Taak gedelegeerd: blijf geïnformeerd over de voortgang!
De taak is gelegeerd en hopelijk de verantwoordelijkheid en bevoegdheid ook. Maar hoe blijft u als leidinggevende geïnformeerd over de ontwikkelingen, voortgang, knelpunten rondom de gedelegeerde taak? Belangrijk is om daar afspraken over te maken.
Verantwoordelijkheid
Wanneer de taak en verantwoordelijkheid is gedelegeerd, delegeert u ook de verantwoordelijkheid aan de medewerker om u op de hoogte te houden en te informeren over de ontwikkelingen en bijzonderheden rond de taak en het verantwoordelijkheidsgebied wat u gedelegeerd heeft. Kortom: als eindverantwoordelijke moet u op hoofdlijn wel kunnen volgen hoe het er voor staat.
Wat gaat hier vaak mis?
Wat hier vaak mis gaat is het volgende:
- de leidinggevende neemt aan dat het wel goed zal gaan (in plaats van weten)
- de leidinggevende begrijpt onvoldoende dat hij/zij vanuit zijn eindverantwoordelijkheid geïnformeerd moet zijn
- de leidinggevende legt ‘vertrouwen’ uit als ‘zoek het maar uit’ of ‘laat maar waaien’
- de leidinggevende neemt de taken en/of de medewerker onvoldoende serieus
Gevolgen: dit gaat goed bij zeer capabele medewerkers, maar wanneer het verkeerd gaat is de kans op een arbeidsconflict zelfs aanwezig.
Te weinig informatie verstrekken?
Hoe komt het dat medewerkers te weinig informatie verstrekken aan de leidinggevende?
- de medewerker ervaart het als een vorm van ‘zichzelf moeten verantwoorden’ en vindt dat negatief
- de medewerker voelt zich onzeker en heeft de neiging om situaties rooskleuriger voor te stellen c.q. helemaal niet voor te stellen
- de medewerker is bang voor kritiek
- de medewerker wil het op zijn/haar manier doen en stelt alles in het werk om een eigen ‘eilandje’ op te bouwen
- de medewerker is niet capabel voor de taak maar verbloemt dat of wil dat verbloemen
- de medewerker kan onvoldoende beoordelen welke informatie voor u van belang is
- de medewerker begrijpt niet (of u hebt het niet uitgelegd) dat u als eindverantwoordelijke voor de taak geïnformeerd moet zijn over de voortgang
- u hebt geen afspraken met de medewerker gemaakt hoe hij/zij u informeert en waarover
Het gevolg is: de leidinggevende gaat weer in zijn controlestand staan en er ontstaat onderhuids wantrouwen en uiteindelijk een conflict.
Leerdoelen
We hebben nog meer leerdoelen voor de training delegeren voor u uitgewerkt.
Training delegeren
Bekijk de training delegeren en loslaten voor leidinggevenden en managers.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.
