home / persoonlijke ontwikkeling / hsp / hooggevoelig timemanagement

Timemanagement voor hoogsensitieve personen (HSP-ers)

Timemanagement voor hooggevoelige of hoogsensitieve personen (HSP-ers) op de werkvloer werkt net even anders dan bij andere mensen. Binnen het thema HSP op de werkvloer zie ik dat tijd, energie, prikkels en verwachtingen continu door elkaar heen lopen. Juist daar gaat het vaak mis. Orde, structuur en rust zijn voor HSP-ers nog belangrijker dan voor andere mensen. Tegelijk is dat precies waar veel hoogsensitieve personen moeite mee hebben in een werkomgeving die vaak druk, onvoorspelbaar en prikkelrijk is.

Daarom moet timemanagement voor HSP-ers altijd in samenhang worden gezien met communicatie, energie en grenzen. Denk bijvoorbeeld ook aan hoe je omgaat met veranderingen, communicatie en stress op de werkvloer. Lees daarom ook:

• Communicatie als HSP op de werkvloer
• Omgaan met conflicten als HSP op het werk
• Loopbaan en werkkeuzes voor HSP-ers
• Presenteren als HSP-er op het werk

Kortom: het moet op maat, anders past het niet!

Hoe gaan HSP-ers om met tijd?

Ik noem een aantal kenmerken van timemanagement bij HSP-ers:

• Zit een hooggevoelig persoon in de FLOW, dan kan hij/zij de hele wereld aan. Vaak is men niet te stuiten. Men gaat maar door en men gaat maar door. Lees ook: de gevoelswereld van HSP-ers.
• Wanneer HSP-ers vastgeklonken worden in timemanagementstructuren, dan is het bedachte systeem vooraf al mislukt.
• Enerzijds hebben HSP-ers mensen nodig (en dus afspraken in een werkweek), anderzijds kunnen HSP-ers onmogelijk een week vol afspraken volhouden. Dat wil zeggen: een overbezette week werkt niet en een te weinig bezette week werkt ook niet.
• Omgaan met verplichtingen bij een HSP-er is een vak apart en verdient aandacht.
• Verantwoording moeten afleggen op de juiste manier is een vereiste (HSP-ers voelen zich doorgaans erg verantwoordelijk), maar als ze niet oppassen wordt verantwoording afleggen een opbiechtsessie of ontaardt het in een verzet tegen dit systeem, omdat ze het gevoel hebben dat ze bekeken (of niet vertrouwd) worden.
• Planning is enerzijds niet het sterkste punt van de meeste hooggevoelige personen en anderzijds hebben ze er behoefte aan.
• Een ontwrichte energiebalans is een van de grootste valkuilen van een HSP-er en daarom zijn orde, structuur en rust van ontegenzeggelijk belang.

Hoe stuur je het creatieve proces in je hoofd?

Veel mensen ervaren dat ze op een bepaald moment heel creatief zijn en op andere momenten niet. Ze hebben het gevoel dat ‘de vonk erin vliegt’ op een bepaald moment. Toch maakt je dat erg afhankelijk van die momenten. Je loopt dagen rond terwijl er niks uit je vingers komt en zo opeens ga je aan de slag.

Creativiteit kan er zijn in diverse vormen. Ik doel hier niet zozeer op boetseren of schilderen maar op creatieve processen in de organisatie. Of anders gezegd: het creatieve denken. Wil je meer lezen over creativiteit?

Hoe pak je een groot schrijfproces aan?

Ik illustreer het proces aan de hand van ‘een beleidsnotitie schrijven’. Je moet hiervoor geheel iets nieuws maken en een dergelijke klus is snel te groot. Belangrijk is het onderwerp in mootjes te hakken.

• Schrijf alle onderwerpen op die onderdeel moeten worden van het schrijfproces.
• Benoem per onderwerp waar je nog meer informatie over nodig hebt en leg vast hoe je aan deze informatie denkt te komen (bijvoorbeeld: boeken lezen, gesprekken voeren, zoeken op internet).
• Rubriceer alle informatie en documenten en onderwerpen en neem de tijd om deze goed door te lezen. Kies momenten om een onderwerp door te nemen en vat samen wat je hebt gelezen en wat jou aansprak. Vat gesprekken samen in een notitie en voeg deze bij jouw documentatie.
• Rubriceer alle onderwerpen op volgorde en plan momenten om een onderwerp uit te werken. Benoem eerst alle subonderwerpen, ga ze ordenen en ga daarna gewoon aan de slag. Beginnen dus. Doen!
• Handel zo ieder onderwerp af totdat het compleet is.
• Laat een collega de kladversie lezen en vraag feedback.
• Voeg alle kladversies samen tot één document en begin aan de afwerking.
• De eindversie klaar? Laat het een week liggen en begin opnieuw. Schrijven bestaat immers voor het grootste deel uit schrappen.

Welke tips helpen creatieve HSP-ers?

• Schrijf ieder idee wat jou te binnenschiet op in jouw ideeënboekje. Maak daarna op de computer een ruwe versie van jouw idee.
• Denk nooit bij voorbaat dat een idee slecht is: wie weet wat het je gaat opleveren.
• Kies iedere maand een ideeëndag en selecteer een aantal ideeën waar je verder mee wilt.
• Bespreek deze met een aantal collega’s om te horen wat zij ervan vinden.
• Dwing jezelf tot uitwerken.
• Laat slechte ideeën voor wat het is maar gooi ze niet weg uit jouw ideeënkoffer. Vaak komt er later een beter idee waar je al basismateriaal voor in huis hebt.

