home / persoonlijke ontwikkeling / kernkwaliteiten / proactief

Proactief is een kwaliteit: wat betekent het?

Proactief: wat is dat? Een proactieve houding ontwikkelen: hoe doe je dat? Hoe word je pro-actiever? Daarover gaat dit artikel!

Kenmerken

Weet je wat proactief is? Ik duid het aan de hand van kenmerken:

• Regie en verantwoordelijkheid

  Een eerste kenmerk gaat over regie en verantwoordelijkheid. Proactief zijn, betekent de regie pakken. Keuzes maken en daar de verantwoordelijkheid voor nemen. Omstandigheden kun je niet altijd bepalen. Wel kun je bepalen hoe je met omstandigheden omgaat. Wie proactief is, heeft meer controle, voelt zich zelfverzekerder en krijgt meer invloed.

• Initiëren in plaats van reactief handelen

  Een tweede kenmerk gaat over actief initiëren. Dat heeft te maken met initiatief nemen.

  • Wanneer je reactief bent, laat je de zaken op zijn beloop, wacht je af en geef je anderen de schuld.
  • Wanneer je initieert (en proactief bent) zie je de zaken onder ogen, bepaal je wat je er mee wilt, wacht je niet af maar maak je het bespreekbaar als dat nodig is en neem je verantwoordelijkheid.
  • Wanneer je reactief  bent, leef je bij de waan van de dag en hol je achter iedere bal aan die in het veld wordt getrapt. Ben je proactief dan  richt je je op die zaken waarop je je wilt richten.

• Invloed of geen invloed

  Een derde kenmerk gaat over invloed of geen invloed. Wanneer je proactief bent, kom je in actie, pak je initiatief en verantwoordelijkheid op alle zaken waar je invloed op hebt. Dat impliceert dat je ook die zaken waarop je geen invloed hebt weet te begrenzen en kunt loslaten.

• Rust, Overzicht en Tijd (ROT momenten)

  Wie proactief is neemt rust, zorgt dat hij/zij overzicht heeft en neemt tijd om overzicht te houden. Daarvoor heb je  ROT momenten (klein ezelsbruggetje) nodig. Wie niet proactief is heeft nooit tijd (had ik geen tijd voor en kwam ik niet aan toe), heeft geen overzicht en vooral ook geen rust.

• Keuzes zijn belangrijk

  Een mooie uitspraak van Stephen R. Covey: ‘Ons gedrag is afhankelijk van onze besluiten, niet van onze omstandigheden’. Wie proactief is maakt keuzes op basis van behoeften (die belangrijk zijn) en wie reactief is laat zich regeren door de omstandigheden.

Voorbeelden proactief gedrag

Ik duid het maar met een voorbeeld. Stel het is mooi weer. Grijp je dat aan om een dak inspectie uit te voeren? Gebruik je dat om de dakpannen even recht te leggen, het lood te vervangen of waar nodig het dakbeschot te vervangen? Of wacht je tot het regent en er een lekkage wordt geconstateerd? Waardoor de loodgieter bij nacht en ontij jouw dak op moet voor een reparatie!

Valkuil

De valkuil van pro activiteit is er ook. Welke?

• Zoveel regie willen nemen dat het leidt tot verstrakking en verkramping
• Te veel controle willen hebben
• Te weinig ruimte over houden voor spontaniteit in het hier en nu

Leerdoel

Als er een valkuil is, is er ook een leerdoel. Ik noem dat loslaten en relativeren.

Irritatie

De allergie of irritatie is wanneer mensen zich slecht voorbereiden, alles op zijn beloop laten, zich laten leiden door de waan van de dag, ad hoc reageren op tal van zaken en reactief ingesteld zijn.

Leiderschap en pro activiteit: jouw houding als leidinggevende en manager

Een proactieve houding is een must voor managers en leidinggevenden. Sterker nog: leiderschap (een leidinggevende functie) begint met persoonlijk leiderschap. Pro activiteit is daar een belangrijk onderdeel van. Waarom is dat zo belangrijk?

