Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Bedrijfscontinuïteit: de continuïteit van de organisatie veiligstellen

Bedrijfscontinuïteit is: de continuïteit van de organisatie veilig stellen. Dat kan gedaan worden met behulp van bedrijfscontinuïteit management (BCM). Risicomanagement is daarbij een hulpmiddel, evenals scenarioplanning, de omgevingsvariabelen en de verschillende stakeholders kennen en veerkracht inbouwen. Bedrijfcontinuïteit management is daarmee behoorlijk complex, maar we delen het op in kleine blokjes zodat u direct aan de slag kunt gaan. Komt u er toch niet uit dan komen we graag helpen.

Strategische, tactische en operationele risico's in kaart brengen

Om de bedrijfscontinuïteit veilig te stellen is het verstandig om strategische, tactische en operationele risico's in kaart te brengen. We hebben ze beschreven in een artikel over risicomanagement.

Risicomanagement

Wat is een managementsysteem eigenlijk?

bedrijfscontinuïteit managementEen managementsysteem is een logische en samenhangende set van afspraken en manieren van werken die ervoor zorgen dat leidinggevenden en medewerkers datgene doen wat nodig is om de bedrijfsdoelen te realiseren.  De meest bekende zijn managementsystemen op het gebied van kwaliteit, milieu en arbeidsomstandigheden. Als het gaat om kwaliteitsmanagement, zijn de doelstellingen gericht op het leveren van goede producten en diensten en het verhogen van klanttevredenheid. Bij milieumanagement op het verminderen van milieuverontreiniging en bij arbomanagement op de bescherming van de veiligheid en gezondheid van medewerkers. Het managementsysteem moet een bedrijf dus helpen die doelstellingen te bereiken.

Maar de term managementsysteem schrikt vooral kleinere organisaties nogal eens af. Het wordt geassocieerd met bureaucratie en papieren rompslomp. Bureaucratie is inderdaad een gevaar dat op de loer ligt. Vaak is het managementsysteem dan niet meer een hulpmiddel maar een doel op zich geworden. Het management systeem wordt dan verkeerd gebruikt. Het moet dus zodanig worden ingericht en uitgelegd(!) dat het ook echt als hulpmiddel wordt gezien en het moet dan ook daarop worden beoordeeld. Daarnaast moeten de verschillende managementsystemen binnen een organisatie op dezelfde wijze werken, ze moeten net als computers ’compatibel’ zijn. Alleen het onderwerp verschilt.

Doel

Bedrijfscontinuïteit management heeft ten doel te zorgen voor zo veel mogelijk zekerheid zodat een bedrijf zijn strategie kan blijven uitvoeren en zijn doelstellingen kan blijven realiseren. Kwaliteitsproblemen, te weinig gemotiveerde of competente medewerkerkers of schade aan het milieu kunnen de bedrijfscontinuïteit bedreigen. Bedrijfscontinuïteit management kan dan ook gezien worden als ‘de paraplu’ waar de andere management systemen onder hangen.

Missie, visie en strategie

Maar voordat u met behulp van managementsystemen efficiënt de organisatie doelstellingen gaat realiseren, moet u eerst de juiste organisatie doelstellingen formuleren. Bedrijfscontinuïteit begint daarom met helderheid over missie, visie en strategie van het bedrijf. Vanuit risicomanagement gedacht;  het niet helder hebben van missie , visie en doestelling vormt een risico voor uw organisatie. Lees ook:

Businessmodel

Die samenhang wordt het duidelijkst door deze vanuit de missie, visie en strategie in een businessmodel in kaart te brengen. Een businessmodel is een soort ‘gebruiksaanwijzing’ voor het realiseren van de strategische doelen. En wanneer je er door een bedrijfscontinuïteitsmanagement- bril naar kijkt, helpt het om de strategie meer toekomstbestendig te maken.

Een businessmodel bestaat in hoofdlijnen uit 4 gebieden:

  • de klant
  • het aanbod van producten en/of diensten,
  • de infrastructuur (activiteiten en hulpbronnen die nodig zijn om de producten of diensten te maken)
  • de financiële overlevingskracht (kosten en opbrengsten).