Waarom is energiebalans de basis van timemanagement?

Als ik met hoogsensitieve personen werk, dan begin ik nooit met een planning. Ik begin met energie. Want daar gaat het mis. Je kunt nog zo’n mooie agenda maken, maar als jouw energiebalans niet klopt, dan loopt alles vast. Je hebt te maken met energiegevers en energievreters. Activiteiten, mensen en omgevingen die jou voeden. En dingen die je leegtrekken. Het probleem is vaak niet dat je te weinig tijd hebt, maar dat je structureel te veel energie verliest.

Bij HSP-ers zie ik vaak dat ze in een flow terechtkomen waarin ze alles aankunnen. Op zo’n moment lijkt er geen grens te zijn. Je gaat door, je gaat nog een stap verder en nog één. Maar daarna komt de andere kant. Herstel is nodig. Soms meer dan je denkt. Die afwisseling tussen flow en herstel hoort erbij. Dat is geen zwakte, dat is hoe jouw systeem werkt. Als je dat negeert en alleen maar plant op basis van tijd, dan ga je over je grens heen.

Daarom werkt timemanagement zonder energie-inzicht simpelweg niet voor jou. Je plant dan namelijk op basis van wat er moet, niet op basis van wat je aankunt. En daar ontstaat de scheefgroei. Wat ik dus altijd doe, is eerst kijken: waar krijg je energie van? Waar lever je op in? Hoe ziet jouw ritme eruit? Pas daarna ga je kijken hoe je jouw tijd indeelt.

Timemanagement begint dus niet met je agenda, maar met jouw energiebalans.

Hoe ga je om met prikkels in je planning?

Als hoogsensitief persoon heb je niet alleen te maken met tijd, maar vooral met prikkels. En daar gaat het vaak mis. Je plant je dag vol op basis van wat er moet, maar je houdt geen rekening met wat al die prikkels met je doen.

Prikkels kosten energie. Soms ongemerkt. Een drukke vergadering, een volle inbox, geluid op de werkvloer, gesprekken met collega’s, verwachtingen van anderen. Voor een HSP-er stapelt dat zich snel op. En voordat je het doorhebt, zit je vol.

Het probleem is dat je die overprikkeling vaak pas te laat merkt. Je gaat nog even door, nog één taak, nog één afspraak. Totdat je merkt dat je leeg bent, kortaf reageert of geen concentratie meer hebt. Daarom moet je prikkels actief meenemen in je planning. Niet achteraf, maar vooraf.

Wat je nodig hebt, is inzicht in jouw prikkelbelasting. Waar raak jij vol van? Welke momenten op de dag kosten je de meeste energie? En minstens zo belangrijk: wanneer heb je herstel nodig? Denk bijvoorbeeld aan:

• Drukke meetings die je leegtrekken.
• Langdurig geconcentreerd werken zonder pauze.
• Veel sociale interactie op één dag.
• Geluid, chaos of constante onderbrekingen.

Als je dit weet, kun je anders gaan plannen. Dan plan je niet alleen taken, maar ook ruimte. Ruimte om te herstellen, om prikkels te verwerken en om weer tot jezelf te komen. Dat kan betekenen dat je na een vergadering bewust niets plant. Of dat je maximaal twee intensieve taken op een dag doet. Of dat je kiest voor een rustige werkplek wanneer je moet focussen. Timemanagement voor HSP-ers betekent dus niet: meer doen in minder tijd. Het betekent: slimmer omgaan met prikkels, zodat jouw energie in balans blijft.

Veelgestelde vragen – FAQ

Ik merk dat er een aantal vragen steeds terugkomen als het gaat over timemanagement voor hoogsensitieve personen. Hieronder geef ik je korte en eerlijke antwoorden.

Waarom werkt een strakke planning niet voor mij als HSP-er?

Omdat een strakke planning geen rekening houdt met jouw energie en prikkelverwerking. Je systeem heeft ruimte nodig om te herstellen. Zonder die ruimte raak je overprikkeld en loopt je planning vast.

Hoeveel afspraken kan ik op een dag plannen?

Dat verschilt per persoon, maar de kern is: minder dan je denkt. Kijk niet alleen naar tijd, maar naar impact. Eén intensieve afspraak kan net zo zwaar zijn als drie lichte.

Waarom raak ik zo snel overprikkeld?

Omdat je prikkels dieper verwerkt. Dat is geen zwakte, maar een kenmerk van hoe jouw systeem werkt. Het betekent wel dat je bewuster moet omgaan met je energie.

Hoe combineer ik structuur met vrijheid?

Door te werken met kaders in plaats van strakke schema’s. Plan blokken, maar laat ruimte open. Zo heb je houvast én flexibiliteit.

Hoe voorkom ik dat ik mezelf overvraag?

Door eerlijk te kijken naar je energiebalans. Niet alleen naar wat moet, maar naar wat je aankunt. En door eerder je grenzen te herkennen en serieus te nemen.