Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Hoe vergroot je de betrokkenheid bij de vergadering?

De betrokkenheid van deelnemers bij een vergadering is essentieel voor het welslagen van de bespreking. Toch is de praktijk vaak anders. Soms horen we de voorzitter klagen dat er zo weinig inbreng is tijdens vergaderingen. De ongeïnteresseerde onderuithangende vergaderleden, de met hun telefoon spelende leden, de hinderlijk met elkaar fluisterende leden. Kortom: een bron van irritatie. Hoe zorgt u ervoor dat ze actief deelnemen aan uw vergadering.

Inbreng en betrokkenheid vergadering vergrotenRol van de voorzitter

Karel was lid van een vakgroep. Hij ging altijd naast de voorzitter zitten en sliep vervolgens de hele vergadering. Alle leden zagen dit, maar de voorzitter heeft nooit iets gemerkt. Tot grote hilariteit van de vakgroep.

Het bovenbeschreven voorval klinkt natuurlijk heel erg grappig, maar geeft ook aan hoe deze voorzitter te kort schoot. Deze voorzitter is het nooit gelukt inspirerend te zijn. Hij was altijd binnen het uur klaar, maar niemand heeft er ooit iets aan gehad. Met recht zonde van de tijd.

Deelnemers

Toch gaan de leden hier ook niet helemaal vrij uit. Ook zij hadden deze voorzitter feedback kunnen geven over zijn functioneren. Jammer dat dit nooit gebeurd is. Maar feedback vragen en krijgen van de leden is dus belangrijk om iedereen betrokken te houden. Zie dit niet als een aanval op uw functioneren maar probeer er mee om te gaan als opbouwende kritiek. Wat gaat er wel goed en wat niet. Hoe kan ik dat verbeteren. Met feedback creëer je betrokkenheid.

Wie is er bij betrokken?

Ook de reden waarom deze mensen bij u in vergadering zitten, kan van belang zijn bij betrokkenheid. Moeten zij, willen ze het zelf of zijn ze erop uit om er zelf beter van te worden(profileren)? De insteek van de voorzitter is echter het belangrijkste. Het is zijn taak om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen. Te gaan voor het ene gemeenschappelijke doel. Als u bij de vergaderingen meestal dezelfde mensen ziet, dan is het iets gemakkelijker om mensen bij de les te houden.

Actieve rol

De mensen die altijd ongeïnteresseerd aanwezig zijn zou u de volgende keer naast een actieve deelnemer kunnen zetten. Als u de verschillende typen deelnemers verdeelt en niet meer bij elkaar laat zitten, krijgen desinteresse en afwezigheid minder kans. Betrek iedereen in de discussies. Hou het levendig. Gebruik een grapje tussendoor. Het ontspant even en u creëert meer een groepsgevoel.

Leerdoelen vergadertechnieken

Voor de training vergadertechnieken hebben we een aantal leerdoelen voor u uitgewerkt.

Leerdoelen vergadertechnieken

Training doelgericht vergaderen

De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.

Auteur

Dit artikel is geschreven door Gea van der Veen.

Gea van der Veen: presentatietrainer, spreekcoach, verliesexpert