Strategische kansen en risico’s: scenario denken.

Zoals vaak gezegd wordt is verandering is de enige constante. Net als u middels een mooi businessmodel uw strategie op orde heeft veranderen de externe factoren. Het is dan zaak om te onderzoeken of de veranderingen bedreigingen of kansen opleveren voor uw bedrijf. Dit kan door het ontwikkelen van verschillende scenario’s, met varianten tussen ‘best case’ en ‘worst case’.

Een scenario zal nooit precies uitkomen, maar helpt wel bij het treffen van voorbereidingen die ervoor zorgen dat de verrassing nooit compleet is. Dat voorbereiden houdt in dat u flexibiliteit of veerkracht in het bedrijf (resilience) inbouwt. Dat geldt specifiek voor kennis en vaardigheden van medewerkers.  Die bepalen voor een belangrijk deel of een bedrijf goed kan omgaan met veranderende economische omstandigheden, trends, smaak van klanten, technologieën en noem maar op.  Deze veranderingen vormen strategische risico’s en hangen samen met de keuze voor de juiste missie, visie en doelstellingen. Kortom, de juiste richting naar de toekomst.

Hiervoor is een scherpe blik op de buitenwereld nodig: welk probleem van welke mogelijke klanten gaan wij oplossen en biedt dat een financiële basis om (voort) te bestaan?

Kansen en mogelijkheden

Voor een duurzame organisatie is echter ook risicomanagement niet genoeg. U moet niet alleen de risico’s achterhalen die de continuïteit van uw organisatie kunnen bedreigen maar vooral de kansen en nieuwe mogelijkheden boven water halen. Wij zien het niet benutten van kansen en mogelijkheden als het grootste risico voor het voortbestaan van uw organisatie. Een belangrijke vaardigheid daarbij is dat u vooruit moet kunnen denken. U moet kunnen inschatten hoe de toekomst eruit ziet en wat dat voor uw organisatie en medewerkers betekent. Dat kan door in scenario’s te bedenken. Voorspellen is echter lastig, zeker als het om de toekomst gaat. Maar niet over de toekomst  nadenken is een vorm van gevaarlijk en roekeloos gedrag die het voortbestaan van uw organisatie ernstig in gevaar kan brengen.

Duurzame inzetbaarheid

Strategische personeelsplanning

Op basis van bedrijfsinterne en externe factoren hebben we onderscheid gemaakt in strategische, tactische en operationele risico’s. We hebben gezien hoe met behulp van een businessmodel en scenarioplanning zicht op kansen en bedreigingen in de toekomst ontstaan.

Deze kansen en bedreiging kunnen  aanleiding vormen om de strategie en de organisatie doelstellingen aan te passen. Aanpassing van strategische doelstellingen hebben ongetwijfeld tot gevolg dat werkzaamheden veranderen. De vraag die zich dan opdient is: passen de nieuwe werkzaamheden bij de talenten, motivatie, competenties en ontwikkelmogelijkheden van huidige medewerkers? Met andere woorden zijn uw medewerkers flexibel en duurzaam inzetbaar?

Die vraag kan beantwoord worden met strategische personeelsplanning. Onze belangrijkste tip: neem medewerkers mee in het evalueren van het businessmodel, het bepalen van strategische tactische en operationele risico’s, het formuleren  van nieuwe doelen en de daarvoor benodigde competenties. Daarmee bereik je dat medewerkers willen veranderen in plaats van moeten veranderen.

Gezondheidsmanagement

Verzuim- en risicomanagement zijn niet voldoende om optimale organisatieresultaten te halen. Als gezondheidsmanagement goed wordt toegepast gaan winst en continuïteitsdoelstellingen gelijk op met gezondheid. Gezondheid is dan geen tegengesteld belang meer van de bedrijfsmatige doelstellingen.

Gezondheidsmanagement

Auteur

Dit artikel is geschreven door: Peter Weustink

Peter Weustink trainer - coach