Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Het managen van een gezonde organisatie

Gezonde organisaties zijn organisaties die ook in wisselende omstandigheden kunnen overleven. Organisatie virussen kunnen daarbij helpen. De wijze waarop gezonde mensen met ziekte en gezondheid omgaan kan als voorbeeld dienen.

Gezonde organisatie managen

Ziekte en gezondheid zijn de twee uitersten van één en hetzelfde continuüm. Elk gezond mens heeft te maken met ziekmakende factoren en bij elk ziek mens zijn gezondheid bevorderende factoren aan het werk.  Ziekte en gezondheid horen bij elkaar. Het één kan niet zonder het ander.

Om te overleven heeft een gezond mens, maar ook een gezonde organisatie ziekte nodig. Daar hoef je niets voor te doen, ziekte komt vanzelf en meestal komt het ongelegen. Als je ziek bent geworden is herstellen belangrijk. Ook is het verstandig om ziekte te voorkomen. Vaak kan dat maar ondanks alle preventieve maatregelen kan het toch misgaan. De vraag is of dat erg is.

Signaalfunctie

Ziekte is namelijk ook een prima signaal dat er iets aan de hand is. Het heeft dezelfde functie als het waarschuwingslampje op het dashboard in je auto. Als dat gaat branden komen de meeste mensen direct in actie om schade te voorkomen en gaan naar de garage. Het signaal wat de organisatie of het lichaam afgeeft wordt echter nog wel eens ontkend of weggeduwd met een aspirientje. Soms gaat dat goed en ontstaan er geen problemen. Maar te vaak het signaal wegduwen leidt zeker tot forse klachten. Dan keert de wal het schip.

Disbalans en herstellen

Het lichaam is  fantastisch en begint bij enige disbalans vanzelf met herstellen. Daar is binnen het lichaam geen management of opdrachtgever voor nodig, elke cel, elk orgaan doet exact wat het moet doen om de balans weer te herstellen. Het lichaam is zeer complex maar volledig zelfsturend. Het is zelfs zodanig zelfsturend dat het soms de rol van de altijd sturende denkgeest kan overnemen. Als dat gebeurt zijn er zodanige fysieke klachten ontstaan dat je wel moet stoppen met doordraven. Dit is wat mensen ervaren als ze een forse burnout hebben.

Doorvertaling naar uw organisatie

Voor organisaties is ziekte ook een signaal om in actie te komen. Maar de acties die in de organisatie nodig zijn lopen bij lange niet zo autonoom en onbewust als bij een balans verstoring  van het lichaam.

Een organisatie moet zich eerst bewust worden van haar gezondheid. Gevoelsmatig weten medewerkers vaak wel hoe het met de organisatie gaat maar meestal weet de organisatie het zelf pas als harde cijfers aangeven dat ze ziek zijn.

De dashboard cijfers die daarvoor gebruikt worden zijn winst en verliescijfers, maar ook klant tevredenheid, medewerker tevredenheid of ziekteverzuimcijfers.

De controledienst die de cijfers ophoest geeft een signaal naar het management, het management beoordeelt het signaal en besluit of er verandert moet worden. Als er veranderd moet worden krijgen de teamleiders een opdracht om hun werkprocessen aan te passen. Door aanpassing in het proces veranderen de taken van medewerkers. Van medewerkers wordt verwacht dat ze dan andere dingen gaan doen waardoor de organisatie weer gezond wordt.

Gezond organiseren

In vergelijking met het autonome proces van een lichaam bij een verstoring, heeft een organisatie dus minstens 4 stappen nodig om zich uiteindelijk te aanpassen. In al die 4 stappen kan wat fout gaan. Hoog tijd dus om het lichaam als voorbeeld te nemen voor gezond organiseren.

Eigenlijk is een organisatie net een levend organisme. Een organisatie ontwikkelt zich, groeit en vernieuwd zich voortdurend en als ze dat niet doet gaat het dood. Net als bij het menselijk lichaam is dit een ingenieus proces. In het menselijk lichaam spelen niet alleen de lichaamseigen cellen en organen een rol maar ook invloeden van buitenaf. Denk aan bacteriën, virussen en andere parasieten die mee liften. Lang niet altijd zijn deze bacteriën en virussen slecht voor hun gastheer. Integendeel vaak helpen ze hem juist om te overleven en bestrijden ze concurrerende bacteriën en virussen. Bovendien zorgen ze voor weerstand en maken ze het lichaam sterker.

