter één-op-één of in het team geven?

Dat hangt af van de situatie. Gaat het om gedrag tussen twee mensen, dan ligt een één-op-ééngesprek vaak voor de hand. Raakt het gedrag het hele team of gaat het om een patroon waar meerdere teamleden onderdeel van zijn, dan kan het juist zinvol zijn om het gezamenlijk te bespreken. Gebruik een teamoverleg niet om iemand publiekelijk de les te lezen.

Wat doe je als een teamlid iedere feedback als aanval ervaart?

Kijk eerst naar de manier waarop de feedback gegeven wordt. Is die concreet, gaat het over gedrag en krijgt de ander ruimte om te reageren? Wanneer dat in orde is, kun je ook bespreken wat maakt dat feedback zo bedreigend wordt ervaren. Soms speelt eerdere ervaring mee, soms onzekerheid en soms een patroon waarin kritiek onmiddellijk persoonlijk wordt gemaakt.

Je hoeft feedback niet eindeloos zachter te maken totdat er niets meer van overblijft. Wel moet duidelijk zijn dat het doel niet is om iemand af te branden, maar om iets bespreekbaar te maken dat invloed heeft op de samenwerking.

Hoe voorkom je dat feedback een verkapte beoordeling of beschuldiging wordt?

Blijf bij concreet gedrag en bij wat je daadwerkelijk hebt waargenomen. 'Jij bent altijd ongemotiveerd' is een oordeel. Benoemen dat iemand voor de derde keer een afspraak niet nakomt en wat dat voor het team betekent, is veel concreter. Vermijd ook het verzamelen van allerlei oude voorbeelden om één gesprek extra zwaar te maken.

Kan een leidinggevende een feedbackcultuur afdwingen?

Nee. Je kunt wel voorwaarden creëren, voorbeeldgedrag laten zien en duidelijk maken dat rechtstreeks communiceren onderdeel is van de samenwerking. Maar wanneer mensen alleen feedback geven omdat de baas zegt dat het moet, heb je nog geen feedbackcultuur.

Een leidinggevende kan vooral laten zien hoe serieus openheid wordt genomen: zelf om feedback vragen, niet defensief reageren, roddel niet belonen en medewerkers stimuleren om relevante zaken bij de juiste persoon neer te leggen.