• wanneer je als leiding achter de feiten aanholt, weet je zeker dat jouw team of organisatie dat gedrag van jou overneemt
• wanneer je je verschuilt achter zaken als ‘zo ben ik nu eenmaal’, dan hoef je niet te verwachten dat jouw teamleden verantwoordelijkheid nemen
• wanneer je wegkruipt achter ‘het overkomt mij allemaal’ dan hoef je niet te menen dat jouw medewerkers de regie pakken
• wanneer je als leiding achter iedere bal aanrent, dan kopieer je dit gedrag in jouw organisatie maar wanneer je de voortrekkersrol op je neemt, gaan mensen met je mee
• wanneer je verantwoordelijkheid neemt voor eigen handelen, gaan jouw medewerkers dat ook doen
• jouw gedrag is medebepalend voor de cultuur in jouw organisatie. Wil je een proactieve houding bevorderen in jouw team of organisatie? Dan moet je als leidinggevende vooropgaan!

Verschillende niveaus

Proactief zijn kun je op verschillende niveaus. Maar wanneer je in een organisatie kijkt, hangen ze ook weer met elkaar samen.

Strategisch niveau

Ik begin met een proactieve houding op strategisch niveau.
Hoe hoger jouw functie, hoe meer verantwoordelijkheden je hebt, hoe belangrijker pro activiteit is. Stel je eens voor: je bent directeur van een onderneming. Je bent eindverantwoordelijk voor het aansturen van 350 medewerkers. Belangrijk is dat jij op strategisch niveau vooruitdenkt, visie ontwikkelt, beleid maakt en plannen ontwikkelt. Wanneer je op strategisch niveau reactief bent, kan dat ingrijpende gevolgen hebben. Wat is proactief op strategisch niveau?

• Marktontwikkelingen zien aankomen en lezen (interpreteren)
• Politieke ontwikkelingen zien aankomen
• De organisatie voorbereiden op marktbehoeften
• De organisatie klaarmaken voor goede en slechte tijden
• Anticiperen op tal van ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie
• Voortdurend in gesprek zijn met jouw medewerkers over wat jouw organisatie te bieden heeft
• Aanhaken bij nodige kennis en ontwikkelingen die aanstaande zijn

Tactisch niveau

Op tactisch niveau is pro activiteit ook van essentieel belang. Vaak gaat het dan over vraagstukken op de middellange termijn zoals het vorm geven aan de strategie (richting), de inzet van medewerkers, de toewijzing van middelen en het managen van leidinggeven op operationeel niveau.

Operationeel niveau

Ook op operationeel niveau is het van belang om proactief te zijn. Stel je voor: je bent kantinebeheerder. Dagelijks komen er 200 medewerkers koffie drinken rond de middagpauze om 15.00 uur.
Op het laatste moment zie je  dat de koffie op is. Je moet snel op de fiets naar de supermarkt om te voorkomen dat je vanmiddag te weinig koffie hebt. Dat is reactief gedrag! Wanneer je proactief bent, had je vorige week al gezien dat er te weinig koffie is. Dus is de koffie op tijd besteld en is er genoeg op voorraad.  Wanneer je niet proactief bent, reageer je op het moment dat de situatie zich voordoet. Wanneer je wel proactief bent, kijk je vooruit en zie je ontwikkelingen aankomen.  En zeg nou zelf: wanneer heb je de meeste rust over je? En wanneer heb je de meeste controle op de situatie?