Voor een gezonde organisatie zijn invloeden van binnenuit en van buitenaf ook van belang.

Van binnenuit zijn dat de strategie, de cultuur, de organisatie van werkprocessen en de medewerkers. Daar kunnen virussen tussen zitten. Die virussen kunnen leiden tot organisatie ziekte; slechte productiviteit, verminderde kwaliteit of ziekteverzuim. Als het goed is gaat er bij organisatie ziekte op het organisatie dashboard een lampje branden. Het domste om te doen is dan om het lampje te verwijderen. Het op één na domste is om het virus te verwijderen. Het virus moet eigenlijk bedankt worden dat het de organisatie bewust maakt van bedreiging en aanleiding geeft om te gaan veranderen.

Ook buiten de organisatie zitten  virussen die de organisatie ziek kunnen maken; klanten die wegblijven, een omgeving die verandert, banken die niet willen financieren. Ook die zijn waardevol en moeten bedankt worden voor hun informatie.

Een gezonde organisatie gaat goed om met virussen, heeft virussen nodig en kan zich dankzij de virussen snel aanpassen en overleven.

Toch is het niet nodig om eerst ziek te worden en dan pas te veranderen. Virussen zijn er altijd, zijn nodig maar een gezonde organisatie  hoeft er niet eerst ziek van te worden.

Hoe kun je de organisatie gezondheid bevorderen?

Neem het functioneren van het menselijk lichaam als voorbeeld. Uiteindelijk  moet elke medewerker, elk team en elke organisatie, net als elke cel, orgaan en lichaam zelfsturend worden.

In vergelijking met het lichaam moet elke medewerker en elk team echter eerst uitgelegd krijgen en  begrijpen wat hun bijdrage is aan de organisatie.

Een belangrijke voorwaarde daarbij is dat er overeenstemming moet zijn over die bijdrage: zowel medewerker, team als organisatie moet ervan overtuigd zijn dat het een zinvolle bijdrage is.

In tegensteling tot binnen het lichaam kan zinvolheid binnen de organisatie wel een discussie punt zijn. Binnen het lichaam is er nooit discussie over de zinvolheid van lever, nieren, hart, hersenen of longen.

Vervolgens heeft elke medewerker actuele informatie nodig als hun werk niet meer optimaal bijdraagt aan de gezondheid van de organisatie. Op het moment dat de organisatie gezondheid bedreigd wordt moet elke medewerker en elk team weten wat ze moeten doen om de situatie weer te herstellen.

Overleven door te werken aan

Gezonde organisaties kunnen dus overleven doordat ze werken aan:

  • Zinvolheid

    Het werk is zinvol voor zowel medewerker, team als organisatie.

  • Begrijpelijkheid

    De plaats, taak en rol in het geheel van de organisatie is duidelijk. Hierdoor kan begrepen worden dat soms werkzaamheden gedaan moeten worden die niet leuk maar wel in het belang zijn van de organisatie.

  • Uitvoerbaarheid

    Het werk moet zodanig ingericht zijn dat het te doen is: niet te veel, niet te weinig, niet te moeilijk, niet te makkelijk. Daarnaast is een gezonde fysieke omgeving nodig en sociale ondersteuning.

  • Afspraken

    Wanneer er overeenstemming is over de zinvolle bijdrage wordt deze vastgelegd in afspraken. De afspraken vormen de kaders waarbinnen mensen mogen werken.

  • Feedback. Sturingsmechanisme

    Als de afspraken niet gerealiseerd worden vindt op het zelfde moment feedback plaats. Medewerkers signaleren zelf of krijgen direct feedback. Er zit dus geen tijd tussen de afwijking en het signaal over de afwijking.

  • Autonomie

    Feedback leidt onmiddellijk tot aanpassing van het werk. De medewerker heeft hiervoor, binnen de afspraken voldoende kennis, vaardigheden en beslissingsbevoegdheid.

In elk gezond lichaam is niets overbodig. Er is ook niet één onderdeel belangrijker dan het andere. Voor een gezonde organisatie geldt hetzelfde; alles is even belangrijk en niets kan zonder elkaar. De sturing en afstemming gaat alleen niet vanzelf daar is binnen organisaties dialoog voor nodig.

Verzuimmanagement

Dit artikel is geschreven in de serie over verzuimmanagement en verzuim binnen organisaties.

Verzuimmanagement

Auteur

Dit artikel is geschreven door: Peter Weustink

Peter Weustink trainer - coach