Verweven in de organisatiecultuur

Proactief of reactief is vaak een onderdeel van de organisatiecultuur. Ik denk ook aan de vergadercultuur waar de vergadering of het werkoverleg slecht is voorbereid. Deelnemers komen binnen en hebben nog snel even de notulen van de vorige bespreking uitgeprint. Overigens hebben ze deze notulen gisteren pas gekregen. Gelezen hebben ze de notulen zeker niet. Laat staan dat het besluitenlijstje is afgewerkt. Zie je hoe reactief dit gedrag is? Proactief betekent:

• Je hebt een agenda en doelstelling voor het werkoverleg
• Notulen of verslagen worden direct na afloop gemaakt
• Ieder krijgt een heldere besluitenlijst
• Afspraken worden uitgevoerd conform het overleg
• Deelnemers gaan voorbereid naar de vergadering

Proactiviteit binnen teams en organisaties

Een ander aspect is het belang om een proactieve houding binnen jouw team te bevorderen. Flexibiliteit is op de werkvloer te organiseren. Hoe proactiever je bent, hoe meer ruimte voor onverwachte zaken. Hoe meer je teamleden leert en stimuleert tot initiatief, anticiperen en hoe proactiever jouw team is, hoe gemakkelijker je het krijgt als leidinggevende. Bovendien wordt er dan effectiever en met meer werkplezier gewerkt.

• Dagjesmensen kopen een paraplu als het regent en een sneeuwschuiver als het sneeuwt

  Veel mensen zijn dagjes mensen. Ook binnen organisaties. Ze kopen een zonnebril als de zon schijnt. Echter in een leidinggevende functie mag je van iemand verwachten dat hij/zij vooruitkijkt. We weten in juli al dat er kans is op sneeuw in december. En in januari weten we dat het voorjaar eraan komt.

  Ik onderbouw het graag als volgt:

  • Ca. 70% van de medewerkers zijn dagjesmensen

    Circa 70% van jouw organisatie bestaat uit dagjesmensen. Wanneer ze merken dat het regent, kopen ze een paraplu en wanneer de zon schijnt, gaan zij op zoek naar een zonnebril. Geef deze mensen nooit een leidinggevende functie want ze zijn uitsluitend reactief ingesteld.

  • 15 % van jouw medewerkers kijkt 1 week vooruit

    Ongeveer 15% van jouw werknemers noem ik weekmensen. Ze blikken een week vooruit, zijn redelijk proactief.

  • 10% is in staat om een jaar vooruit te kijken: middellange termijn

    Circa 10% van de medewerkers is in staat om een jaar vooruit te kijken. Ze bestellen in december zonnebrillen en vlak voor de zomervakantie kopen ze sneeuwschuivers. Deze categorie is uitermate geschikt voor het middenkader.

  • Slechts 5% is in staat om drie tot vijf jaar vooruit te kijken

    Tot slot: slechts 5% kan drie tot vijf jaar vooruitkijken. Een kleine categorie dus. Zeer geschikt als bestuurder of ondernemer: regeren is immers vooruitzien. Let wel: je hebt alle categorieën nodig in jouw organisatie.

Houding en attitude maar ook gewoon DOEN!

Proactief zijn is niet alleen een vaardigheid maar ook een houding. We kunnen er uren over beschouwen maar 't is ook gewoon DOEN!. In de sport zouden ze zeggen: haal die bal op, ga naar de bal toe. Wacht niet tot de tegenstander bij jou komt.

• Stap 1: Vooruitkijken en anticiperen

  Stap 1 is vooruitkijken en anticiperen: vul alles in wat je ziet aankomen, of wat je weet dat er aankomt. Regeren is vooruitzien immers? Vooruitkijken voorkomt dat de waan van de dag jou gaat regeren.

• Stap 2: maak je druk om zaken waar je invloed op hebt

  Stap 2 is essentieel. We maken ons zo gauw druk om zaken waar we geen invloed op hebben.  Zie ook: cirkel van invloed: waar maak je je druk om? De kunst is om je druk te maken om die zaken waar je wel invloed op hebt.

• Stap 3: implementeren

  Dus inderdaad: vooruitkijken, helpen vooruitkijken, anticiperen. Wat komt eraan voor werkzaamheden? Wat voor patronen in jouw werk komen steeds terug? Daarna: probeer je als team druk te maken om die zaken waar je invloed op hebt. En laat los waar je geen invloed op hebt.